Projets

Wellness Training adopte la gestion collaborative de projets pour améliorer ses échanges internes

Le spécialiste des espaces de remise en forme a supprimé l'essentiel de ses échanges d'e-mails internes pour accroître son efficacité.

PublicitéL'e-mail est-il à ce point l'ennemi de l'efficacité ? Après les organisations l'ayant remplacé par un réseau social d'entreprise, voici un spécialiste des espaces de remise en forme qui préfère une gestion collaborative de projets aux échanges d'e-mails internes.
En l'occurrence, Wellness Training installe et gère des espaces de remise en forme dans les entreprises et anime des ateliers sur la forme et la santé. Son siège social comprend une dizaine de collaborateurs et l'essentiel des effectifs est constitué des responsables de sites situés dans des grandes entreprises.

Or les incidents et demandes des sites étaient remontés au siège sous forme d'e-mails où les problèmes étaient tracés dans un fichier Excel. 3000 messages remontaient ainsi chaque mois. Le traitement des tâches était de ce fait très lourd et peu pratique.
L'entreprise a donc décidé de déployer Planzone, une gestion collaborative de projets. Pour forcer l'adoption de l'outil, la direction a décidé de ne plus traiter les demandes remontant par mail. Le principe est désormais de créer une tâche par demande et d'y associer les documents utiles. La tâche peut alors facilement être assignée et la hiérarchie peut suivre aisément le bon déroulement du traitement sans avoir à entrer dans le coeur de chacun des milliers de mails.

Les collaborateurs sont désormais beaucoup plus autonomes, l'attribution des tâches et l'information sur l'accomplissement de la mission pouvant être gérés en direct. Le suivi des délais, tant par ceux ayant une mission à accomplir que par la hiérarchie, est également plus aisé.