Projets

Un outil de gestion intégré consacré aux sociétés de services

PublicitéEn 2002, la mise en place d'un PGI généraliste n'a pas été une expérience concluante pour France Energie. Résultats : des coûts induits importants, une dépendance accrue aux intégrateurs, des doutes constants sur la véracité des chiffres issus du système d'information et une réactivité inexistante. Ces résultats décevants poussent alors France Energie a réagir. Ainsi, en 2005, la société décide de remplacer son système. Dans ce cadre, France Energie contacte quatre entreprises pour la gestion globale de son activité de service. C'est Asa d'Apsylis qui a été retenue notamment parce qu'elle collait au cahier des charges fixé. Celle-ci devait répondre à plusieurs objectifs : Tout d'abord, générer, à la demande de la direction, les analyses, suivis d'encours, situations et tableaux de bords des entités constituant l'entreprise ; établir, à la demande, une situation comptable fiable et vérifiable ; éditer ou visualiser instantanément l'état d'un projet dans son cycle de réalisation ; maîtriser la base de données des ressources et des compétences ; ensuite assurer un processus de validation des feuilles d'heures par workflow ; puis gérer la création suppression des contrats, clients, fournisseurs etc ; et enfin, maîtriser la facturation. « Il est inconcevable pour une entreprise évoluant dans un secteur en pleine croissance et nécessitant des décisions rapides, de ne pas être dotée d'un outil lui permettant d'appréhender ses fondamentaux en matière de gestion afin d'engager, en toute connaissance de cause, les moyens qu'elle estime nécessaires. » lance Michel Clauzel, Secrétaire Général. France Energie. Ainsi, grâce au progiciel, France Energie peut gérer l'activité de ses 80 collaborateurs. En effet, l'application permet d'associer des fonctions de gestion d'affaires et de gestion de projets : ressources, affectations, planification, temps, frais, achats, facturation, règlements, encours... Outre cela, elle est spécifiquement consacrée aux sociétés de services (conseil, ingénierie, informatique). Son mode de gestion collaborative et sa technologie full Web sont également des atouts majeurs. Ainsi, chaque intervenant du cycle de production de services dispose en temps réel, de tous les indicateurs actualisés nécessaires : plan de charge, production, facturation, reste à faire, marges, résultats, prévisions. Côté implémentation, les équipes projets d'Apsylis ont su accompagner France Energie à chaque étape du projet. « Un défi loin d'être gagné d'avance » confie Michel Clauzel. « En cinq mois, il a fallu appréhender la philosophie de l'outil , l'adapter à nos règles de gestion ; effectuer des tests, mais également former les intervenants et responsables sans oublier de saisir sur les deux systèmes toutes les informations pour vérifier la cohérence des résultats » rappelle t-il. Le délai de mise en production a dépendu du temps de formation de l'équipe d'intégration et du paramétrage des règles de gestion spécifiques. Mais finalement, Après 18 mois d'utilisation, nombreux sont les bénéfices. Parmi eux figurent : la visualisation en temps réel de la rentabilité des projets et/ou départements, la réduction du taux d'erreurs enregistrées grâce à la facilité et la mutualisation des contrôles en workflow ainsi qu'aux sécurités paramétrées à l'intégration, la baisse des coûts induits du traitement et de la gestion et enfin, l'édition instantanée des rapports permettant d'estimer les travaux en cours et d'établir le résultat dès la fin de la facturation mensuelle.