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Siemens Mobility engagé sur la voie de la RPA

Depuis 2017, Siemens Mobility a mis en place une organisation pour déployer la RPA dans toute l'entreprise. (Photo : Siemens Mobility)

Enthousiasmé par la RPA dès son apparition en 2017, le concepteur de systèmes ferroviaires Siemens Mobility a créé une entité spécifique pour s'en emparer. Afin d'automatiser des processus, même les plus cruciaux pour l'entreprise, il a mis en place des outils et méthodes pour donner la main directement aux employés. Résultat : 700 processus sont automatisés à ce jour.

PublicitéSiemens Mobility s'est engagé depuis longtemps dans la voie de la RPA (robotic process automation) passant de 5 processus automatisés en 2017 à plus de 700 aujourd'hui. « Il n'y avait qu'un seul livre sur le sujet sur le marché en 2017, alors qu'aujourd'hui, vous en avez des centaines, constate Benjamin Bock, directeur RPA. Or, dès la fin 2017, nous avons décidé de réaliser un déploiement mondial dans l'ensemble de l'entreprise. » Siemens Mobility, installée à Munich (Allemagne) est une division de Siemens, spécialisée dans la technologie ferroviaire et les systèmes de trafic intelligents. Benjamin Bock explique que l'aventure RPA a commencé avec un employé brésilien qui souhaitait automatiser un processus SAP et lui a montré une vidéo de démonstration de la technologie. Parmi les dirigeants les plus intéressés, le DAF, Karl Blaim. Il n'en a pas fallu davantage pour lancer l'aventure RPA dans l'entreprise.

Benjamin Bock mène alors rapidement de premières explorations à la faveur d'un essai gratuit de la solution UiPath. « Nous ne savions pas si cela porterait ses fruits ou non, se souvient-il. Mais nous avons décidé de mettre les mains dans le cambouis et d'observer le résultat. C'était génial ! » Deux ans plus tard, Siemens Mobility décide de créer une entité à part entière pour la RPA sous la direction du DAF. « Nous sommes très proches de nos collègues de l'IT, tient-il à préciser, mais pour favoriser l'adoption des projets, nous ne sommes pas rattachés à la DSI ». Selon lui, l'acceptation par les équipes est essentielle au succès de la RPA en particulier parce que Siemens Mobility a décidé de donner aux employés les moyens d'automatiser leurs propres processus de façon autonome. « Pas question de simplement leur donner une boîte noire dans laquelle nous aurions robotisé leurs processus à leur place ! »

Trois démarches d'autonomisation des employés

Siemens propose trois approches principales : l'initiative, le citizen development et la robotisation as a service. L'approche par l'initiative consiste à laisser les employés des métiers gérer eux-mêmes la RPA, en leur fournissant un cadre, des outils et une formation. C'est aujourd'hui la démarche la plus utilisée. L'équipe de Benjamin Bock a créé une communauté dans laquelle chacun est néanmoins tenu de documenter ses processus par une brève description des personnes impliquées et des résultats obtenus. Elle donne de la visibilité au travail de l'équipe RPA, mais elle permet aussi aux employés des différents métiers et zones géographiques de reprendre le travail d'automatisation de quelqu'un d'autre et de l'adapter à ses besoins.

L'entreprise a aussi créé le Siemens Mobility Framework (SMF), un framework de code avec des modules réutilisables et une infrastructure centrale qui comprend des environnements de développement, de questions-réponses et de production. « C'est un énorme avantage en matière de standard et de stabilité, estime Benjamin Bock. Nous n'avons qu'une personne et demie pour gérer plus de 400 processus exécutés sur l'infrastructure centrale. »

PublicitéPas d'approbation, mais de la gouvernance

L'équipe RPA n'est pas chargée d'approuver les processus issus de l'approche par initiative, car ils sont développés hors de son périmètre. « La clé dans ce cadre, explique Benjamin Bock, c'est d'établir des limites claires et une gouvernance, et de fournir des actifs stables. Les employés doivent s'inspirer des bonnes pratiques et suivre des guidelines de programmation. » L'approche citizen developer est similaire, mais avec un accompagnement des individus par l'équipe RPA. Elle leur propose différentes séries de parcours de formation, notamment une vue d'ensemble de la RPA, des cours pour débutants et une formation pour des cas d'utilisation spécifiques tels que l'automatisation Web, Excel et SAP. L'équipe RPA propose également des sessions de soutien concret de 20 minutes avec un membre de l'équipe de Benjamin Bock.

Un vrai cycle de développement logiciel

Enfin, la robotique as a service, ajoutée il y a environ deux ans, sert à développer et gérer des solutions d'automatisation de processus interdépartementaux importants traitant de sujets tels que les données financières, la sécurité de l'information et la protection des données. À l'époque, le DAF Karl Blaim s'est interrogé sur les raisons de la complexité de la gestion des commandes dans l'entreprise. L'équipe RPA a répondu avec le « processus Amazon » composé de six robots individuels imbriqués pour automatiser le processus de bout en bout, y compris la prise de commande, la livraison, la clôture et la BI. « Nous n'avons pas essayé de construire le processus de bout en bout en une seule fois, précise-t-il, mais par petites étapes. Mais il est désormais 100 % automatisé, ce qui permet plus de contrôle et de transparence. »

Ce type de processus majeurs pour l'entreprise nécessitent une attention particulière à la conformité des données sensibles. L'équipe RPA a donc mis au point un dispositif de contrôle de qualité et un test d'acceptation par l'utilisateur dans le cadre même du processus de développement. Cela inclut une révision manuelle du code avec des experts en la matière. « Il est très important de mettre en place un véritable processus de développement logiciel à part entière, même pour de la RPA, » insiste-t-il. Un robot ne peut plus être modifié simplement une fois qu'il est entré en production. Tout changement, métier ou technique, nécessite de repasser par l'ensemble de ce cycle de développement.