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Optic 2000 dématérialise toute la gestion de ses factures fournisseurs

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L'enseigne spécialisée dans la santé visuelle Optic 2000 a mis en place la solution Procure-to-Pay d'Esker pour dématérialiser la totalité de son processus de gestion des factures fournisseurs.

PublicitéEnseigne spécialisée dans la santé visuelle, Optic 2000 reçoit en moyenne 24 000 factures fournisseurs par an. Pour fluidifier la gestion de celles-ci, le groupement a choisi en 2019 de passer à un processus entièrement dématérialisé. Auparavant, le traitement de ces factures était effectué de façon manuelle, avec des risques accrus d'erreurs de saisie ou de perte de documents. Pour l'équipe chargée de cette mission, constituée de six personnes, cela se traduisait par de nombreuses tâches chronophages. Par ailleurs, les factures étaient archivées sous forme papier, rendant également la recherche fastidieuse. Enfin, l'entreprise ne disposait pas d'une visibilité complète et en temps réel sur son processus et sur les éléments validés ou à payer, ce qui compliquait la gestion des flux de trésorerie et était susceptible d'engendrer des retards de paiement.

Pour faciliter le travail de l'équipe comptable, fiabiliser les traitements et fluidifier la relation avec ses fournisseurs, l'enseigne a retenu la solution de Procure-to-Pay d'Esker, intégrée avec son système ERP SAP. Après des phases de test et de validation, l'outil a été déployé et est en production depuis décembre 2019. « L'éditeur nous a accompagnés pour que la transition se fasse en douceur. Le groupement a formé en priorité les assistantes de direction puis s'est appuyé sur leur expertise pour guider la prise en main de la solution par toutes les parties prenantes concernées. Cette approche verticale a très bien fonctionné, comme en témoigne le taux d'adhésion élevé des équipes à la solution », souligne Nicolas Queneau, directeur administratif et financier (DAF) d'Optic 2000.

Un accès aux documents en temps réel et de n'importe où

Aujourd'hui, la solution est utilisée par plus de 200 personnes. Les comptables ont gagné un temps précieux, leur permettant de se concentrer sur le suivi et l'analyse des comptes fournisseurs. Dans la continuité du projet, Optic 2000 a d'ailleurs équipé ces derniers d'un double écran, pour un confort et une efficacité accrus. « Désormais, nous identifions précisément où en est le traitement des factures et avons accès en temps réel et de n'importe où, aux documents associés. Cette flexibilité et ce gain de temps sont précieux pour améliorer en continu la qualité de service que nous apportons à nos clients et fournisseurs, encore plus dans le contexte actuel », apprécie Nicolas Queneau.

Durant la crise sanitaire, la solution a également contribué à la continuité d'activités, comme le souligne le directeur administratif et financier : « Le choix de dématérialiser nos processus s'est avéré particulièrement payant pour élaborer rapidement un plan de continuité d'activité efficace. Depuis l'application mobile d'Esker, les équipes en télétravail ont pu facilement piloter à distance et sans friction la gestion des factures fournisseurs. Cette mission aurait été autrement plus complexe s'ils avaient dû se rendre sur site quotidiennement. » L'entreprise envisage désormais d'aller plus loin en intégrant la gestion des demandes d'achat.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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