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Pour accompagner le télétravail, la MGEN repense la mise à disposition des postes de travail

Arnaud Méjean, DSI de la MGEN : « Les utilisateurs pourront choisir leur prochain poste de travail dans le catalogue et la commande sera préparée et livrée par Dell de façon individuelle. »

Pour équiper ses 10 000 collaborateurs durant la crise du Covid, puis lors de la mise en place du télétravail et du flex office, le groupe de protection sociale MGEN, membre du Groupe Vyv, a mis en place un processus d'approvisionnement et de logistique optimisé pour ses postes de travail, accompagné par Dell Technologies.

PublicitéActeur majeur de la protection sociale, la MGEN protège plus de 4,2 millions de personnes et compte 10 000 employés répartis sur l'ensemble de la France. Avec la crise sanitaire, la mutuelle a entamé une transformation en profondeur de ses modes de travail, qui s'est poursuivie en 2022 par un accord de télétravail et la mise en place du flex office pour les fonctions s'y prêtant. Pour accompagner ces changements, la MGEN a bénéficié de l'appui de Dell Technologies, qui a aidé le groupe à équiper rapidement ses collaborateurs en postes de travail adaptés, puis à mettre en place un processus logistique optimisé pour déployer les nouveaux terminaux.

« En mars 2020, quand la pandémie de Covid-19 est arrivée, nous étions une entreprise à forte culture présentielle, avec environ 300 télétravailleurs sur 10 000 salariés. Nous étions loin d'être prêts pour basculer en télétravail les 5000 collaborateurs éligibles », explique Frédéric Pauthier, directeur des ressources humaines et des affaires générales de la MGEN. Près de deux ans plus tard, en janvier 2022, le groupe a conclu un accord de télétravail effectif au 1er mars 2022, autorisant entre 25 et 110 jours par an. La mutuelle a également entrepris une rénovation complète de son siège près de la tour Montparnasse, repensant l'aménagement des locaux pour accueillir des collaborateurs en flex office - dont ceux de la DSI, dirigée par Arnaud Méjean, qui vont aménager courant octobre. « Nous avons déjà un site à Marseille en flex office et nous envisageons de généraliser ce mode de fonctionnement », confie Frédéric Pauthier.

Après l'urgence, préparer l'avenir

Pour mener cette transformation à bien, un chemin considérable a été parcouru entre le début de la crise sanitaire et aujourd'hui. Côté IT, le système d'information était plutôt conçu pour un accès depuis les bureaux, avec des applications hébergées on-premise et beaucoup de postes fixes. Les équipes de la DSI ont donc tout d'abord paré à l'urgence. « Dans un premier temps, nous avons dû construire une infrastructure accessible de l'extérieur et sécurisée », se souvient Arnaud Méjean, qui évoque un défi technologique mais aussi humain. En récupérant des serveurs alloués à des projets mis en pause, les équipes ont mis en place un environnement Citrix pour virtualiser les postes de travail, avec une double authentification pour sécuriser les accès. Le débit du réseau a également été augmenté par le fournisseur d'accès pour tenir la charge. Environ quinze jours ont été nécessaires pour construire cette infrastructure. Ensuite, durant trois semaines, les salariés ont reçu leurs informations de connexion à travers des coffres-forts numériques sécurisés, avec un accompagnement important des équipes IT sur la période.

Pour se connecter, les collaborateurs ont d'abord utilisé le matériel dont ils disposaient chez eux, la plupart possédant au moins un ordinateur relié à Internet. « Grâce à Citrix, les utilisateurs retrouvaient le même environnement à la maison que celui qu'ils avaient au bureau », souligne le DSI. Dans un deuxième temps, la crise se prolongeant, il a fallu équiper les salariés. « Nous avons dû chercher un partenaire pour nous aider à monter en puissance très vite sur le télétravail », indique le DRH. C'est à ce moment-là que la MGEN a commencé à travailler avec Dell Technologies, en engageant une réflexion sur le long terme. « Nous avons anticipé que la crise allait durer. Nous avons donc sélectionné du matériel adapté au télétravail généralisé. Il fallait faire vite, dans un contexte de pénurie du marché », relate Arnaud Méjean. Dans le cadre d'un premier lot, la mutuelle a co-sélectionné avec le constructeur des terminaux passifs Wyse tout-en-un de 24 pouces, équipés de caméras. « Nous avions déjà ces terminaux dans nos centres de gestion, ce qui permettait aux gestionnaires de retrouver chez eux le même matériel. En outre, ceux-ci sont très simples à administrer et ils étaient rapides à tester et à déployer pour nos équipes », souligne le DSI. Dans un second lot, la MGEN a retenu plusieurs modèles d'ordinateurs portables Dell Latitude, destinés à des populations cibles différentes. « Pour choisir les terminaux, nous sommes partis des usages. Les gestionnaires ont besoin d'avoir le même environnement à la maison que sur site. Pour les commerciaux et les conseillers, c'est la mobilité qui prime, tandis que pour les fonctions d'actuariat ou les collaborateurs IT, c'est plutôt la puissance », explique Arnaud Méjean.

