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Sodexho France optimise sa gestion d'informations juridiques

L'entreprise de restauration collective et de Facility management gère dans quatre modules de LegalSuite ses contrats clients, ses contentieux, les participations du groupe en France et les baux immobiliers de ses bureaux.

PublicitéPour harmoniser et optimiser ses process et outils, , la fonction juridique de toutes les entités de Sodexho France a été centralisée en septembre 2004 au sein de deux directions juridiques. « Chacun avait son propre outil de reporting, souvent sous Excel ou Access, nous avions donc besoin de centraliser et sécuriser nos informations juridiques tout en les partageant avec les responsables opérationnels concernés » se souvient Eric Dubuis, directeur juridique secteur privé de Sodexho France. Pour amorcer la démarche, Sodexho France a d'abord audité l'existant et construit un cahier des charges pour la future solution attendue avant de commencer à travailler sur un outil interne, tout en lançant une consultation auprès des éditeurs susceptibles de répondre aux besoins exprimés. « Notre cahier des charges nous a permis de travailler avec l'éditeur LegalSuite une fois celui-ci retenu pour personnaliser le produit à nos besoins propres » précise Eric Dubuis. En septembre 2005, le choix définitif de LegalSuite a été validé avant un déploiement de la version personnalisée de ses produits en test en janvier 2006, ce qui a amené quelques évolutions supplémentaires. La version définitive a été déployée auprès des 17 juristes du siège en juillet 2006. Eric Dubuis raconte : « nous avons alors intégré dans l'outil Legal Suite les données juridiques existantes et numérisé le parc complet de contrats : l'analyse et le recensement des documents à numériser ont été effectués en interne ; la numérisation elle-même a été confiée à une filiale de La Poste, LAD-Services, pour environ 200 000 feuilles, ce entre octobre 2006 et février 2007. Puis nous avons saisi plus de 4000 fiches contrat dans le logiciel en y attachant les fichiers numérisés de février à août 2007. Toute l'équipe a été mobilisée, avec le renfort de deux intérimaires. » Depuis la rentrée 2007, le déploiement de l'outil auprès d'environ 500 responsables opérationnels (Directeur régionaux, responsables de secteurs notamment) ou dans les fonctions transverses du groupe (DAF...) a débuté, après quelques sites pilotes. L'objectif est que chacun dispose en temps réel de l'information pertinente dont il a besoin, par exemple les détails d'un contrat avec un client. Quatre modules pour couvrir les besoins exprimés Techniquement, le produit est installé sur un serveur et est accessible via une interface web. Quatre modules ont été installés : LS Contrats, LS Sociétés, LS contentieux et LS Immobilier-Baux. Le plus important pour Sodexho France est le premier puisqu'il gère (avec des alertes sur chaque évènement clé, comme un terme à échoir, une révision de prix) les contrats avec les entreprises, administrations, écoles et autres établissements de santé confiant leur restauration collective à la société. Aux contrats principaux sont joints des contrats annexes liés à l'exploitation (ménage, entretien...) ainsi que la gestion des licences de débits de boisson et de restauration. Les autres modules servent à gérer les contentieux avec les clients, les participations de Sodexho France dans diverses filiales et enfin les baux des bureaux (les restaurants eux-mêmes sont dans des locaux des clients).