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Salpa passe du papier à la facturation électronique

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ETI spécialiste du thé, du café et du chocolat, Salpa migre sa facturation sur une plateforme de dématérialisation, préparant ainsi la mise en application de la réforme voulue par l'Etat. Et tirant un trait sur des processus papier chronophages.

PublicitéLa Société alsacienne de participations agroalimentaires (Salpa) est un groupe d'environ 650 personnes réalisant près de 160 M€ de chiffre d'affaires. Il regroupe 9 sociétés spécialisées dans le thé, le café et le chocolat, tant dans le B2B que le B2C, et possède en propre 70 magasins en France et à l'étranger. Mais, surtout, il travaille avec des milliers de partenaires, magasins et revendeurs.

Dématérialiser en attendant la réforme

Pour la holding, en charge des fonctions administratives, dont la comptabilité, cette organisation se traduisait par des moyens importants mobilisés sur la facturation, reposant jusqu'à récemment sur des processus manuels et de l'impression papier. L'ensemble des sociétés du groupe Salpa envoyaient en effet toutes ses factures - 30 000 par an - au format papier. Un processus à la fois coûteux et chronophage. « Nous avons donc choisi de dématérialiser nos factures pour des gains de productivité évidents, mais aussi pour réduire à la fois nos coûts et notre empreinte écologique », souligne Sophie Ziché, la DAF du groupe.

Au début de l'été 2023, Salpa a donc décidé de lancer un projet d'automatisation et de dématérialisation de ces processus. Une façon aussi de se conformer à la facturation électronique obligatoire. Un double objectif qui se résumera finalement à la dématérialisation des factures émises, après le report de la réforme à janvier 2026. Même si l'entreprise en profite pour se préparer autant que possible à cette dernière.

Une indispensable connexion native avec l'ERP

Le pôle comptabilité de la holding, directement en prise avec le sujet, a donc rédigé un cahier des charges pour trouver une solution de dématérialisation de l'ensemble des factures émises, unique pour toute l'entreprise. Une fois les besoins fonctionnels définis, le relais a été transmis au service informatique pour le choix entre une solution Saas ou on-premise, le mode d'hébergement de la data, le niveau de SLA ou de sécurité. « Nous avions surtout besoin d'un outil fiable avec des connecteurs natifs pour notre ERP Divalto, insiste Arthur Padioleau, responsable des systèmes informatiques. Cela a été le point de départ du projet ». Les deux autres exigences majeures étant de trouver un environnement unique multisociétés et capable d'envoyer des factures en masse.


Sophie Ziché, DAF, et Arthur Padioleau, responsable des systèmes informatiques de Salpa. (Photos Salpa)

En décembre 2023, Salpa opte finalement pour la plateforme de l'éditeur français Docoon, qui répondait à l'ensemble de ces critères. L'archivage légal et sécurisé sur 10 ans des PDF, en Europe, satisfaisait également aux exigences de la société. D'autant que « Docoon Invoice est déjà une PDP [plateforme de dématérialisation partenaire, immatriculée par Bercy sous réserve de spécifications techniques encore appelées à évoluer] », comme le rappelle le responsable des SI. « C'est donc aussi un partenaire potentiel sur ce sujet, même si cela ne nous empêchera pas de faire une nouvelle analyse de marché le moment venu ». À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises sont censées recevoir des factures électroniques, comprendre des flux structurés en XML. Il en ira de même entre 2026 et 2027 pour la capacité des organisations à émettre ces documents via les PDP.

PublicitéL'entreprise a déployé la solution de Docoon en mai 2024. « Nous avons commencé avec celle de nos sociétés qui avait le plus important volume de facturation, car c'est celle qui souhaitait avancer le plus vite », raconte Sophie Ziché. « Nous avons pu commencer dès que nous avons eu l'accord de l'administration des ventes ». En amont, il a fallu vérifier l'ensemble des adresses mail, moyen par lequel les factures allaient désormais être transmises, et obtenir l'accord des clients.

Un premier déploiement technique en une journée

« La migration technique de la première structure n'a pris qu'une journée », complète Arthur Padioleau. La bascule est quasiment transparente pour les utilisateurs, puisque tout continue de passer par l'ERP. « Finalement, l'administration des ventes génère ses factures comme elle le faisait avant, mais quand elle les 'imprime', elles vont dans Docoon », précise Sophie Ziché. « Même la facturation papier qui perdure marginalement, pour l'export par exemple, est gérée directement par la plate-forme ». L'outil a été paramétré au niveau de la holding, les filiales ne demandant qu'une personnalisation marketing des documents (logo, nom de la société, adresse, nom du contact privilégié, etc.). Et les équipes de Salpa ont aussi été formées par l'éditeur, par exemple au paramétrage des fiches clients, ce qui leur donne davantage de souplesse en cas de besoin.

Outre la dématérialisation des factures, la plateforme de Docoon propose un portail client, facilitant l'accès aux factures et simplifiant le travail du service client et de l'administration des ventes, « en particulier en réduisant les demandes de réimpressions et les renvois de documents », précise Sophie Ziché.

Article rédigé par

Emmanuelle Delsol et Reynald Fléchaux

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