Projets

Saint-Maclou optimise sa gestion de notes de frais

Pierre Helleboid, chef du projet chez Saint-Maclou, a apprécié la simplicité d’usage de la solution.

Le distributeur de revêtements d'intérieur Saint-Maclou a déployé la solution Expensya pour gérer l'ensemble du traitement des notes de frais.

PublicitéMembre de l'Association Familiale Mulliez (comme Auchan, Leroy-Merlin, Decathlon, Flunch...), Saint-Maclou est un distributeur de revêtements d'intérieur fondé en 1963 par Gonzague Mulliez. Après une période de vente exclusivement par correspondance, des magasins ouvrent à partir de 1968. Aujourd'hui, l'enseigne propose 26 000 références de parquets, carrelages, tapis, stores, papiers peints, peintures, moquettes, etc. dans ses 145 magasins partout en France. Les collaborateurs engageant des frais étaient, sur chaque site, obligés de traiter en mode papier leurs notes en y joignant les justificatifs (qui ne devaient pas avoir été perdus), ce qui posait des difficultés pratiques et des entraînait des lourdeurs importantes, notamment une gestion purement manuelle des notes. L'entreprise a donc cherché une solution pour accroître la rapidité de traitement et baisser sa lourdeur.

Pour optimiser et automatiser le processus, Saint-Maclou a choisi la solution Expensya. L'application mobile permet d'intégrer les justificatifs par prise en photographie immédiate ou via un envoi d'un document par e-mail. La reconnaissance de caractères assure un pré-remplissage des champs du formulaire. La solution gère ensuite le circuit d'approbation. Grâce à cette automatisation, Saint-Maclou traite désormais les notes de frais en moins de dix jours.