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Vinci Energies France renforce l'adoption de sa gestion des achats

Tous les collaborateurs de Vinci Energies France accèdent à un module de passation de commandes, y compris en mobilité. (Photo : Vinci Energies)

Les 10 000 utilisateurs du groupe ont désormais accès à un module de passation de commandes, censé renforcer l'adoption de la gestion des achats centralisée.

PublicitéVinci Energies, qui regroupe dans le monde entier 2000 entreprises dans la transition énergétique et la transformation numérique, se dote d'un outil unique pour la passation de ses commandes en France. Mené en six mois, ce projet, basé sur la solution de gestion des achats d'Ivalua, présente la particularité de toucher l'ensemble des 10 000 collaborateurs du groupe en France. Ceux-ci peuvent ainsi gérer leurs demandes d'achats directement depuis des tablettes ou smartphones. Le projet, baptisé EasyMobilité, visait à réduire les erreurs, à accélérer les processus et à standardiser les commandes, tout en simplifiant l'expérience utilisateur.

Connectée à SAP, la solution Ivalua a été sélectionnée par Vinci Energies dès 2015, pour ses 600 entreprises françaises et son million de commandes par an. A la suite des problématiques soulevées par les collaborateurs du groupe, un audit de la solution, impliquant notamment les équipes de l'intégrateur Cyrias, a mis en évidence le besoin de simplifier le processus d'achat - depuis le catalogue jusqu'au formulaire de commande -, d'améliorer les fonctions de recherche et d'optimiser l'intégration avec SAP, afin d'éviter les doublons.

Utilisateurs impliqués dans les évolutions

Selon un document de l'éditeur, les efforts lancés suite à ces constats, visant notamment à renforcer l'adoption des utilisateurs, ont permis d'accroître la part des achats passant par Ivalua, donc d'améliorer la traçabilité des commandes et de fiabiliser l'analyse de la dépense. L'implication des utilisateurs est notamment portée par une structure interne leur permettant de participer à l'évolution de la solution, qui prend la forme d'une mise en production tous les trimestres.

« L'activation du module de passation de commandes au sein de notre système de gestion des achats a apporté une valeur ajoutée à nos différentes implantations à trois niveaux : efficacité, conformité - avec davantage d'achats codifiés - et amélioration de l'expérience utilisateurs », assure Claudia Hallaq, chef de projet numérisation des achats de Vinci Energies France.