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Un parfum d'automatisation flotte sur le réassort des magasins L'Occitane

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Plus de 600 Excel et une coûteuse manipulation de data "à la main". C'est tout ce dont disposait L'Occitane pour piloter le réapprovisionnement de ses magasins. Pour rationaliser et fiabiliser le processus, il a basculé sur un système Anaplan centralisé, accessible à tous et automatisé.

PublicitéPour synthétiser le besoin qui a déclenché son projet, Josep Gonzalo Torrent, directeur commercial groupe de la supply chain chez L'Occitane, a relaté une simple anecdote, à l'occasion de SC Event qui s'est tenu à Paris en novembre 2024. En déplacement dans la filiale japonaise de l'enseigne en 2020, il a cherché à savoir où se trouvaient les données d'assortiment des magasins. Après une quinzaine de minutes, les équipes locales n'ont pu que constater qu'elles n'étaient tout simplement... nulle part. L'employé en charge des fichiers Excel concernés avait apparemment tout simplement quitté l'entreprise 4 mois plus tôt, et les informations étaient introuvables.

La gestion des approvisionnements de magasin reposait, il y a deux ans encore, uniquement sur des fichiers Excel. Le pilotage et les prévisions ne pouvaient donc s'appuyer que sur ces sources de données précaires, mal identifiées, rarement maintenues, peu fiables, peu cohérentes, etc. « Le réapprovisionnement des magasins est un sujet clé dans une entreprise de retail, rappelle pourtant Josep Gonzalo Torrent. Il doit être hébergé dans un système connecté, disponible pour tout le monde et toujours à jour ». L'Occitane a donc choisi de se doter d'une plateforme de données unique et centralisée pour gérer ce processus de réassortiment des 1300 magasins qu'il détient en propre. Le projet visait non pas à éliminer complètement Excel, mais à ne plus s'en servir que pour des analyses ponctuelles, et non pour des processus centraux pour l'activité, comme la production, les ventes, les stocks ou la planification de la demande.

Une plateforme data pour remplacer 600 Excel

« Le réapprovisionnement des magasins était calculé à partir de quelque 600 Excel », raconte Josep Gonzalo Torrent. Une véritable bombe à retardement quand on réalise, comme c'est la cas de L'Occitane, plus d'un milliard d'euros de CA en retail, partout dans le monde. La moindre petite erreur peut avoir un impact majeur. « Avec environ 500 000 références produits uniques traitées quotidiennement en réassort par magasin, 1% d'erreur dans un de ces tableurs a donc un impact sur 5000 références par magasin ». Qui plus est, cette méthode de travail demandait un lourd traitement manuel de la data qui occupait environ 70 personnes dans le monde. « Ces équipes passaient près de 60% de leur temps à extraire des données "à la main" depuis SAP pour alimenter Excel, et à peine 25% sur de l'analyse réellement utile, poursuit le directeur supply chain. Le potentiel de digitalisation était vraiment important. »


« Le réapprovisionnement de nos magasins était calculé à partir de quelque 600 Excel. C'est pourtant un sujet clé dans une entreprise de retail », rappelle Josep Gonzalo Torrent, directeur commercial groupe de la supply chain chez L'Occitane. (Photo : E. Delsol)

PublicitéL'Occitane a opté pour une configuration Anaplan en commençant avec plusieurs cas d'usage dans le processus d'approvisionnement. « Nous avons d'abord travaillé sur le réassort des produits de base, présents de façon permanente en magasin », précise Josep Gonzalo Torrent. L'Occitane a appliqué un calcul de prévision hebdomadaire aux données dont il disposait sur les ventes, les prévisions de vente, le budget et l'assortiment à partir de différentes sources. Il obtient ainsi le stock cible et une estimation du besoin en magasin. Le résultat, c'est un picking optimisé en entrepôt, le dimensionnement des envois en livraison ou encore la gestion de la pénurie de produits en magasin.

Des métiers impliqués dans l'amélioration du système

Le deuxième cas d'usage concerne les produits d'exception pour Noël ou la fête des Mères, par exemple. « Nous nous appuyons sur les informations liées à la même campagne l'année précédente, précise le directeur supply chain. Et nous disposons des dates de début et de fin ces campagnes et de celles sur l'assortiment associé dans un master data. Des informations qui n'existaient tout simplement pas quand nous étions sous Excel ! Ce qui limitait fortement toute analyse future, et tout recours à l'IA. Nous demandons désormais aux filiales de saisir ces données, car elles ont une valeur forte ». L'entreprise peut ainsi calculer le stock à envoyer correspondant aux prévisions par magasin, mais aussi le réassort en fonction de la performance.

Pour digitaliser efficacement ses processus, les industrialiser et en assurer l'adoption par les équipes, L'Occitane a choisi de coconstruire son système avec ses filiales. Les métiers ont un rôle plus actif vis-à-vis de l'IT. En collaboration avec elle, ils participent à des sprints pour améliorer les développements. « L'objectif, c'était vraiment de nous débarrasser d'Excel le plus possible, et cela fonctionne, car à chaque sprint, nous en tuons un peu plus », se réjouit le directeur commercial de la supply chain. Par ailleurs, la plateforme data développée avec Anaplan permet aux différentes équipes de travailler sur la même donnée. « En cas de problème, en bout de chaîne, les employés savent où retrouver la donnée source du dysfonctionnement ».

Un déploiement plus rapide que prévu

« Notre déploiement est allé plus vite que prévu, constate enfin le directeur supply chain. En deux ans, nous avons installé la solution dans toutes nos filiales à l'exception du Brésil, et 82% de nos ventes retail sont désormais réapprovisionnées via Anaplan ». Les taux de satisfaction des équipes sont très élevés et atteignent même 100% dans 21 magasins (sur un total de 1300). Pourtant, la réduction des stocks en magasin, un des objectifs de l'entreprise, a d'abord inquiété les vendeurs. Mais, selon le directeur supply chain, ils se sont rendu compte qu'ils disposaient toujours des niveaux de produits nécessaires.

L'Occitane constate enfin plusieurs bénéfices collatéraux. A commencer, par la réduction de son empreinte carbone directement liée à l'optimisation des stocks, de l'entreposage et du transport. Autres bénéfices connexes, l'amélioration de la prévision de charge dans les entrepôts grâce à la visibilité sur le réapprovisionnement une semaine à l'avance ou l'utilisation d'un cockpit de suivi de commandes. Dans l'avenir, l'entreprise veut aussi travailler sur l'optimisation des commandes des magasins pour en réduire la fréquence.

Article rédigé par

Emmanuelle Delsol, Journaliste
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