Juridique

Prescription civile réduite : la grande cure d'amaigrissement des archives

Juste avant l'été, le régime minceur proposé aux archives à valeur probante est redoutable d'efficacité : une division par six des temps de conservation, donc des volumes.

PublicitéTout le monde a appris que la prescription civile ordinaire était de trente ans : trente ans pour demander réparation d'un préjudice, trente ans pour devenir propriétaire d'un bien dont on a la garde... et donc, le plus souvent, trente ans à conserver tous les documents relatifs à n'importe quelle affaire. Avec la dématérialisation des documents avec valeur probante, ce délai de trente ans devenait un cauchemar pour les DSI et les avocats : comment garantir que l'on conservera sur une telle durée des documents lisibles sans en changer le moindre bit sous peine de lui faire perdre toute valeur probante ? Avec la loi portant réforme de la prescription civile publiée hier, le délai « ordinaire » de prescription est réduit à cinq ans ! La division par six du délai implique, de fait, à volume annuel constant, une division par six des volumes à conserver de manière obligatoire. Et les difficultés techniques ne sont plus du tout du même ordre : cinq ans est une durée raisonnable pour un format de fichier, même propriétaire. A l'inverse, voilà un coup bien dur pour les prestataires d'archivage à valeur probante (comme CDC Arkhinéo) et les promoteurs des formats ouverts, ceux-ci devenant moins indispensables. Le Diable se cache dans les détails... Oui, mais... Le Diable se cache dans les détails... La prescription civile ordinaire est loin d'être la seule à prendre en compte. Et, de toutes les façons, celle-ci part à compter de la fin d'une opération. Sur un contrat d'infogérance de dix ans, par exemple, le document signé devra donc être conservé quinze ans. De la même façon, la prescription pénale est désormais parfois supérieure à la prescription civile. Si la responsabilité pénale d'une entreprise est engagée, la non-conservation de documents pourrait valoir de graves ennuis aux dirigeants de la société... Bien entendu, au principe général des cinq ans s'ajoute une myriade d'exceptions. Par exemple, outre l'immobilier où la règle reste de trente ans, tout ce qui relève des dommages corporels (aux accidents du travail par exemple) devra être gardé dix ans. Enfin, d'autres obligations non-civiles pèsent sur les entreprises. Notamment en matières comptable et fiscale...