Tribunes

PGI & Partenaires : Rôles & Responsabilités, Termes & Conditions contractuels

L'auteur synthétise ici les bonnes pratiques à respecter dans les relations entreprise-intégrateur-éditeur pour bien implémenter un PGI.

PublicitéTrès tôt dans le déploiement d´un PGI, il est nécessaire de sécuriser d´un point de vue juridique un certain nombre d'éléments : cahier des charges, devoir de conseil, responsabilités contractuelles de l'entreprise, de l'éditeur et de l´intégrateur, etc. Autant que faire se peut, la formulation des attentes et des demandes doit être précise et quantifiée pour pouvoir être opposable, s'il y a besoin.

Quelles sont alors les recommandations clés et les meilleures pratiques pour établir l'adéquation des termes et des conditions contractuelles avec les partenaires du Projet PGI ? 13 points spécifiques à prendre en compte :

1. Ne pas considérer que l'approche basique « obligation de moyens pour l'entreprise » et « obligation de résultats pour les partenaires » est suffisante. Elle est nécessaire mais elle doit être encadrée par les recommandations suivantes
2. Ne pas confondre les termes et les conditions contractuelles d'un projet de déploiement d'PGI avec ceux d'un contrat d'infogérance. L'objectif d'un PGI n'est pas d'externaliser des services de tout ou partie du système d'information de l'entreprise
3. Si elle le désire, l'entreprise peut écrire elle-même son propre contrat avant de le négocier avec ses partenaires
4. Border les grands domaines contractuels :
A- spécifications des prestations (tâches à réaliser, méthodologie utilisée, etc.)
B- conditions de réalisation (budget, délais, etc.)
C- pré-études et solutions proposées
D- résultats attendus
E- obligations réciproques
F- clauses financières
G- conditions de levée de réserve, de garantie
H- clauses de réussite et d'échec
5. Les départements achats et juridique doivent accompagner le DSI lors des réunions de négociation, pas les directions métiers
6. Le périmètre fonctionnel et les services ne peuvent être figés en début de projet. Un projet PGI est un projet à géométrie variable
7. Une lettre d'intention trop précoce est fortement déconseillée : manque de visibilité et de compréhension des activités, impact négatif possible sur le contrat final
8. Comment l'entreprise peut se positionner en mode « gagnant-gagnant » durant la négociation avec ses partenaires ? Leader dans son secteur d'activité, client référence pour de futurs prospects, beta-client, client pilote, coproduction de fonctions spécifiques, etc. ?
9. Les droits de propriété, le support, l'upgrade et l'intégration de spécifiques doivent faire l'objet de termes et de conditions clairs avec l'éditeur et l'intégrateur
10. L'obligation de résultat d'un partenaire demande néanmoins à l'entreprise de conserver la visibilité régulière sur les ressources, le budget, le planning et les activités du partenaire. Ceci afin d'éviter des « surprises tardives »
11. La facturation des activités doit être directement liée aux jalons et aux livrables agréés avec les partenaires. Il faut rester très ferme sur ce point
12. L'entreprise doit se ménager des sorties possibles durant le déploiement : contexte économique, gel d'un ou plusieurs lots, manquement, qualité ou retard de la part d'un partenaire, etc.
13. Les rôles et les responsabilités des équipes, des individus et de chaque partenaire doivent être scrupuleusement définis. Lever toute ambigüité en début de projet

PublicitéLes termes et les conditions contractuelles ayant été explicités, regardons maintenant quels sont les trois groupes d'activités basés sur le produit PGI, les processus métiers et le projet de déploiement qui sont coordonnés et exécutés par les trois acteurs que sont l'éditeur, l'intégrateur et l'entreprise. L'enjeu est de décider « qui va faire quoi » ? Seules les activités à haut niveau de la transformation de l'entreprise et de la mise en place de la solution PGI sont décrites ici.

1. Accorder une très grande importance à choisir et mettre en place le modèle de partenariat optimum pour l'entreprise :
A- Entreprise-éditeur-intégrateur
B- Entreprise-éditeur
C- Entreprise-intégrateur
2. Ne pas hésiter à changer de modèle en début de projet si le modèle en cours n'est pas satisfaisant
3. Noter que l'intégrateur ou l'éditeur peut assumer le double rôle éditeur-intégrateur
4. S'inspirer du tableau ci-dessous pour déterminer la version du modèle de partenariat et ses activités clés associées qui conviennent le mieux à l'entreprise
5. Le partenaire qui n'est ni « responsable » ni « support » a néanmoins un rôle consultatif à jouer. Le consensus est une des conditions sine qua non de la réussite du projet

Nous pouvons constater dans le tableau ci-dessus que l'entreprise doit conserver la pleine responsabilité de la majorité des activités (plus des deux tiers). C'est à ce prix qu'elle gardera (ou reprendra) le contrôle de son Projet PGI.

Article rédigé par

Jean-Louis Tomas, Président fondateur de S.I. Antipolis
Jean-Louis Tomas, président fondateur et consultant principal de S.I. ANTIPOLIS, a été responsable du déploiement et de la maintenance de plusieurs ERP en Europe.

Dans ses rôles de Directeur de projet et d'IT Manager européen, il a géré de nombreux grands projets informatiques au sein de différents Groupes. Il maîtrise les domaines d'activités allant de l'avant-vente à l'après-vente en passant par la production.

Jean-Louis Tomas a construit son expertise dans le domaine des ERP en déployant plusieurs sites internationaux. Il a implémenté les modules Finance, Distribution et Production d'Oracle Applications, ainsi que les modules FICO, SDMM et MMPP de SAP dans 16 pays européens.