Tribunes

Solutions bureautiques, il est temps de changer !

En première approche, quitter la bureautique Microsoft est source d'importantes économies. Mais il faut bien réfléchir. Ne pas y réfléchir et conserver par défaut Microsoft est par contre une faute inexcusable.

PublicitéBien joué ! 12 millions d'Euros : c'est l'économie que vous avez fait faire à votre entreprise si vous n'avez pas souscrit à l'assurance logicielle de Microsoft, chiffre estimé sur une base de 10 000 utilisateurs. Vous pouvez le faire valoir à votre PDG, cette somme a forcément contribué à la performance économique de votre entreprise. Si vous êtes dans ce cas, c'est que vous n'avez pas non plus migré sur Vista : vous avez jugé que l'avantage coût/bénéfice n'était pas au rendez-vous. Vous avez par ailleurs judicieusement profité de la maintenance gratuite par le biais des patches publics de Microsoft. D'ailleurs, une enquête de Forrester Research montre que 75% des PC en entreprises aux USA tournent toujours sous Windows XP. Une majorité d'entreprises a vraisemblablement adopté cette tactique payante.

Payante ? Oui, mais... Le système, qui va bientôt fêter ses dix ans, ne sera plus maintenu à partir d'avril 2014, date officielle. D'ores et déjà, certaines applications ne sont plus compatibles et vous ne bénéficiez pas des avantages de Windows 7, notamment de ses avancées en matière de sécurité, de connectivité et de virtualisation. Vous achetez vos nouveaux PC avec Windows 7 que vous remplacez par XP, avouez que c'est dommage ! Vos utilisateurs se servent chez eux de systèmes beaucoup plus récents et vous associent à une image quelque peu conservatrice. Bref, il est temps de moderniser votre bureautique et cela va malheureusement effacer une bonne partie de l'économie faite sur l'assurance logicielle. Alors comment faire ? De deux choses l'une, vous adoptez une solution alternative à Microsoft ou bien vous passez à Windows 7.

Google-iser sa bureautique

Google a mis en oeuvre ses moyens impressionnants pour développer une offre très attractive et à bas coût sur Internet. Plus qu'une messagerie et des outils bureautiques, il s'agit d'un outil de collaboration accessible directement sur le « cloud », c'est à dire sans infrastructure à maintenir, le tout pour 40€ par utilisateur. Certains acteurs de l'économie française et pas des moindres, tels que Valeo ou Malakoff Médéric, ont adopté cette solution de l'ère du « tout en ligne ». Il reste néanmoins des interrogations sur les problèmes de sécurité et de confidentialité ainsi que, dans une moindre mesure, sur la richesse fonctionnelle. Les utilisateurs aiment l'efficacité des recherches (rien d'étonnant pour Google), la mise en forme des chaines de documents, la dynamique collaborative et le partage de vidéo. Le challenge est de convertir l'entreprise dans sa totalité. Les résistants au changement se trouvent, en effet, bien au-delà des rangs des contrôleurs de gestion et il n'est pas évident de lâcher son Word et son Excel.

Libérer sa bureautique

PublicitéAutre alternative : le monde libre pour sa gratuité. Linux et Open Office emportent un certain succès dans le service public, comme la gendarmerie et l'administration centrale mais aussi la Mutualité Sociale Agricole. Ce sont donc des centaines de milliers d'utilisateurs qui basculent. L'absence d'investissement initial, l'homogénéité des versions sur les postes clients, l'économie de maintenance rendent cette alternative intéressante. Open Office permet également d'utiliser des formats de fichier ouverts qui garantissent l'accessibilité des documents dans le temps. « Libre » ne veut pas dire totalement gratuit. Il faut prendre garde aux coûts de migration et d'accompagnement au changement des utilisateurs, comme pour Google.

On le constate, certaines entreprises franchissent donc le pas, mais est-ce fait pour vous ? L'infidélité est tentante, mais est-elle bien raisonnable ?

Chez Microsoft, un OS et une suite plutôt bien reçus

Le marché accueille bien Windows 7 avec un total de 175 millions de licences vendues au cours des neuf premiers mois de sa sortie. Ainsi, c'est plus de 10% de parts de marchés gagnées et son succès ne va pas s'arrêter là puisque 46% des entreprises interrogées affirment avoir prévu de migrer sur la version Windows 7 dans les 12 prochains mois. L'éditeur a appris les leçons de Vista en mettant l'accent sur l'amélioration de la performance et de la sécurité. La qualité du système d'exploitation et de la suite bureautique séduisent certainement.

Or, vous avez réalisé de lourds investissements dans les solutions Microsoft. Ces investissements en infrastructure, en bases de connaissance et savoir faire des utilisateurs, créent de la valeur pour votre entreprise, mais limitent vos marges de manoeuvre pour opter vers une solution alternative. Votre capital technique, que ce soit les serveurs, Active Directory, Sharepoint, SQL, .Net, repose sur une épine dorsale Microsoft. Votre capital documentaire est composé de ppt, de doc et xls. Vos utilisateurs ont développé une compétence sur les outils Microsoft, un capital connaissance inestimable. Vous pouvez jouer la montre, mais il vous faut d'ores et déjà planifier la migration. 24% des entreprises interrogées par Forrester Research déclarent ainsi attendre qu'il soit plus coûteux ou plus risqué de ne pas migrer pour mettre à jour l'OS, par exemple en raison des difficultés à maintenir les anciennes versions.

A un moment ou à un autre, il vous faudra mettre la main au porte-monnaie. Adieu belles économies faites sur l'assurance logicielle ! Au prix des licences, s'ajoutent la mise à jour des matériels et l'accompagnement au changement des utilisateurs et... l'assurance logicielle devenue obligatoire pour qui veut télédistribuer des versions multilingues. D'ailleurs, la politique commerciale de Microsoft est peu lisible et la justesse de votre projection de coût d'une modernisation de vos solutions bureautiques s'en trouve affectée. L'enjeu financier est de taille pour vous, comme pour Microsoft qui met les bouchées doubles pour vous convaincre de ses solutions. Cela s'accompagne d'innovation comme une offre de cloud computing positionnée à un prix attractif, preuve que la concurrence de Google fait bouger les lignes.

La pression Google et du monde libre est claire, alors pourquoi ne pas en jouer ? Cela passe par une véritable analyse des besoins et usages des utilisateurs, notamment en segmentant les pratiques. Cela suppose aussi que cette analyse soit suivie d'un « proof of concept » pour déterminer la viabilité de chaque alternative dans le contexte de votre entreprise. Ce « proof of concept » (une simulation) sera lui-même suivi d'un appel d'offre ainsi que d'un pilote préparatoire au déploiement. Cet effort vaut le coup : il vous permettra de décider en connaissance de cause. La route est longue, mais, rappelez-vous, vous avez jusqu'en 2014!

Article rédigé par

Vincent Tallepied, Directeur chez Sopra Consulting
Vincent Tallepied est consultant en management et stratégie des systèmes d'information. Il intervient sur des missions d'alignement stratégique du SI sur les enjeux métiers, de management de grands programmes de transformation et d'amélioration de la performance des fonctions informatiques.