Management

Sept signes que la formation IT est inadaptée

Robert Monroe, professeur à l’université Carnegie Mellon : « Pour réussir les engagements stratégiques, il faut un effort de formation constant et coordonné. »

Des équipes IT bien formées peuvent faire la différence entre des opérations compétentes et l'échec. Mieux vaut prêter attention aux signes révélateurs de programmes de formation mal adaptés, car ceux-ci ne permettront pas d'acquérir l'expertise IT nécessaire pour réussir de manière durable. Cet article adapté de CIO États-Unis liste sept indices de dysfonctionnements dans la formation IT.

PublicitéDans le monde IT d'aujourd'hui, qui évolue rapidement, avoir des équipes très bien formées est tout aussi important que de savoir exploiter les dernières technologies et pratiques managériales. Pourtant, malgré les gains d'efficacité et de productivité, ainsi que les bénéfices concurrentiels offerts par une équipe experte dans son domaine, beaucoup de DSI ne prêtent pas suffisamment attention à la stratégie de leur organisation en matière de formation, pilotant des programmes qui en réalité n'ont guère de valeur.

Encadrer une équipe IT dépourvue de compétences équivaut à coacher une équipe sportive qui ne prend jamais le temps d'étudier les tactiques émergentes ou les changements de règles. Une telle équipe est certaine de perdre. Pour s'assurer que l'entreprise entraîne une équipe IT de première classe, mieux vaut faire attention à ces sept signes indiquant qu'un plan de formation existant mérite d'être entièrement revu.

1. Les erreurs persistent à se multiplier

Les erreurs arrivent, mais quand leur nombre augmente, il est temps de vérifier si les équipes sont suffisamment bien formées pour répondre aux objectifs de qualité et de livraison des projets. « De nombreuses organisations organisent une session de formation pour leurs équipes et considèrent ensuite que tout est en ordre pour démarrer », observe Clyde Seepersad, vice-président senior et responsable général de la formation et de la certification à la Fondation Linux, un consortium technologique et de formation à but non lucratif. Selon lui, la meilleure façon de traiter ce problème est de vérifier si les programmes de formation en place atteignent leurs objectifs, en recourant soit à des examens de certification standards soit aux propres processus d'évaluation de l'organisation.

Clyde Seepersad est convaincu qu'un solide accompagnement du management est essentiel pour réussir à avoir un programme de formation efficace. « Beaucoup d'entreprises cherchent à réduire les coûts et n'offrent tout simplement pas de possibilités de formation à leurs équipes », affirme-t-il. « Nous voyons régulièrement des professionnels qui nous confient avoir un vrai besoin de formation sur une technologie particulière pour aider les opérations IT de leur organisation à mieux fonctionner, mais ne parviennent pas à obtenir un accord de leur employeur pour financer le programme. » Il ajoute que le sous-financement de la formation est une faute majeure, avec potentiellement des conséquences négatives sur le long terme, conduisant à des erreurs, une performance diminuée et des problèmes de sécurité.

2. L'équipe continue de se plaindre

Les collaborateurs savent quand leur formation est mauvaise, et quand ils commencent à l'exprimer, il faut leur prêter attention. « Écoutez vos employés, car ils savent en général quels types de formations répondraient le mieux à leurs besoins », affirme Rob T. Lee, directeur en chef des programmes et des formateurs au SANS Institute, un organisme de formation en cybersécurité. Les retours de l'équipe aident les leaders IT à comprendre si les compétences enseignées sont réellement utiles aux équipes dans leurs postes actuels. « Si ce n'est pas le cas, il est important de comprendre quelles formations les employés recommanderaient », souligne Rob T. Lee. Selon lui, un vrai dialogue aidera le management à déterminer si les formations en cours restent pertinentes ou ne sont plus nécessaires en raison de mises à niveau de l'infrastructure ou du code. Les compétences de niche requises pour les tâches quotidiennes peuvent évoluer rapidement et changer le plan de formation d'une organisation. « C'est pour cela qu'avoir un dialogue ouvert avec les employés est si essentiel pour vérifier que la formation est pertinente et vient au bon moment », affirme Rob T. Lee.

PublicitéRob T. Lee encourage les organisations à adopter une approche de formation mixte, en donnant aux équipes accès à des cours et sessions clefs en lien avec les compétences principales qu'ils mettent en oeuvre dans leurs rôles quotidiens. « C'est important que les employés puissent toujours donner leurs avis sur l'adéquation des cours proposés avec leurs besoins », ajoute-t-il. « Les compétences des employés, les prérequis des postes et les cartes des compétences qui déterminent les formations doivent être évalués en permanence. »

3. La pénurie de compétences internes devient chronique

Le plus grand signe d'une formation IT dans l'impasse est peut-être quand les managers ne parviennent pas à trouver des ressources pour des projets clefs, simplement car leurs équipes ne disposent pas des compétences appropriées, observe Robert Monroe, professeur-enseignant en technologies d'entreprise à la Tepper School of Business de l'université Carnegie Mellon.

