Quels critères pour bien choisir son intranet collaboratif ?
47 % des entreprises enregistrent une hausse de productivité après la mise en place d'un intranet. Vous souhaitez simplifier le partage d'informations au sein de votre entreprise et aligner vos équipes autour d'objectifs communs ? L'intranet collaboratif se présente comme la solution à privilégier pour faire de la communication interne un véritable levier d'engagement. Les critères suivants servent à identifier la solution idéale pour assouplir les processus entre vos différents départements et faciliter l'expérience collaborateur.
Les fonctionnalités disponibles dans l'espace de travail numérique
Pour optimiser la communication interne, l’intranet collaboratif doit améliorer l’expérience utilisateur des employés. L’équipe dirigeante doit pouvoir :
• Personnaliser l’outil collaboratif avec un large catalogue de widgets ;
• Créer des menus sur mesure pour faciliter la gestion documentaire ;
• Éditer des pages intranet ergonomiques qui fluidifient l’accès aux ressources.
Les solutions les plus avancées centralisent l’essentiel des ressources de l’entreprise. La mise en place d’un système de messagerie instantanée, d’outils de gestion de projet et de fonctions de coédition enrichit votre écosystème numérique.
L’intranet collaboratif facilite l’engagement collaborateur à travers des solutions d’enquêtes et de questionnaires personnalisés. Il inclut en outre un dispositif de suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPIs).
La possibilité d'intégrer vos outils à l'intranet social
À l’ère du travail hybride, les équipes d’une même entreprise se trouvent rarement dans le même site. La plateforme collaborative choisie doit donc améliorer la communication entre les différents groupes via l’intégration d’un grand nombre d’outils.
L’intranet facilite la synchronisation des applications métiers. La mise à disposition d’un écosystème en adéquation avec vos processus quotidiens permet à chaque collaborateur de réaliser ses tâches sans ralentir les autres.
Selon une étude récente de McKinsey Global Institute, 72 % des entreprises ont intégré des technologies sociales à leur organisation, mais peinent à exploiter pleinement leur potentiel. L’ajout de l’IA générative à l’intranet collaboratif pourrait bien être la clé pour débloquer cette situation.
Les plateformes alimentées par l’intelligence artificielle facilitent la gestion de contenu et la communication interne avec :
• La possibilité de télécharger des résumés de documents ;
• Un moteur de recherche interne efficace ;
• La possibilité de retranscrire les fichiers.
Il en résulte une expérience collaborateur plus intuitive au quotidien.
Intranet collaboratif : une interface intuitive
Les employés passent environ 28 % de leur temps à traiter des mails. Le simple fait de proposer un espace de travail numérique fluide et d’y centraliser l’information permet de leur faire gagner des heures. 85 % d’entre eux indiquent d’ailleurs qu'un accès plus rapide aux données constitue un avantage important de l’intranet.
Une interface utilisateur intuitive, attrayante et facile à prendre en main encourage l’utilisation de la plateforme collaborative. Avec Jamespot par exemple, vous pouvez créer des pages intranet intuitives et ergonomiques tout en mettant en place des menus personnalisés.
Vous pouvez également personnaliser l'interface utilisateur pour refléter la marque employeur et la culture de l’entreprise. L’objectif est simple : renforcer le sentiment d’appartenance de chaque collaborateur pour augmenter son engagement et sa productivité.
La centralisation des activités liées aux RH
L’intérêt de l’intranet collaboratif réside aussi dans sa capacité à soutenir le parcours des nouveaux talents avec un accès privilégié aux :
• Diverses politiques de l’entreprise ;
• Informations RH nécessaires à son intégration ;
• Opportunités de formation et d’évolution professionnelles.
L’intranet social permet de gérer les feedbacks continus et les performances des équipes à partir d’une même interface. Les solutions les plus poussées font office de centres de données pour toutes les activités relatives aux RH. Chaque employé y accède en quelques clics.
Pour un choix réussi, les équipes dirigeantes peuvent se tourner vers une plateforme compatible avec l’intégration de systèmes de récompenses. Certains intranets facilitent même la gestion du temps de travail et des absences.
La sécurité et la confidentialité de la plateforme collaborative
Tout système de centralisation performant doit reposer sur une politique de confidentialité et de sécurité optimale. Une plateforme collaborative doit garantir la sécurité des informations sensibles de votre entreprise ainsi que celle des données de vos collaborateurs.
Les meilleurs systèmes déploient des mesures avancées comme le cryptage des données, le contrôle d’accès aux répertoires et le cryptage des données. Ils sont généralement conformes à la législation en vigueur en matière de collecte d’information (CNIL, RGPD…).
Optez pour un éditeur fiable soumis au cloud qui offre des options avancées en matière de protection des données. La gestion des identités et l’authentification multifacteur renforcent la sécurisation de votre réseau informatique.
Le dernier critère lié à ce paramètre est probablement le plus important : les mises à jour régulières. Elles sont essentielles pour protéger vos données contre les menaces émergentes et les vulnérabilités.
D’après une étude de Deloitte sur l'expérience de la transformation numérique, la mise en place d'un intranet collaboratif augmente la satisfaction du personnel de 20 %. Elle conduit aussi à une hausse de rétention du personnel d’environ 87 %. N’hésitez donc pas à investir dans une solution collaborative pour améliorer la communication, renforcer l'engagement des employés et favoriser un environnement de travail plus productif.