Tribunes

Migration SEPA : les entreprises ne doivent plus attendre

Au 1er février 2014, les modes de paiements dématérialisés (virements, prélèvements...) non-compatibles avec le SEPA seront obsolètes et systématiquement rejetés. Le retard à la migration des entreprises françaises est donc préoccupant.

PublicitéLes entreprises ont jusqu'au 1er février 2014 pour adapter leurs systèmes de paiement au nouveau dispositif de prélèvements et de virements de la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area, espace unique de paiement en euros). Après cette date, les formats locaux utilisés jusqu'à présent pour ce type de transactions ne seront plus acceptés.

Cette évolution touche les PME, les multinationales et, dans une moindre mesure, les particuliers. En effet, le SEPA concerne toutes les entreprises qui paient leurs fournisseurs domestiques ou transfrontaliers et leurs employés par virement et qui débitent leurs clients via des prélèvements. À compter du 1er février 2014, les virements domestiques et les prélèvements de la zone euro seront tous des flux SEPA.

Néanmoins, au vu des dernières statistiques de la Banque Centrale Européenne (BCE), le Comité National SEPA s'inquiète de la trop lente montée en charge de la migration des entreprises françaises - et européennes - vers les nouveaux moyens de paiement SEPA. En effet, les volumes de virements SEPA peinent à atteindre la barre des 57% en France comme en Europe. Quant à la migration au prélèvement SEPA, elle affiche un encéphalogramme quasiment plat avec des flux inférieur à 3% en France (contre 7% environ en Europe) !

Retard de migration SEPA : les risques sont réels

Il convient de distinguer les risques inhérents au virement et ceux attachés au prélèvement. Concernant les virements SEPA, les risques concernent en premier lieu les surcoûts et les problèmes de sécurité dus aux éventuelles opérations de transformation des fichiers que pourraient engager l'entreprise. Avec en filigrane de potentiels risques financiers, liés à d'éventuels défauts de paiement pour les salaires, les règlements fournisseurs, les impôts et taxes qui entraînent des pénalités de retard. Les risques d'une non-conformité des prélèvements SEPA peuvent s'avérer encore plus importants car la mise en place de ce nouveau moyen de paiement va bien au-delà d'une migration technologique. Le projet doit en amont s'accompagner d'une réflexion globale sur la conduite du changement en interne et vis-à-vis des clients de l'entreprise.

En matière de prélèvement SEPA, les créanciers ont l'obligation de respecter un certain nombre de nouvelles procédures, afin d'éviter tout risque de contestation de la part des débiteurs. On peut notamment citer la notification aux débiteurs et la référence unique de mandat, à savoir les documents à fournir aux nouveaux clients dans le cadre de la signature des mandats. Entre ces nouveaux process et une interprétation des données plus complexe, on comprend aisément qu'un projet de cette ampleur ne peut être lancé au dernier moment. Des risques (données erronées, absence de code BIC valide...), confirmés par le récent rapport d'Experian, qui met l'accent sur l'addition potentiellement salée de la non-conformité au SEPA, l'échec des paiements électroniques étant chiffré à plus de vingt milliards d'euros par an.

PublicitéDes opportunités économiques non négligeables

L'adaptation au SEPA va sans aucun doute avoir un coût pour les entreprises et, selon la démarche adoptée, l'investissement nécessaire sera plus ou moins élevé. Cependant, elle constitue une opportunité d'innovation pour les entreprises. Ce projet peut en effet être la première étape d'une harmonisation technique et fonctionnelle pour la trésorerie et les paiements en impliquant, par exemple, la création de standards et de processus communs, la rationalisation de l'écosystème bancaire et, avec le temps, la rationalisation des coûts.

Récemment, la presse soulignait que ''l'Europe des moyens de paiement avait déjà fait économiser 300 millions d'euros aux entreprises françaises''. Cette économie a été rendue possible grâce à l'homogénéisation des tarifs bancaires déclenchée par le SEPA il y a trois ans. En France, elle a fait passer les dépenses bancaires liées à la gestion de la trésorerie des entreprises de 0,079 % de leur chiffre d'affaires en 2005 à 0,054 % en 2011, tendance que l'on observe également en Italie et en Espagne et, dans une moindre mesure, en Allemagne.

Il existe aussi des avantages pour (...)

