La Mutuelle Générale, pionnier de la digitalisation de la paye
Innover et garantir la performance : un duo à assurer
Les DSI ne peuvent se permettre de sacrifier l'un au profit de l'autre. D'un côté, il leur fait innover et permettre l'innovation métier. De l'autre, "il faut que ça marche" : la performance est une obligation, même un pré-requis. Pour cela, comme en témoignent les DSI de grands comptes interrogés...
DécouvrirSocle de la GRH, la paye est souvent un laissé pour compte de la digitalisation. Sauf à La Mutuelle Générale, premier client français de Workday après avoir abandonné ADP. La mise en production de la paye au 1er janvier 2018 constitue un premier pas dans un vaste programme de numérisation de la gestion des ressources humaines.
Publicité« Qu'on le veuille ou non, la paye est la base, à solidifier avant le reste pour être crédible et pour s'en servir de référentiel de données en matière de ressources humaines » affirme Stéphane Gannac, directeur général adjoint de La Mutuelle Générale. La volonté de digitaliser la gestion des ressources humaines au sein de cette mutuelle s'est donc avant tout traduite par une digitalisation de la paye. Cette démarche était aussi liée à une problématique plus concrète et immédiate : la solution en place arrivait en fin de vie et une migration devenait urgente.
Jusqu'à fin 2017, la paye de La Mutuelle Générale était en effet confiée à ADP. Et ce prestataire de BPO avait déjà averti de la nécessité d'engager une importante migration. La question avait été laissée un peu de côté car La Mutuelle Générale avait envisagé de se rapprocher d'un autre acteur, rapprochement qui aurait abouti à récupérer l'outil en place chez cet acteur. Mais, une fois ce projet abandonné, la question de la paye redevenait urgente. Et, dans toute entreprise, il n'existe pas de sujet plus sensible que celui de la paye. Un arrêt ou des erreurs sont inenvisageables.
Une consultation du marché très ouverte
Jusqu'à début 2017, La Mutuelle Générale a donc « regardé le marché ». Les acteurs traditionnels (ADP, Cegid...) ont été consultés. Et l'équipe projet a découvert Workday. La couverture fonctionnelle de ce prestataire SaaS semblait convenir mais il ne disposait d'aucun client en France. Stéphane Gannac se souvient : « nous avions donc des inquiétudes en matière de pérennité de l'offre et en lien avec l'impossibilité de nous reposer sur un cas français. » Workday, bien sûr, avait besoin d'un premier client français et s'est révélé très à l'écoute de La Mutuelle Générale. Même si les formations n'existaient pas en Français au départ...
« La France est l'un des quatre pays, avec les Etats-Unis, le Canada et le Royaume-Uni, à disposer d'une paye dédiée dans Workday » signale Thierry Mathoulin, directeur de Workday France. Avec 9000 collaborateurs dans le monde dont 2000 en Europe, l'éditeur sert 2400 clients dans le monde pour un total de plus de 30 millions d'employés gérés. Lors de l'implantation de Workday en France, il n'existait pas de SaaS réel (multi-tenant) couvrant la gestion des entreprises plus grandes que des TPE. Aujourd'hui, Workday opère auprès d'entreprises telles que Babylou, Meetic et Webedia et prospecte auprès d'entreprises de plus de 10 000 salariés. L'éditeur revendique de gérer des comptes de plus de 300 000 collaborateurs aux Etats-Unis et 50 000 au Royaume-Uni.
Une audace sans témérité
En février 2017, La Mutuelle Générale a décidé d'opter pour Workday afin de gérer ses payes avec la garantie que les données seraient stockées en Europe (Irlande et back-up à Amsterdam). « DSI et DRH ont eu de l'audace » reconnaît Stéphane Gannac qui ajoute : « un outil full digital est toujours mieux qu'une surcouche digitale à un outil plus traditionnel. ». Mais l'audace n'était tout de même pas de la témérité. Si la paye était prête à fonctionner au début de l'été 2017, elle a été testée durant tout le second semestre. Et, lancée en production au 1er janvier 2018, la paye a conservé ADP en back-up durant un trimestre. Le raccordement comptable avec l'ERP Oracle a notamment été finalisé au 1er trimestre 2018.
PublicitéAvec la nouvelle paye sont arrivées plusieurs évolutions majeures. Tout d'abord, le bulletin de paye dématérialisé est devenu la norme. Seules deux personnes bientôt à la retraite ont demandé à conserver un bulletin papier. Ces bulletins sont stockés chez un tiers indépendant, PeopleDoc, dans un coffre-fort individuel auquel chaque salarié accède avec un identifiant personnel. « Si un de nos collaborateurs nous quitte, il est évidemment nécessaire qu'il conserve son accès à ses bulletins de paye » note Stéphane Gannac.
Une transition parfois délicate
Plus délicat a été le passage au « badgeage virtuel » sur poste de travail. Le personnel non-cadre doit en effet pointer ses arrivées et ses départs, ce qui se faisait auparavant avec une badgeuse traditionnelle. Le badgeage sur poste de travail suppose une manoeuvre particulière non-liée à une connexion à un outil métier précis (ces outils pouvant varier selon les postes et les moments de la journée). Stéphane Gannac remarque : « ce sujet a été le plus sensible dans nos discussions avec les syndicats. » L'avantage relevé pour les salariés a notamment été le fait que chacun pointant de son poste, personne n'était désavantagé à cause de sa position physique par rapport à la badgeuse.
A l'heure actuelle, huit salariés utilisent Workday pour la gestion de la paye, certains évoluant vers des postes d'administrateurs de SIRH ou d'administrateurs de données. Pendant leur formation, l'équipe a été renforcée par deux intérimaires qui ont utilisé l'ancien outil. Désormais, dans une logique de « symétrie des attentions », les salariés disposent d'un espace numérique personnel, comme les clients de la mutuelle. Pour les managers, Workday apporte une information en temps réel sur des données comme les congés et absences contre des retours le mois suivant (une fois une paye générée) avec l'ancien outil.
Une solution toujours en cours de déploiement
« Avec Workday, nous avons divisé le coût de fonctionnement par deux, passant de 38 à 15 euros/bulletin » (hors coût de personnel de gestion) se réjouit Stéphane Gannac. Le coût de la redevance est en effet au collaborateur géré. Le retour sur investissement est attendu au bout de 4,5 ans.
Depuis début 2018, Workday est donc utilisé pour la paye et la gestion des temps au sein de la Mutuelle Générale. Plusieurs autres modules sont en cours d'intégration et devraient être déployés début 2019 comme la gestion des entretiens d'évaluation (en remplacement de Talentsoft), celle de la formation et celle du recrutement. En, phase d'intégration, lorsqu'un candidat a signé son contrat de travail mais n'est pas encore au sein de l'entreprise, ce nouvel embauché peut accéder à son compte.
Article rédigé par
Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO
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