Tribunes

Usage professionnel d'un outil personnel : frais professionnels ou avantage en nature ?

L'idée d'utiliser des outils personnels au sein de l'entreprise pour accroitre sa productivité, voire de posséder en propre son poste de travail, se heurte à une difficulté fiscale.

PublicitéPour des raisons essentiellement pratiques, bon nombre de salariés sont amenés à utiliser leurs outils personnels (ordinateur portable, téléphone mobile, connexion internet), à des fins également professionnelles.

Le salarié peut-il prétendre, à ce titre, à une indemnisation ?

Dès lors que le salarié est en mesure de démontrer qu'il utilise effectivement ce bien au titre de l'accomplissement de sa prestation de travail et que les dépenses engagées revêtent un caractère professionnel, celui-ci pourra prétendre à une indemnisation, au titre des frais professionnels qui sont exclus de l'assiette des cotisations.

Cette indemnisation peut prendre deux formes :
- soit le remboursement des dépenses que le salarié aura réellement engagées, sur présentation de justificatifs. Ce mode de remboursement sera notamment appliqué systématiquement pour les frais engagés par le salarié en situation de télétravail ou pour des frais engagés pour l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication.
- soit le versement d'allocations forfaitaires dont les montants sont fixés en fonction d'un barème défini par arrêté (arrêté du 20 décembre 2002).

Une troisième forme d'indemnisation est également prévue. Celle-ci ne concerne toutefois qu'une catégorie particulière de salariés (mannequins, journalistes, artistes, etc.) qui bénéficie d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels en raison de frais notoirement supérieurs aux limites prévues par ledit arrêté.

En revanche, lorsque c'est l'employeur qui met à la disposition permanente du salarié, dans le cadre de la relation de travail, un outil dont l'usage est en partie privé (et donc en dehors de son temps de travail), cette utilisation constitue un avantage en nature assujetti à cotisations, que ce soit des outils achetés ou bénéficiant d'un abonnement.

Son évaluation s'opère, au choix de l'employeur, de deux manières :
- Soit sur la base des dépenses réellement engagées c'est à dire sur présentation de justificatifs de factures ;
- Soit sur la base d'un forfait annuel estimé à 10% de son coût d'achat public, ou le cas échéant, de l'abonnement, toutes taxes comprises si l'employeur ne peut apporter la preuve des dépenses réellement engagées.

Néanmoins, bien que le salarié puisse l'utiliser à des fins également privées, ce bien demeure la propriété de l'entreprise.

Cette utilisation hybride pose dès lors le problème de la conciliation entre le nécessaire respect de la vie privée des salariés avec les impératifs de l'entreprise, notamment dans le cadre de l'utilisation à des fins privées d'un ordinateur mis à la disposition par son employeur.

PublicitéL'employeur, propriétaire de ce bien, peut-il librement avoir accès aux fichiers ou courriels personnels du salarié contenus dans le disque dur de cet ordinateur ?

La jurisprudence est claire sur le principe : l'employeur ne peut ouvrir les fichiers ou les courriels identifiés par le salarié comme personnels contenus sur le disque dur de l'ordinateur mis à sa disposition qu'en présence du salarié ou dûment appelé.

Reste à déterminer de façon précise, ce que les juges entendent par « personnel »....

Article rédigé par

Olivia Flipo, Avocat Associé du cabinet Flipo
Avocat au Barreau de Paris, Olivia Flipo est docteur en droit des obligations (contrats et responsabilité civile), titulaire d'un DEA de droit économique et des affaires et d'un Master de droit du multimédia et des systèmes d'information. Elle dispose d'une connaissance précise du secteur des logiciels et services ce qui lui permet d'intervenir en conseils et en contentieux auprès de nombreuses sociétés, prestataires et clients. Elle conseille également des sociétés de l'internet et du e-commerce aux activités variées.