Management

Sept conseils pour piloter plusieurs projets IT en même temps

Heidi Norman, CIO de la ville de Pittsburgh : « le manque de communication est sans doute l’une des erreurs les plus répandues. »

Quand les projets mis en pause durant la crise sanitaire vont réintégrer les plannings, les leaders IT vont se retrouver occupés à plein temps, si ce n'est pas déjà le cas. Comment faire face à cette charge accrue et piloter l'ensemble sans mettre en péril son sommeil ou sa santé mentale ? Nos confrères de CIO.com ont recueilli les conseils de décideurs habitués à mener de front plusieurs projets.

PublicitéÊtre DSI à l'heure actuelle peut parfois s'apparenter à un exercice d'acrobatie, dans lequel il faut simultanément jongler entre différents projets tout en s'assurant qu'aucun ne fasse naufrage. La pandémie a ajouté une dimension d'urgence à cette situation, les impératifs associés au télétravail télescopant le besoin d'accélérer la transformation digitale. Bientôt toutefois, quand le monde commencera à sortir de la pandémie de Covid-19, l'exercice va encore s'accélérer, alors que le travail à distance, la sécurité, la transformation digitale, l'automatisation et d'autres initiatives pressantes vont nécessiter une attention renouvelée et un achèvement rapide.

Comme la pression va devenir intense, mieux vaut réfléchir dès à présent à la stratégie envisagée pour gérer plusieurs projets essentiels sans faire de sacrifices sur les délais, les budgets ou la qualité. Voici sept conseils pour réussir un tel défi.

1. Être un pilote pour les projets, pas un gestionnaire

Une erreur critique, commise par de nombreux décideurs IT qui gèrent plusieurs projets, est de se voir uniquement comme des gestionnaires de projet au lieu d'être des leaders. « Vous ne devez pas seulement gérer les budgets, le planning, le périmètre, la qualité et les risques, vous devez aussi diriger les équipes », explique Byron Love, responsable de programme services cyberprotection dans le groupe spécialisé dans la défense Raytheon Intelligence and Space. « Les managers qui pensent pouvoir gérer seuls des projets mèneront leurs équipes et leurs organisations à l'échec. »

Les leaders qui réussissent forment leurs équipes - et les chefs de chaque projet, afin qu'ils agissent comme des détecteurs humains, capables de lancer immédiatement l'alerte si une initiative empreinte la mauvaise direction. « Ils donnent à l'équipe et aux managers la motivation nécessaire pour que chacun applique son expertise, de façon à maintenir les projets sur les rails », ajoute Byron Love. « Plus les projets sont complexes, plus leur nombre est important, plus il faut de l'expérience et du talent en conduite de projet afin de réussir. »

2. Garder en tête la vision d'ensemble

Quand il faut mener de front plusieurs projets IT, il est essentiel d'avoir une compréhension claire des priorités actuelles de l'entreprise. C'est en sachant quelles sont les initiatives les plus urgentes attendues par l'organisation que les équipes et les autres ressources peuvent être allouées aux plus prioritaires, les projets moins importants pouvant continuer à un rythme plus calme. « Les organisations sollicitent beaucoup l'IT, sur une grande diversité de projets intéressants et avec de l'impact », observe Heidi Norman, directrice exécutive de l'innovation et de la performance pour la ville de Pittsburgh. « Chaque demande arrive avec une certaine forme d'urgence, et bien souvent avec un certain flou sur les détails, et c'est là que les problèmes commencent à surgir. »

PublicitéHeidi Norman suggère d'établir des liens solides avec le management de l'entreprise et les autres acteurs clefs, afin de répondre à leurs besoins et attentes, mais aussi pour prioriser les initiatives et maintenir les projets sur les rails. « Le manque de communication et l'attention insuffisante prêtée à la gestion des changements sont sans doute les plus grandes erreurs, ou du moins les plus répandues », pointe-t-elle.

David Birdsall, manager senior chez The Parker Avery Group, une société de conseil spécialisé dans le secteur du commerce et de la grande consommation, est convaincu que 80% du succès en matière de management de projet réside dans la communication. « Vous devez être capable de remonter le statut et les principales informations, afin que l'organisation comprenne ce qui est en train de se dérouler », affirme-t-il. Une communication ouverte permet également à un leader IT de savoir quels projets nécessitent une attention immédiate, ainsi que ceux qui peuvent attendre plus tard.

3. Désigner un responsable de programme

Si plusieurs projets à haute priorité menacent de submerger les ressources disponibles, il peut s'agit d'un signe qu'il est temps de nommer un responsable de programme (program manager) permanent ou temporaire. Travaillant à temps plein ou à temps partiel et reportant directement au DSI, le manager de programme prend en charge les comptes-rendus sur le statut des projets et développe des processus pour identifier et gérer les risques, traiter les différentes actions et résoudre les questions en attente au fur et à mesure qu'elles apparaissent. Dans beaucoup d'organisations, le responsable de programmes assure également des tâches de gestion des ressources et des budgets.

Pour David Birdsall, un responsable de programme accélère les projets en identifiant les principales contraintes et dépendances qui freinent les projets en cours, ce qui donne aux chefs de projets davantage de temps pour se concentrer sur les missions clefs. « Le program manager peut aussi apporter une supervision et/ou une assistance supplémentaire à chaque chef de projet, pour s'assurer que les tâches progressent comme prévu », ajoute-t-il.