Répondre à ce défi nécessite d'évaluer de façon honnête et sans préjugés à quel point les capacités actuelles des membres de l'équipe couvrent les compétences nécessaires pour achever les projets IT prévus sur les prochains trimestres, suggère Robert Monroe. « Identifiez ce qui manque et est prioritaire, puis réfléchissez à la manière dont vous allez aider votre équipe à acquérir les compétences nécessaires pour atteindre vos objectifs », conseille-t-il. Dans bien des cas, résoudre cette pénurie de compétences nécessitera d'établir des priorités et processus de formation entièrement nouveaux. « Si vous avez vraiment un mauvais programme, il est peu probable que des changements incrémentaux suffiront », prévient Robert Monroe. « Il faut alors envisager de repenser la manière dont vous évaluez vos besoins en compétences, et aider vos employés à développer les compétences dont votre organisation a besoin. »

4. Les objectifs fixés en matière de formation ne sont pas remplis

Quand un programme de formation échoue à atteindre les objectifs fixés, la première chose que doit faire le management est d'examiner les objectifs, l'approche et la stratégie du projet. « Si vous n'avez pas les bons outils et tactiques en place pour atteindre vos objectifs, il est temps d'explorer des alternatives », conseille Jack Koziol, PDG et fondateur de l'Infosec Institute, un organisme de formation IT. Si cet examen montre que toutes les bonnes ressources et pratiques sont bien en place, mais que les objectifs de formation sont pourtant loin d'être remplis, Jack Koziol recommande de solliciter un retour directement auprès des formateurs et des managers participants. « Beaucoup de nos clients ont augmenté l'efficacité de leurs programmes en demandant simplement aux employés et à leurs managers ce qu'ils préfèrent apprendre, à quel moment et de quelle manière », explique-t-il. « Ces questions incluent les préférences des salariés en termes de formats et de styles de contenus. » Des enquêtes et des dialogues avec les managers, les formateurs et les équipes peuvent également révéler des obstacles majeurs, comme un manque de temps ou de soutien du management.

Réussir la formation sur le long terme peut être très difficile s'il n'existe pas d'alignement en interne sur les critères de succès, note Jack Koziol. « Repartir des objectifs de votre programme de formation est une bonne façon d'établir des indicateurs clefs de performance pour le passé et le futur, afin de vous permettre d'optimiser votre programme tout au long de celui-ci », poursuit-il. Pour certaines organisations, le succès de la formation peut facilement se mesurer par l'atteinte d'objectifs clairs, comme le taux d'élèves qui réussissent un examen de certification. « Dans de tels cas, des indicateurs comme le taux de participation aux cours, l'engagement et les scores aux examens blancs peuvent aider les décideurs à prédire les résultats », observe Jack Koziol. D'autres types de formations peuvent être plus compliquées à évaluer, forçant le management à s'appuyer sur d'autres éléments, comme des enquêtes ou une comparaison des taux de performance professionnelle avant et après la formation.

5. La formation est obsolète ou trop limitée

Dans presque tous les domaines de l'IT, les technologies progressent rapidement, ce qui oblige à se former pour devenir toujours plus flexible et adaptable. Les compétences nécessaires pour construire et gérer les environnements IT changent également rapidement et doivent être réévaluées à un rythme similaire à celui du changement technologique, pointe Ola Chowning, partenaire au sein du cabinet de recherche et de conseil technologique ISG.

Pour maintenir les compétences des équipes à jour, Ola Chowning conseille aux leaders IT de réaliser des revues périodiques des compétences, soit à travers des auto-évaluations soit par l'observation. « Un facteur clef de succès est d'actualiser les compétences et savoir-faire essentiels pour l'entreprise », rappelle-t-elle. Quand cela se justifie, la formation IT devrait également inclure des capacités métiers, relationnelles et comportementales pertinentes. « Se limiter uniquement aux compétences IT, sans prendre en compte les aptitudes non techniques qui vont avec, peut déboucher sur des équipes qui parviennent moins bien à appliquer leurs capacités techniques à leur environnement métier actuel », avertit Ola Chowning.

6. La formation à la demande devient la norme

Des approches flexibles, comme la formation ad hoc ou de dernière minute, peuvent aider les équipes à acquérir les compétences spécifiques pour réaliser des projets urgents, mais elles ne doivent pas être utilisées de façon régulière. « Ces approches n'apporteront pas nécessairement à votre organisation les compétences requises pour réussir des engagements plus stratégiques ni pour exploiter - voire simplement identifier - des opportunités rendues possibles par les nouvelles technologies », indique Robert Monroe. « Pour y parvenir, il faut un effort délibéré, constant et coordonné de l'organisation afin d'aider vos équipes à développer de nouvelles compétences. »

7. La formation n'est perçue que comme un besoin lié au poste

Quand les membres de l'équipe voient la formation comme un levier pour progresser dans leur carrière, et pas simplement comme un mal nécessaire, alors l'envie d'apprendre et la motivation pour explorer de nouveaux domaines augmentent de manière considérable. Les professionnels IT d'aujourd'hui savent que l'éducation va bien plus loin que le simple fait de cocher une case, souligne Jack Koziol. « Nos clients ont obtenu de beaux succès en adoptant une approche donnant la priorité à l'apprenant pour positionner leurs programmes de sensibilisation et de formation », pointe-t-il. « Si vous commencez par vous demander ce que vos salariés ont à y gagner, vous obtiendrez des succès partout. »

Article de John Edwards / CIO États-Unis (Adaptation et traduction par Aurélie Chandèze)