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Rubis Terminal automatise son reporting

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Rubis Terminal, entreprise spécialisée dans les services de stockage pour les industriels, a automatisé ses processus de reportings comptables et commerciaux avec la solution MyReport.

PublicitéPME familiale spécialisée dans le stockage de produits pétroliers, chimiques et agroalimentaires, Rubis Terminal a décidé il y a quatre ans de dématérialiser et d'automatiser ses processus de reporting financiers. « Nous avons eu un besoin urgent de moderniser nos outils pour dégager plus de temps à l'analyse des données », explique Charlotte de Sainte Croix, directrice financière de la société.

Pour ce projet, l'entreprise a choisi de s'appuyer sur la solution de reporting et de business intelligence MyReport, notamment pour son intégration avec les outils bureautiques utilisés au quotidien. « Rubis Terminal étant une PME familiale attachée à ses formats de reporting historiques, MyReport nous permettait de garder nos habitudes dans Excel, tout en automatisant des processus de reporting financiers et commerciaux », souligne la directrice financière.

Autonomie et fiabilité

MyReport a été déployé début 2016 pour les fonctions financière et commerciale. Les premiers reportings ont été disponibles deux mois plus tard. Quatre mois après, les fonctionnalités de génération automatique de rapports étaient opérationnelles, l'outil étant directement alimenté par des données récupérées dans les différents outils en place : logiciel de comptabilité Cegid, bases Oracles pour la facturation et les achats et fichiers Excel divers. « La grande souplesse d'utilisation permet de croiser les données à l'infini. Nous apprécions particulièrement le fait d'être autonomes dans la réalisation de nos reportings, et ce sans être geek pour autant », se réjouit Charlotte de Sainte Croix. L'automatisation et la simplification des processus ont permis aux équipes de gagner un temps non négligeable, consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Personnellement, MyReport me permet de gagner environ cinq semaines de travail d'analyse des données par an », illustre Charlotte de Sainte Croix. Rubis Terminal bénéficie également d'une fiabilité accrue au niveau de ses reportings.

Au départ, deux salariées ont été formées à la solution, l'une dans le département financier et l'autre dans le département commercial. Par la suite, l'entreprise a pu former elle-même ses collaborateurs, dix personnes utilisant aujourd'hui l'outil : quatre dans le service finance et six dans le département commercial. L'entreprise continue actuellement d'étendre son usage de la solution. En mai 2020, les données liées aux relances clients seront intégrées dans l'outil. L'application de nouvelles granularités des données commerciales et l'intégration de nouvelles données sont également prévues courant 2020. « Nous allons continuer à utiliser la solution, de façon encore plus prononcée », indique Charlotte de Sainte Croix.

Article rédigé par

Claire Valjean, Journaliste

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