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Pouey International dématérialise ses dossiers de recouvrement

Le groupe bordelais a choisi les solutions d'Azur Technology.

PublicitéPouey International est un groupe spécialiste de la gestion du risque client depuis 1884. Il assure trois activités : le renseignement commercial, la garantie de paiement et le recouvrement de créances. Cette dernière activité concerne soixante personnes en interne, , y compris le service juridique et le service international, auxquels il faut ajouter les intervenants extérieurs comme les huissiers et les avocats.

Une technicienne de recouvrement gère en moyenne 800 dossiers, qui étaient disposés sur des « rotatives à dossiers » (voir photographie). Ce processus traditionnel limitait la fluidité des échanges et du partage des informations, ralentissait les traitements et nuisait à l'efficacité de l'activité. Pouey International a donc décidé d'opter pour une dématérialisation globale via une GED en 2008.

Parmi les difficultés du projet, il y avait la masse de documents concernés : plus de 35 000 dossiers, comprenant jusqu'à 40 pièces et jusqu'à 300 pages chacun auxquels s'ajoutent en moyenne chaque mois 2 000 à 3 000 nouveaux dossiers et plus de 10 000 documents. Mais il y avait aussi la nécessité d'intégrer la GED et le logiciel de gestion métier créé en interne sous iSeries (AS/400).

Après un appel d'offres auprès de quatre prestataires, le groupe bordelais a choisi les solutions d'Azur Technology : Xpert.capture pour la numérisation des courriers entrants (200 à 600 par jour) et Xpert.ECM pour l'archivage et la consultation des différents documents dans un dossier unique accessible via un simple navigateur.

Les courriers entrants sont dématérialisés, stockés dans la GED et affectés à un dossier référencé par un identifiant unique. Les pointeurs sont partagés entre les applications à partir desquels les documents seront affichés. Ils sont répartis entre six classes en fonction de l'interlocuteur : client, débiteur, mandataire, avocat, huissier et autres tiers. Les courriers sortants issus de Lotus Notes sont également injectés dans la GED.

Le projet est opérationnel depuis avril 2010. Il a permis de gagner entre 4 et 5 jours sur les traitements de dossiers de recouvrement et de diminuer les coûts postaux de 25%. Les dossiers papiers sur rotatives sont totalement remplacés par la GED et il n'y a plus aucune photocopie pour les échanges internes. Le coût du projet n'a pas été précisé.

A terme, les compte-rendus de conciliations amiables par des mandataires seront également intégrés à la GED de manière automatique ainsi que les mails. Enfin, un portail extranet va être mis en oeuvre à l'attention des prestataires externes (avocats, huissiers...).