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Rillieux-la-Pape optimise sa gestion documentaire pour accroître la collaboration

Corentin Leblanc, DOSI de la ville de Rillieux-la-Pape, voulait résoudre les problèmes de qualité, de fiabilité et de traçabilité des documents.

La commune de Rillieux-la-Pape (Métropole de Lyon) a mis en place une digital workplace collaborative basée sur la GED GoFast de CEO-Vision.

PublicitéCommune de 30 000 habitants, Rillieux-la-Pape est l'une des 59 villes qui composent la Métropole de Lyon. Pour servir sa population, elle dispose sur ses propres services de 500 agents. Avant 2020, de nombreux documents étaient stockés sur des serveurs de fichiers classiques et étaient échangés entre services par e-mails. Il en résultait des difficultés à disposer toujours de la bonne version des documents et à en maîtriser la diffusion. Pour adopter une véritable démarche de travail collaboratif numérique, la ville a voulu se doter d'un outil adapté.

Elle a choisi de déployer une digital workplace collaborative basée sur la GED GoFast de CEO-Vision. Construite sur des technologies open-source, cette GED a été choisie d'abord pour ses fonctionnalités et son ergonomie. De plus, si la solution est bien hébergée sur les serveurs de la mairie, elle est managée par l'éditeur, ayant de fait les avantages d'une solution cloud sans les inconvénients.

Au bout de deux ans d'usage, 75 groupes de travail interservices (ou espaces de collaboration) sont en place. De plus, la solution comprend un outil de visioconférence qui a remplacé divers outils au sein de la collectivité locale. L'outil sera prochainement complété par un module de signature électronique et un autre d'archivage automatisé.