Sabine Martin (Orange) : « notre système d'information juridique efface nos frontières géographiques »

Sabine Martin, Directeur Juridique Knowledge Management et Développement chez Orange

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°121 !

Le bon outil au bon endroit

Le bon DSI, comme le bon ouvrier, a le bon outil. Ou plutôt les bons outils. Bien choisir une architecture et les bonnes solutions pour délivrer le bon service au meilleur coût : c'est là le coeur du métier. Ce bon outil peut être purement métier, d'infrastructure commune à tous les métiers ou...

Découvrir

Sabine Martin, Directeur Juridique Knowledge Management et Développement chez Orange, est rattachée au Directeur Juridique du Groupe. Elle a mis en oeuvre un nouveau système d'information métier global essentiellement basé sur Legisway.

PublicitéCIO : Pourquoi avez-vous cherché à déployer un nouveau système d'information juridique ?

Sabine Martin : Au début des années 2000, nous disposions d'outils maison sur des plates-formes également maison. Nous pouvions ainsi gérer des données structurées. Mais ces outils et plates-formes ne pouvaient plus être supportés techniquement. De plus, nous souhaitions un outil global unique pour traiter toutes les données, y compris les FAQ et les notes d'analyse, mais aussi les contrats, les litiges, les bibliothèques de modèles, les informations sur les filiales et les participations...
Cet outil unique permet de partager les données entre tous les sites et tous les juristes. Il permet aussi d'harmoniser nos process et il efface nos frontières géographiques.

CIO : Pourquoi avoir voulu un outil spécifique à votre métier plutôt qu'une GED généraliste ?

Sabine Martin : Nous avons également une GED qui est autant que l'outil métier spécifique un outil de travail quotidien. La GED nous sert à travailler sur des documents avec un circuit de validation. Le document définitif est, lui, intégré à l'outil juridique.
Notre progiciel métier permet de piloter la direction juridique via des indicateurs, des alertes, du reporting d'activité... C'est donc autant un outil pour les juristes dans leur travail quotidien que pour le directeur juridique groupe.

CIO : Comment calcule-t-on un ROI sur ce type d'outil pour justifier l'investissement ?

Sabine Martin : Il est difficile de calculer un ROI sur ce type de projets, le juridique étant une prestation intellectuelle à destination d'une clientèle interne. Mais un tel outil permet aux juristes de se dégager des tâches administratives pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée, notamment et y compris l'accompagnement des autres métiers.
Pour retrouver des données ou des documents, nous gagnons beaucoup de temps. Or la recherche d'un document a un coût direct (le temps passé) et éventuellement des coûts indirects si on ne retrouve pas le dit document lorsqu'on en a besoin (par exemple lors d'un contrôle des autorités externes). Les juristes sont ainsi plus agiles, créatifs et innovants. Ils participent de ce fait davantage à la création de valeur de l'entreprise.
A posteriori, nous espérons pouvoir démontrer l'intérêt de ce projet, notamment grâce à l'atteinte de nos objectifs en matière de gestion des temps, d'harmonisation des processus entre équipes, d'amélioration de la qualité et de la pertinence des actions, etc. Dès aujourd'hui, les indicateurs sont au vert et nous constatons déjà la satisfaction des utilisateurs et des clients internes.

CIO : Comment avez-vous procédé au choix de l'outil mis en place ?

PublicitéSabine Martin : Nous avons commencé par identifier nos besoins, réalisé un audit interne et rédigé notre cahier des charges au premier semestre 2015. Puis nous avons consulté les acteurs du marché à la recherche du meilleur produit. La DSI a été associée dès le démarrage, y compris pour le cahier des charges, et ensuite nous avons travaillé en dialogue permanent pour tous les aspects techniques. De la même façon, les juristes ont été associés à chaque étape du projet au travers d'ateliers de définition de besoins par module (litiges, gestion des contrats, tests, etc.) afin de garantir l'adéquation de l'outil aux vrais besoins et donc l'acceptabilité de celui-ci.
Le déploiement sera réalisé prochainement et nous achevons en ce moment la reprise des données, les anciennes applications étant dé-commissionnées au fur et à mesure.

CIO : Pourquoi avoir choisi Legisway ?

Sabine Martin : C'est Legisway qui répondait le mieux aux critères de l'appel d'offres. Nous avons notamment déployé le module Contrat'tech auprès de 500 juristes. Les deux grands éditeurs généralistes sont Legalsuite et Legisway. Les autres éditeurs ont le plus souvent des produits plus spécifiques ou éventuellement open-source. Or nous tenions à disposer d'un outil unique pour partager les données entre tous les sites.
Cela dit nous utilisons également Legalsuite pour la gestion des filiales et des participations.

CIO : Votre système d'information métier est-il interfacé avec la GRC, le système achat, etc. pour vous permettre d'intégrer tout l'historique d'un contrat, d'un litige... ?

Sabine Martin : Non, il n'y a pas d'interfaçage direct. Mais les juristes ont des accès avec un profil spécifique aux outils que vous citez. Le cas échéant, nous transférons des documents manuellement si c'est utile. Et, bien entendu, nous pouvons avoir des échanges sans difficulté avec des opérationnels si nous rencontrons une difficulté d'accès à un document ou une information.

CIO : Ce projet s'intègre-t-il au programme stratégique d'Orange baptisé Essentiels 2020 ?

Sabine Martin : Ce programme vise notamment à accroître la collaboration et l'agilité via la digitalisation. La mise en place de notre nouvel outil, avec une simplification associée des processus métier, et la logique d'association des juristes et de la DSI sur l'ensemble du projet, participe ainsi aux objectifs d'Essentiels 2020.