Tribunes

Quelques bonnes pratiques de mise en oeuvre d'une Obeya

Inconnue il y a 10 ans, la pratique de l'Obeya s'intensifie dans les entreprises, en raison de son efficacité. Les rares échecs sont liés à une mauvaise conduite du changement lors de la mise en oeuvre. Nous présentons les bonnes pratiques pour réussir la construction et le déploiement de votre Obeya.

PublicitéQu'est-ce qu'une Obeya ?

Le terme Obeya signifie grande salle en Japonais. En pratique, l'Obeya est une méthode Lean de management visuel, qui permet de piloter une DSI, un service d'exploitation, un projet de développement, une thématique sécurité... Proche de la war room, l'Obeya est un lieu de collaboration intensive ritualisée : l'information est affichée et gérée collectivement via des réunions courtes et périodiques.

C'est un outil simple et efficace pour répondre aux nouveaux enjeux de l'entreprise : accélérer le time-to-market, améliorer la qualité, réduire les coûts, partager l'information, réagir vite et prendre des décisions, conserver une vision globale tout en organisant le court-terme...

Un préambule : créer du sens

Avant de démarrer, les objectifs du management visuel doivent être expliqués et partagés. Les collaborateurs doivent pouvoir se projeter et adhérer à la démarche car il s'agit d'un nouveau mode de travail et de management. Le terme visuel signifie que l'on va rendre les choses simples et visibles. Le terme management signifie que l'on va mettre en place de nouvelles techniques d'animation et d'organisation du travail. Cette nouvelle organisation responsabilise les opérationnels et leur fournit des éléments pour comprendre comment leur travail s'intègre dans les activités à plus long terme.

A ce stade, il est judicieux de décrire ce que le management visuel n'est pas : un festival de couleurs et de dessins, l'assemblage d'impressions de fichiers existants, l'affichage de tableaux Excel en grand format, la lecture des éléments affichés par le chef...

L'Obeya : un outil sur-mesure

Il peut exister des modèles standards d'Obeya. Cependant, ils ne doivent pas être implémentés en l'état. L'Obeya doit être construite par l'équipe concernée, en fonction de ses besoins et de sa maturité. Ces standards servent à alimenter la réflexion.

Concrètement, une Obeya peut être conçue en 2 jours de workshop, selon la démarche suivante : rappel des principes du management visuel, présentation des bonnes et des mauvaises pratiques, définition du contenu de l'Obeya, conception d'un prototype, construction de l'Obeya avec des données réelles et animation d'un rituel.

Cette construction sur-mesure doit respecter 3 règles : les panneaux statiques présentent les informations uniquement nécessaires à la compréhension du contexte et des enjeux, pour pouvoir prendre les bonnes décisions ; les panneaux dynamiques présentent les objectifs, les points à mettre sous contrôle et les actions à réaliser ; les codes visuels sont simples et conformes aux habitudes visuelles de l'entreprise.

Une logique : l'amélioration continue

PublicitéDans toute pratique Lean, l'apprentissage est primordial. Il ne faut pas viser la complétude et la perfection dès le début. Nous préconisons de démarrer avec quelques panneaux, afin de s'habituer aux routines et aux modes de management. Après quelques semaines, l'Obeya est ajustée et enrichie pour prendre en compte le retour d'expérience. Elle vit ensuite au rythme des événements (ex. phases d'un projet, restructuration d'une équipe...).

Quand une équipe décide de déployer une Obeya, il est nécessaire de recourir à une personne externe pour animer le workshop et coacher l'équipe pendant quelques semaines, afin d'éviter les écueils classiques. Tout mauvais départ est fortement préjudiciable. Enfin, la mise en place d'un réseau permet de faire monter en compétence tous les acteurs : méthode de construction, informations à afficher, méthodes d'animation, revue des actions...

La clé du succès : le rituel

La clé du succès : le rituel

L'usage de l'Obeya doit être ritualisé : réunions, animation, compte rendu... Son utilisation doit être régulière. Le rythme varie en fonction de sa nature : quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon les sujets. Tous les acteurs doivent participer. L'animateur s'assure du bon déroulement des réunions : préparation, déroulement, conclusion. Pour l'aider, un assistant est chargé de consigner sur des post-it les échanges et les décisions. Cette mise à jour tient lieu de compte rendu.

L'accompagnateur veille au respect du rituel. Si le rituel n'est pas respecté, l'Obeya sera un échec. Le risque existe pendant la phase de lancement, c'est-à-dire pendant l'apprentissage et l'attente des premiers résultats. Passées les premières semaines, les réflexes sont acquis, les bénéfices sont visibles et l'Obeya devient une pratique maîtrisée, efficace et indispensable.

Un prérequis : la logistique

Quelques règles pratiques doivent être respectées pour mettre en oeuvre l'Obeya et éviter les retards nuisibles à l'adhésion et l'implication des équipes. Le matériel doit être commandé à l'avance et disponible car il est important de faire propre le plus vite possible. Un espace doit être dédié à l'Obeya. L'Obeya est un outil visuel de travail : il faut avoir envie de l'utiliser et être à l'aise dans cet espace de travail. L'accès à l'Obeya doit être contrôlé si la sécurité des informations est un enjeu. Enfin, si les équipes travaillent en multi-sites, il faut déployer une solution dématérialisée de l'Obeya. D'excellentes solutions existent aujourd'hui.

Les bénéfices retirés

Les bénéfices d'une Obeya sont directement liés à la maturité de l'Obeya. En premier lieu, l'Obeya rend toute l'information visible (livrables, données, dates ...). Cette transparence met en évidence les problèmes et les risques. Elle doit s'accompagner d'un processus de résolution des problèmes, afin que les ressources continuent à jouer le jeu de la transparence.

Quand la transparence est établie, les acteurs en désaccord réagissent. Les informations affichées sont challengées, mises à jour et gagnent en précision, ce qui a un effet direct sur l'efficacité des réunions : les ressources savent ce qui est prévu et seuls les écarts par rapport aux prévisions sont présentés et discutés. Les opérationnels sont alors plus autonomes et anticipent les activités à venir. Sur le terrain, il faut en général attendre 3 à 4 rituels de fonctionnement pour que les premiers résultats tangibles apparaissent et garantissent le succès de l'Obeya.

Ensuite, les réunions animées devant l'Obeya sont plus courtes car elles respectent 3 principes : chaque participant doit préparer la réunion (ex. venir avec les éléments pour prendre une décision), les sujets techniques ne sont plus abordés et les débats bilatéraux sont proscrits. Ainsi, les ressources ne sont pas mobilisées plus que nécessaire.

Enfin, l'organisation des réunions quotidiennes ou hebdomadaires permet de piloter les actions court-terme tout en conservant une vision moyen/long-terme. Les équipes sont capables de prévoir les actions et les activités. Elles peuvent s'engager sur le long terme ; la prise de décision est facilitée car les impacts d'une décision sont visibles et partagés.

Article rédigé par

Christophe Coupé, Senior Manager chez Vinci Consulting
Senior Manager chez Vinci Consulting, Christophe Coupé est expert en Lean et Systèmes d'Informations.