Il existe aussi des avantages pour la zone euro : réduction des délais de paiement, plus grande concurrence pour la proposition de services de paiement, baisse des coûts associés à ces paiements et à leur traitement, amélioration de l'identification et du rapprochement des encaissements et des paiements, conquête de nouveaux marchés...

La BCE estime que des économies cumulées de 123 milliards d'euros sont attendues sur une période de six ans. Toutefois, ces économies et les coûts d'exploitation augmenteront à mesure que les entreprises utiliseront deux systèmes pour les paiements et, de ce fait, il leur est vivement conseillé de mettre en oeuvre le système SEPA dès que possible afin de réaliser des économies d'échelle.

En tant que parties intégrantes du système, les banques, associations professionnelles, experts-comptables et chambres de commerce devront accompagner les entreprises dans le cadre du processus de migration vers le SEPA.

À titre d'exemple, la Finlande, qui a terminé la migration vers le SEPA pour les virements (SCT) en octobre 2011, souligne que l'un des facteurs ayant contribué au succès et à la rapidité de l'adaptation a été l'organisation du plan national de migration par la Federation of Finnish Financial Services (FFFS), dont font partie toutes les banques finlandaises. Celles-ci ont travaillé au processus de migration en étroite collaboration avec les entreprises et administrations publiques participantes. En outre, l'adoption de canaux standards multibancaires communs a facilité l'investissement des entreprises dans la migration SEPA.

Un projet d'entreprise propice à l'optimisation des processus

Un projet de migration SEPA répond aux mêmes impératifs que tout autre projet à fort impact organisationnel et technologique. Il nécessite de coordonner la disponibilité d'action d'une pluralité d'intervenants, aussi bien internes à l'entreprise que les partenaires pour constituer un projet à l'échelle de l'entreprise et non un simple projet informatique. En effet, cette adaptation implique le service commercial, chargé de gérer non plus les autorisations de prélèvement classiques mais les mandats uniques normalisés, les services ressources humaines et marketing, pour actualiser les données bancaires de l'ensemble des employés et des clients avec leurs numéros d'IBAN et les codes BIC, le service juridique, qui doit prendre en compte les responsabilités liées à ces nouveaux débits, ainsi que le service des finances évidemment, puisque la facturation, la gestion des flux financiers quotidiens, le rapprochement bancaire et les relations avec les banques évoluent. Le service informatique est également concerné car l'entreprise doit s'assurer de disposer de logiciels de gestion actualisés pour gérer les nouvelles données bancaires, les nouveaux formats et les nouvelles informations complémentaires.

Pour l'entreprise mobilisée en mode-projet, l'enjeu final est de taille : faire face à ses engagements financiers, à savoir payer et encaisser dans les délais réglementaires impartis. En amont, l'audit interne permet de baliser précisément le périmètre du projet et de formaliser les prérequis comme la cartographie des flux - une phase propice à l'optimisation des processus -, l'inventaire des fonctions concernées, l'analyse d'impacts, le budget alloué et le planning. Après validation des options étudiées en ateliers, débute la phase de déploiement, avant la recette et enfin la mise en production. De l'anticipation à la conduite de changement, toutes les phases du projet s'accompagnent d'une démarche pédagogique visant à expliquer les enjeux et à former les utilisateurs.

Au regard de l'ampleur de la tâche, il apparaît urgent de ne surtout plus attendre pour mettre en place une migration SEPA en vue de se conformer à la réglementation européenne. Pour se mettre le plus rapidement possible en conformité et éviter de tout changer d'un coup, les entreprises mettent en place des convertisseurs qui prennent les flux qui sont encore à la norme française CFONB et les transforment en XML SEPA. Si pour la partie virement cela peut s'entendre, cela s'avère plus compliqué pour la partie prélèvements au vu du manque d'informations qu'il faut rechercher ailleurs. De plus, il existe une notion nouvelle, le mandat, que le créancier doit gérer avec tout l'impact juridique qu'il entraîne puisque le créancier en a la responsabilité. Au final, mettre en place des convertisseurs seuls ne permet pas de résoudre le problème pour la partie prélèvement.

Article rédigé par

José Teixeira, Responsable secteur bancaire chez Sage
Responsable des offres de communications bancaires et des moyens de paiements chez Sage, auparavant en charge de l'activité Electronic Banking au sein d'XRT. Il a été directement impliqué avec ses équipes dans la définition et le positionnement des offres SEPA du groupe.