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Université de Lille : collaboration ubiquitaire open-source pour 80 000 utilisateurs

L'Université de Lille permet aux utilisateurs d'accéder aux outils de messagerie, collaboratif et de bureautique au sein d'un portail web accessible en mobilité. (crédit : Université de Lille)

Née du rapprochement de trois entités début 2018, l'Université de Lille a harmonisé ses outils de messagerie, collaboratif, sauvegarde de fichiers et bureautique autour de Zimbra, Nextcloud et Collabora Online. Plus de 80 000 utilisateurs sont en mesure d'échanger et de travailler plus facilement depuis des smartphones ou tablettes.

PublicitéCréée le 1er janvier 2018 sur la base de la fusion des universités Lille 1,2 et 3, l'Université de Lille compte aujourd'hui 70 000 étudiants et 10 000 personnels enseignants et administratifs. Alors que jusqu'à cette date chacune de ces entités utilisaient ses propres outils en matière de messagerie, de collaboratif et de bureautique, un projet a été mené pour uniformiser les solutions. Avec à la clé un objectif d'amélioration et de renforcement du niveau de service apporté aux usagers, en particulier en termes d'usage en mobilité. « Lille 1 et 2 utilisaient un empilement de différentes briques open source et on a choisi de déployer Zimbra déjà présent à Lille 3 », nous a expliqué Cédric Foll, Directeur des Infrastructures Numériques de l'Université de Lille. Présentant des lacunes en termes de connecteurs ActiveSync pour terminaux mobiles, sauvegarde au message et non pas restauration globale, la version open source a été écartée au bénéfice de la version propriétaire et commerciale.

Mis en oeuvre fin 2017 avec le concours de l'ESN Zextras, Zimbra a répondu aux attentes en termes de messagerie, calendriers et agendas partagés, même si une gestion du changement a dû être effectuée en s'appuyant sur les équipes IT et support de proximité. « On a permis aux utilisateurs dans le portail applicatif mis à disposition d'activer leurs comptes et de migrer leurs messageries, carnets d'adresses et agendas », explique Cédric Foll. pas question toutefois pour l'établissement d'opter pour l'hébergement externalisé des données, respectant là une tradition on-premise ancrée de longue date. Avec le recul, la satisfaction a été au rendez-vous : « Zimbra est utilisable depuis l'interface web d'un terminal mobile ce qui permet de répondre aux besoins de certains utilisateurs qui ne voulaient pas avoir à configurer sur leur smartphone ou tablette des comptes, mais juste à y accéder depuis l'interface web », fait savoir Cédric Foll.

Université de Lille (collaboratif)
130 000 comptes utilisateurs Zimbra sont actuellement ouverts, un chiffre plus important que le nombre d'étudiants et du personnel enseignant et administratif car il inclut le personnel enseignant nomade et les étudiants en cours de réinscription. (crédit : Université de Lille)

Splunk et Ansible en action sur une infrastructure de 1 300 machines virtuelles

L'Université de Lille a adossé deux autres solutions à Zimbra. Tout d'abord Nextcloud - un fork d'outcloud - qui se positionne sur le terrain du collaboratif cloud « à la Dropbox » avec un accès à la fois au travers d'une interface web que d'une application à installer sur les postes de travail. Cette dernière apporte aux utilisateurs une fonction de synchronisation de fichiers en mode cloud privé internalisé et un généreux espace de stockage de 50 Go. « Assez vite il a été demandé de compléter cette offre de services par des outils d'édition de documents en ligne », poursuit Cédric Foll. Pas dans le but de se substituer aux autres suites en place, Libre Office et Microsoft Office qui répond à certains besoins d'interaction avec des administrations et des fonctions spécifiques, mais plutôt de compléter l'offre bureautique existante. « Nous avons benchmarké plusieurs solutions, en restant sur du on-premise. Onlyoffice avait une architecture technique séduisante et tout particulièrement des besoins en infrastructures moins gourmand le rendant plus scalable », raconte Cédric Foll. Toutefois, la capacité de cette dernière à supporter les fichiers .odt a fait la différence. « C'est la solution Collabora qui a été retenue pour sa gestion native des fichiers au format Open Document ».

Publicité Les solutions Zimbra, Nextcloud et Collabora bénéficient côté client d'un point d'entrée unique, via le portail web, chapeauté par un SSO permettant aux utilisateurs de ne pas avoir à se réauthentifier pour accéder à tel ou tel service. Pour 2020, l'Université de Lille ne compte pas s'engager dans des évolutions fonctionnelles notables et met plutôt l'accent sur le service aux utilisateurs. « Le coeur des missions de la DSI est de mettre à disposition des outils à destinations des directions métiers de l'université », explique Cédric Foll. Ce trio de solutions s'appuie en particulier sur une infrastructure virtualisée sécurisée basée sur VMware NSX. En tout, 1 300 machines virtuelles délivrant des instances bénéficiant d'une microsegementation sécurisée ont été déployées. En termes de gestion et de supervision, Splunk a par ailleurs aussi été déployé - en test -, ainsi que Ansible Manager pour automatiser les tâches de configuration.