Juridique

Réduction de la prescription : les conséquences pratiques

Maître Christiane Féral-Schuhl, avocate associée du cabinet Féral-Schuhl & Sainte-Marie, détaille pour nous les conséquences pratiques pour les entreprises et administrations de la loi du 17 juin 2008 réduisant la prescription en matière civile.

PublicitéEn quoi les entreprises sont-elles concernées par la réforme du droit de la prescription ? La loi du 17 juin 2008 ne crée pas une obligation nouvelle pour le chef d'entreprise. L'archivage constitue depuis longtemps l'une de ses préoccupations majeures. En effet, si les documents conservés dans un but seulement informatif ne font l'objet d'aucune contrainte juridique, en revanche, leur conservation peut être exigée dans un but probatoire. Or, la durée de conservation des éléments de preuve est forcément dépendante des délais de prescription nouvellement entrés en vigueur. C'est à ce titre que l'entreprise est directement impactée par le nouveau dispositif, d'autant qu'il est d'application immédiate. Mais comme, pour l'essentiel, la durée légale de prescription est réduite (5 ans contre 10 ans précédemment), l'entreprise pourra réduire la durée de conservation des documents probatoires. Mais surtout, elle devra tenir compte de la durée légale pendant laquelle elle s'expose à des réclamations judiciaires ou encore pendant laquelle elle pourra elle-même engager de telles actions. Quels vont être les différents délais de prescription qui vont désormais concerner les entreprises ? A l'exception de l'article L.123-22 du code de commerce, qui précise que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans », et de la législation fiscale, la durée de conservation des documents dépend des délais de prescription nouvellement entrés en vigueur, qui varient de 2 ans à 30 ans. Pour l'essentiel, la durée de prescription légale pour les obligations entre commerçants et non-commerçants va être réduite de 10 ans à 5 ans (l'article L. 110-4 du Code de commerce a été abrogé). Mais l'entreprise peut être concernée... ...par des actions impliquant des clients, des fournisseurs, des salariés. C'est dire qu'une entreprise peut être également concernée par les actions personnelles ou mobilières, les actions des professionnels pour les biens ou les services qu'ils fournissent aux consommateurs, les actions en responsabilité contre les personnes ayant représenté ou assisté les parties en justice, les actions en paiement ou répétition de salaires... Quelles sont les conséquences de cette réforme en terme d'archivage dématérialisé ? La durée de prescription étant réduite, il sera sans doute plus facile de mettre en oeuvre des solutions techniques à l'épreuve des exigences légales (garantie de fiabilité et de pérennité). Il est indiscutablement plus facile de conserver et de restituer une preuve numérique sur une durée de 2 ou 5 ans que sur une durée de 10 ans. Cette difficulté tient d'ailleurs surtout à la durée prévisible de lisibilité des supports, ou encore des logiciels, matériels et autres éléments associés qui permettront la lecture d'un document numérique. Qui, sur une durée de 30 ans, pourrait garantir aujourd'hui que l'intéressé disposera bien, au moment voulu, des interfaces matérielles et logiciels requises pour accéder à la lecture du support ? Ajoutons qu'une durée de prescription plus courte a pour conséquence également non négligeable de réduire les volumes de données à conserver... Faudra-t-il mettre à jour certains traitements nominatifs, la conservation longue de données personnelles ne se justifiant plus ? L'archivage des données personnelles a fait l'objet d'une recommandation particulière de la CNIL [n°2005-213 du 11/10/05], qui détaille les procédures d'archivages en faisant la distinction entre les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. De manière générale, la Cnil et la loi informatique et libertés favorisent une conservation a minima des données à caractère personnel, en fonction de la finalité du traitement. Ainsi l'article 6-5° de la loi informatique et libertés précise : « Elles sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. » En conséquence et à titre d'exemple, les traitements contenant des informations relatives aux salariés ne devraient pas être conservés pendant une durée supérieure à 5 ans (pas de changement par rapport à la loi ancienne). De même, en matière de traitement de données clients, et dans le cas où il s'agit de données à caractère personnel des clients, l'entreprise ne devrait pas réaliser une conservation supérieure à 5 ans, correspondant au délai d'action relative aux obligations entre commerçants ou en présence d'un non commerçant (art. L.110-4 du code de commerce).