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Frédéric Pauthier, directeur des ressources humaines et des affaires générales de la MGEN : « Le télétravail réinterroge la façon de travailler. »

Une transformation accomplie en 18 mois

Côté RH, la mutuelle a également préparé avec soin la généralisation du télétravail. « Nous avons formé les encadrants au management à distance. Au total, 700 managers ont été formés en un mois et demi », indique Frédéric Pauthier. « Le télétravail réinterroge la façon de travailler. On privilégie les activités de concentration quand on est chez soi, tandis que sur site, on travaille davantage en mode collaboratif. Cela nécessite de réorganiser son agenda, mais aussi celui de la communauté avec laquelle on travaille, c'est toute la difficulté », observe le DRH. Frédéric Pauthier note également que ces évolutions conduisent à repenser l'entreprise, qui passe d'une relation de mandant à une relation d'attractivité avec les salariés.

Au total, environ 2 500 terminaux Wyse ont été déployés ainsi que 1 400 ordinateurs portables, avec les équipements périphériques et les licences adaptées à chaque configuration. Le budget total se situe dans une fourchette de 5 à 7 millions d'euros, un investissement conséquent, mais qui était nécessaire pour transformer rapidement les environnements de travail, et qui aurait dans tous les cas été fait selon le DSI. « Ce que nous avons fait en 18 mois avec l'aide de Dell, cela nous aurait pris trois ou quatre ans autrement », estime Frédéric Pauthier. C'est en effet lors du déploiement que la collaboration a pris tout son sens. Le constructeur a mis en place un processus de préparation adapté dans ses usines, différent selon qu'il s'agit de terminaux légers ou de PC, où les machines sont directement configurées avec l'environnement de chaque collaborateur. Plusieurs modes opérationnels ont également été proposés pour livrer les équipements, dont des envois groupés dans les centres régionaux de la MGEN ou des interventions en direct des équipes Dell chez les salariés. « Le but est que les collaborateurs deviennent opérationnels en quelques minutes », indique Jean-Paul Nussbaumer, vice-président en charge des grands clients chez Dell Technologies France. Cette logistique a aussi changé les habitudes de travail des équipes IT de la MGEN. Avant, celles-ci recevaient des palettes de machines qu'elles masterisaient. Maintenant, les masters sont confiés au fournisseur, qui prépare toutes les machines et assure leur livraison au domicile des collaborateurs. « Les services IT de la MGEN ne touchent pas la machine », souligne Jean-Paul Nussbaumer.

Jean-Paul Nussbaumer, vice-président en charge des grands clients chez Dell Technologies France : « nous avons mis en place un déploiement en mode zero touch. »

Gérer l'ensemble du cycle de vie

La première commande a eu lieu en mai 2020. De début juin à mi-juillet, les terminaux Wyse ont été envoyés aux salariés de la MGEN, puis cela a été le tour des ordinateurs portables. Aujourd'hui, la majorité des machines sont livrées deux semaines après la commande. Pour pousser encore un cran plus loin le modèle et profiter de la chaîne logistique mise en place, la MGEN a repensé l'ensemble du cycle de vie de ses postes de travail. Pour les prochains renouvellements (en moyenne tous les 3 ou 4 ans selon les besoins), les utilisateurs pourront choisir directement leur machine sur catalogue parmi des configurations présélectionnées par la DSI, ainsi que l'ensemble des équipements associés (souris, sacoche, caméras, etc.). Un workflow déployé dans EasyVista, l'outil ITSM de la mutuelle, envoie ensuite la commande à Dell, qui prépare celle-ci de façon individualisée et l'envoie chez le salarié ou en point relais. Sur le même modèle, les anciens postes peuvent être récupérés directement au domicile et le constructeur assure ensuite le reconditionnement ou le recyclage. « Cela permettra des économies significatives sur l'ensemble du cycle de vie, car les coûts sont bien moindres en services internes », pointe Arnaud Méjean, qui indique être en train de tester le modèle sur les premiers renouvellements.

Cette collaboration, nouée dans un contexte tendu, a conduit les deux partenaires à réfléchir ensemble sur d'autres sujets stratégiques. Au cours des mois qui viennent, la MGEN va ainsi travailler avec Dell sur la cybersécurité et la transformation du data center dans un monde multicloud. « Les infrastructures ne s'arrêtent jamais d'évoluer. Nous savons que nous allons devoir aller vers un modèle hybride, avec différents fournisseurs à sécuriser, à manager et à piloter, le tout au sein du groupe Vyv, dont nous sommes l'un des opérateurs », indique Arnaud Méjean.