4. Faire confiance à ses équipes

Quand une initiative commence à déraper, beaucoup de leaders IT font l'erreur de remplacer le chef de projet, en essayant d'assurer par eux-mêmes le micromanagement. « Au lieu de faire confiance à leur équipe et de déléguer les responsabilités, ils estiment nécessaire de participer à chaque décision prise sur un projet », constate Chrystal Taylor, experte technique chez l'éditeur de logiciels de gestion IT SolarWinds. « Si vous ne pouvez pas faire confiance à l'équipe pour qu'elle s'attaque efficacement aux tâches d'un projet, c'est que vous n'avez pas mis en place la bonne équipe pour cette mission », prévient-elle.

À moins que des projets ne soient fortement liés ou intégrés, Chrystal Taylor recommande de ne jamais allouer des membres d'une équipe sur plus d'une initiative à la fois. Les membres de l'équipe doivent être capables de se concentrer sur la tâche en cours, sans être distraits par des questions associées à un autre projet. Il est également important de les maintenir informés à travers leur manager. « La priorité des tâches et du projet ne doit pas être inconnue ou confuse pour eux », note Chrystal Taylor. « Ne pas se mêler de leur travail pour leur permettre de s'épanouir dans leur domaine de compétences, et n'intervenir que quand il est absolument nécessaire de guider ou de réorienter les priorités, c'est ce qui permettra à tout le monde de réussir. »

5. Mettre à profit l'automatisation

Les leaders IT qui n'arrivent pas à utiliser l'automatisation pour accélérer le développement des projets entravent leurs équipes dès la ligne de départ. « Chercher à améliorer l'efficacité, en particulier par l'automatisation des tâches répétitives, fait économiser du temps et de l'argent », affirme Chrystal Taylor.

L'automatisation rend des processus complexes aisément reproductibles et moins sujets aux erreurs, selon Kyle Mizell, vice-président de l'ingénierie chez AIM Consulting, une société de conseil et de fourniture de services IT. « Il y a eu de nombreuses avancées dans l'automatisation, qui réduisent les interventions manuelles humaines », note-t-il. « Ces progrès aident à simplifier et à réduire la proportion de tâches fluctuantes dans la livraison de votre projet. » La technologie de robotisation des processus (RPA) utilise par exemple l'apprentissage machine et l'intelligence artificielle pour exécuter rapidement et de façon automatique différentes sortes de tâches répétitives habituellement chronophages, en particulier dans les processus d'extraction et de migration de données.

6. Éviter les redondances

Beaucoup de décideurs IT prennent l'habitude d'examiner chaque projet de façon individuelle, ce qui les empêche de vérifier de façon proactive la présence de dépendances ou d'interactions entre initiatives. À la place, il est préférable de s'entretenir avec chaque chef d'équipe pour voir s'il existe des moyens de mettre en commun des ressources sur les projets en cours, pour accélérer à la fois les plannings de développement et de déploiement. « La meilleure façon de jongler entre de multiples projets IT est de les analyser depuis plusieurs perspectives, en chaussant différentes lentilles », souligne Ruth Anne Guerrero, formatrice en gestion de projet IT dans l'entreprise de formation DevelopIntelligence. « Chacun de ces prismes scrute différentes caractéristiques des projets, permettant de détecter des opportunités de synergies entre plusieurs initiatives. »

Examiner les projets avec différentes lunettes peut également permettre de déceler précocement des besoins redondants ou des conflits, tout en assurant un usage efficient des ressources et en diminuant la confusion pour les utilisateurs finaux. « Regarder plusieurs projets ensemble, avec différents prismes, peut révéler des possibilités de changements groupés sur les logiciels, rationalisant ainsi tout le travail associé dans les projets, ce qui bénéficie à la fois à l'équipe projet et aux parties prenantes », ajoute Ruth Anne Guerrero.

7. Rester concentré sur la cible

Si de nombreux leaders IT sont fiers d'être multitâches, tenter de faire trop de choses en même temps peut éroder leur jugement et les conduire à des erreurs critiques, qui sur le long terme rallongent les délais de développement des projets. « Essayer de jongler entre plusieurs projets IT quand vous êtes distrait ou désorganisé n'affecte pas seulement l'équipe au sens large, mais introduit de la confusion dans toute l'organisation pour l'assignation des ressources sur les projets », explique Vince Padua, directeur innovation et technologie chez Axway, éditeur d'une plateforme d'API Management et d'intégration.

Pour assurer l'ordre, la structure et la stabilité, les leaders IT avisés évitent les distractions et s'en tiennent à un plan détaillé et cohérent pour chaque projet. Les outils de gestion des tâches, comme Trello et SmartSheet, permettent aux leaders surchargés d'observer la progression des équipes et d'assigner des tâches à des collaborateurs spécifiques, tout en gardant l'oeil sur chaque étape de chaque projet.

Quand il faut superviser de multiples projets, Vince Padua suggère de commencer en gardant l'objectif final à l'esprit. « Vous devez connaître les priorités de l'organisation pour ensuite aligner rigoureusement votre temps, les efforts des équipes et les ressources sur les objectifs globaux », recommande-t-il. « Cela vous aidera à traverser les périodes chaotiques, où les arbitrages entre plusieurs projets semblent particulièrement décourageants. »

Article de John Edwards / CIO États-Unis (Adaptation et traduction par Aurélie Chandèze)