Projets

SNECI opte pour le collaboratif en mode pair-à-pair

Aidé par le cabinet de conseil breton Hommes & Process, SNECI utilise Groove pour le partage d'information dans les équipes projets.

PublicitéSNECI réalise des prestations de services et du conseil auprès de l'industrie (notamment automobile) en gestion de projets, en assistance maîtrise d'ouvrage et développement de produits, en gestion de la qualité, etc. Cette société regroupe 70 personnes en France et 10 réparties dans quatre bureaux dans le monde (Espagne, Corée, Europe Centrale et Brésil, en attendant prochainement l'Inde). Par nature, les prestations réalisées exigent un travail de groupe, aussi bien au sein du cabinet qu'avec des correspondants chez ses clients. « Auparavant, nous échangions des fichiers par mail ou, pour les équipes internes, nous les mettions sur un serveur local, ce qui fait qu'on se posait toujours la question de savoir quelle version du document en circulation était la bonne » se souvient Laurent Dahmani, directeur des prestations chez SNECI. Le besoin d'un outil collaboratif se fait donc sentir. En 2006, avant le rachat du produit et de son éditeur par Microsoft, SNECI opte pour le logiciel collaboratif en mode pair-à-pair Groove. L'entreprise est assistée par la société de conseil bretonne Hommes & Process, qui gère pour elle la cinquantaine de licences acquise. Laurent Dahmani indique : « lorsqu'un client a besoin du logiciel, nous lui demandons de le télécharger et de l'installer (ce qui n'est possible que sous Windows) puis nous lui attribuons un numéro de licence. A la fin de notre travail en commun, nous désactivons son numéro de licence et nous pouvons réutiliser notre licence pour un autre client. » Groove est un client lourd installé sur chaque poste de travail. SNECI ne l'utilise qu'en mode point à point, sans serveur interne (mode hybride), « trop complexe à gérer en regard de nos besoins et de nos effectifs, raison pour laquelle notre informatique est entièrement externalisée » spécifie Laurent Dahmani. Le démarrage d'une collaboration au sein d'une équipe commence par la création d'un espace de travail dont le créateur sera l'administrateur. Il va alors inviter les autres membres de l'équipe à se connecter soit en utilisant l'annuaire facultatif des utilisateurs de Groove, soit par un courriel ordinaire généré par l'application par un clic sur le bouton adéquat. Le logiciel peut gérer soit un simple répertoire « ordinaire » de Windows (où les utilisateurs pourront déposer et retirer des fichiers « manuellement ») et en faire un dossier partagé par Groove, soit une arborescence qui ne sera accessible que via Groove. Dans ce dernier cas seulement, si l'on souhaite ouvrir un fichier via une application, celle-ci devra faire un appel à Groove pour y accéder. Synchronisation automatique à la connexion Les fichiers situés dans l'espace de travail sont synchronisés automatiquement dès lors que différentes personnes sont connectées ensemble via Internet. Ils sont tous stockés en local et les échanges se font avec un fort niveau de cryptage pour garantir la sécurité des documents échangés. « Nos clients ont tous été ravis d'utiliser cet outil, ce sans qu'aucune formation ne soit nécessaire tant son usage est simple, et cela sert notre image de professionnalisme, d'autant que Groove n'est pas bloqué par les firewalls » se réjouit Laurent Dahmani. Celui-ci a cependant relevé plusieurs faiblesses au logiciel installé (du moins dans sa version de 2006 qu'il n'a pas fait évoluer). Evidemment, si plusieurs personnes travaillent en même temps sur un même fichier sans qu'ils soient simultanément connectés, le logiciel se verra face à un conflit de version. Les fichiers seront alors dupliqués et une alerte mentionnée. Le problème devra donc être résolu manuellement. Laurent Dahmani ajoute : « les outils additionnels comme l'agenda partagé ou la gestion de planning de projet sont très perfectibles. Il est également dommage qu'il n'y ait pas en interne une application de webmeeting avec partage d'écran. Un gros problème est l'absence de maîtrise du volume d'un espace de travail puisque chacun peut y mettre ce qu'il veut et tout sera recopié automatiquement chez les autres utilisateurs, ce qui fait que les volumes peuvent vite exploser si l'on n'y prend garde. Enfin, il n'existe pas de version pour Mac ou Linux, ce qui nous a déjà posé un problème avec un client. » Le coût du projet est assez faible : les licences ont coûté, hors négociation, 288 euros l'unité, prix auquel il faut ajouter la maintenance et le service de Hommes & Process pour 100 euros par licence et par an. Note : SNECI n'utilise pas la dernière version du produit, sortie ultérieurement à son rachat par Microsoft, Microsoft Office Groove 2007.