Projets

Orly passe en mode collaboratif

Sarah Francisco, chargée de communication interne à Orly, a utilisé Silverpeas pour développer un intranet. (Crédit Photo: DR)

A la recherche d'une solution de collaboration, la mairie d'Orly s'est inspirée de l'expérience d'une autre commune qui a choisi la plateforme open source Silverpeas.

PublicitéPour beaucoup de personnes, Orly est synonyme d'aéroport, mais c'est aussi une commune du Val de Marne de plus de 23 000 habitants. Elle compte 800 agents permanents. Parmi eux, il y a Sarah Francisco, chargée de communication interne. Il y a 3 ans lors de sa prise de poste, elle a « réalisé un audit pour connaître les besoins en matière d'outils de communication interne ». Elle a donc soumis un questionnaire auprès des agents et a constaté « qu'ils désiraient recevoir davantage d'informations relatives à la collectivité ». Fort de ce constat, Sarah Francisco a proposé la mise en place d'un intranet à la direction.

Parmi les contraintes, « nous voulions que ce projet ait un coût inférieur au seuil minimal du marché public, car nous voulions éviter de passer par un appel d'offres », souligne la chargée de communication interne. Elle a ensuite « interrogé les collectivités alentour pour connaître leurs usages » et « a rencontré les collègues d'une collectivité voisine en passant par le syndicat d'informatique que nous avons en commun ».

Inspiration de Choisy-le-Roi et un début de dématérialisation

En l'occurrence, il s'agissait de la mairie de Choisy-le-Roi qui a installé un intranet basé sur la solution open source Silverpeas. Pour Sarah Francisco, « nous avons pu assister à la présentation de l'outil faite aux agents de Choisy-le-Roi. La solution répondait à nos exigences : elle était prête à l'emploi et respectait notre contrainte budgétaire ». La mise en place de la plateforme s'est donc déroulée rapidement et « les agents s'approprient l'outil à leur rythme » glisse-t-elle en ajoutant, « nous comptons de plus en plus d'utilisateurs réguliers ».

Loin d'être figée, la plateforme collaborative évolue en fonction des demandes. « Nous avons par exemple digitalisé les démarches RH grâce à Silverpeas (changement de coordonnées, déclaration de situation, demande de congés, etc.) Avant ces procédures se faisaient sur papier, ce qui était contraignant pour les agents éloignés. Silverpeas nous a donc permis de nous engager dans une démarche de dématérialisation », évoque Sarah Francisco.