Factures invisibles : qui peut suivre le fil des données égarées ?
L'automatisation des processus documentaires, souvent négligée, représente une opportunité de gain d'efficacité que les entreprises ne peuvent pas se permettre d'ignorer. Le traitement intelligent des documents permet de créer des gains de productivité considérables, en particulier dans le cas des factures. Ce domaine bénéficie particulièrement de l'association de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l'intelligence artificielle (IA).
L'OCR : convertir l'information physique en données exploitables
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie qui convertit les informations physiques (comme celles présentes sur des factures papier) en format informatique lisible par machine. L’OCR extrait les informations des images pour les convertir en texte éditable ou consultable. Cette automatisation élimine la nécessité de saisir manuellement chaque détail, ce qui économise un temps précieux tout en renforçant la précision des données.
Avec les progrès des logiciels OCR, il est désormais possible d’intégrer ces outils à des systèmes d’intelligence artificielle capables de traiter l’information à grande échelle. Ces solutions permettent de surmonter les obstacles liés à la manipulation massive de documents non structurés. Une application notable est la facture OCR, facilitant considérablement le traitement de grandes quantités de factures.
Et si vos documents étaient plus intelligents ?
L'intelligence artificielle et le machine learning interviennent de manière déterminante dans l'extraction et l'analyse des informations pertinentes des documents, comme les factures, contrats et bons de commande. Ces technologies capturent uniquement les données utiles (nom du fournisseur, adresse, détails de paiement) et les relient à des bases de données ou à des documents via des identifiants uniques, tout en intégrant des mécanismes de validation pour limiter les erreurs humaines.
L'IA, combinée à l'OCR, comprend le contexte des données extraites et les structure pour les rendre compatibles avec les systèmes financiers. Par exemple, elle reconnaît automatiquement le nom du fournisseur et le numéro de commande, assurant la cohérence et la précision des informations à chaque étape du processus. Un avantage majeur réside dans sa capacité d'apprentissage continu : les algorithmes gagnent en performance grâce aux données historiques et aux ajustements humains.
Pourquoi limiter l’automatisation à la finance ?
Bien que les départements financiers tirent de nombreux bénéfices du traitement intelligent des documents, cette technologie s'étend bien au-delà de ce domaine. Elle trouve également des applications dans des secteurs comme les ressources humaines ou la logistique, en réduisant les interventions manuelles, en digitalisant et en standardisant les données, et en permettant une automatisation complète des processus.
Pour les organisations complexes, telles que les Multi-Academy Trusts supervisant plusieurs établissements, rationaliser la gestion des infrastructures IT devient une priorité pour atteindre des objectifs budgétaires et opérationnels. Avec la fin imminente du support pour certains logiciels, une gestion anticipée et efficace des équipements technologiques est désormais indispensable.
L'intégration de l'OCR et de l'IA dans le traitement des factures apporte des avantages significatifs : réduction des coûts, diminution du temps requis et augmentation de la précision. En adoptant ces technologies, les entreprises peuvent non seulement renforcer leurs processus financiers, mais aussi libérer leurs équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, consolidant ainsi leur compétitivité.