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Quand la refonte du système d'information s'impose

Il faut savoir restructurer de fond en comble un système d'information quand l'activité ou l'évolution de l'entreprise l'exigent. Les managers IT doivent également agir quand l'obsolescence du SI est évidente avec ses coûts induits.

PublicitéServir le métier et la création de valeur par l'entreprise est particulièrement difficile pour un manager IT lorsque l'entreprise elle-même évolue fortement ou brutalement. Le système d'information doit alors suivre le mouvement. La direction générale préférerait même qu'il le précède. Il arrive également que le système d'information, maintenu durant des années sans bouleversement, se révèle soudain totalement inadapté. La refonte s'impose alors. Cette même refonte peut trouver sa source dans la nécessité de réduire les coûts de maintenance, devenus prohibitifs. La refonte, enfin, peut être la seule solution pour délivrer aux métiers les services dont ils ont besoin quotidiennement. Même dans le cas de PME, il s'agit alors de chantiers lourds qu'il faut prendre à bras-le-corps. C'est ce que l'on constate chez l'industriel Grosfillex, chez le gestionnaire d'habitations L'effort Rémois ou à la Monnaie de Paris.

Unifier le système d'information pour accompagner la croissance

Avec 1200 salariés dans le monde, dont 900 en France, Grosfillex est une PME, spécialiste dumobilier et de lamenuiserie plastique. Créé en 1927 pour réaliser dumobilier en bois près d'Oyonnax (Ain, dans la Plastics Vallée), le groupe possède aujourd'hui trois usines en France dans la même région, et trois autres dans le monde (Etats-Unis, Russie et Brésil).
Grosfillex est directement implanté commercialement dans sept pays européens. Son développement s'est accompagné d'une prolifération applicative. « Le système était composé, en 2007, de 27 logiciels systèmes et de 65 logiciels métiers soit sous IBM AS/400 [NDLR: iSeries] soit sur PC/Windows » se souvient Olivier Candela, DSI de Grosfillex. La logique était de prendre (...)

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Les sept règles d'or d'une bonne refonte

1 - Ne jamais reculer devant une adaptation du système d'information face à une évolution de l'entreprise. Le système d'information est l'outil quotidien sur lequel repose le fonctionnement de l'organisation. Il doit rester adapté.
2 - Ne pas négliger le problème humain de la multi-compétence dans des équipes IT réduites si le système d'information multiplie les logiciels.
3 - Tenter de toujours réduire le nombre d'applicatifs afin de limiter la multiplication des coûts de maintenance. Cela peut passer par un accroissement du périmètre fonctionnel couvert par chacun ou par le choix de produits plus complets.
4 - La refonte d'une informatique doit normalement suivre une refonte des processus. Même si la problématique était essentiellement technique (comme une obsolescence), c'est tout de même le bon moment pour remettre à plat les processus et optimiser.
5 - Ne pas heurter inutilement les susceptibilités. Si le mode de fonctionnement est essentiellement décentralisé, centraliser l'informatique amènera un échec et pas une refonte des processus. Celle-ci doit précéder sa traduction informatique ou bien l'informatique doit servir la décentralisation.
6 - Associer les utilisateurs finaux au choix des progiciels. Non seulement ils sont mieux placés que les techniciens pour juger de la pertinence métiers des produits mais, en plus, cela leur permettra de s'approprier la refonte au lieu de la combattre.
7 - Faire attention au calendrier. Profiter d'une fermeture annuelle à dates connues d'avance est une bonne idée. Procéder à une refonte perturbant le fonctionnement en pleine surcharge de travail en est une très mauvaise.

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