Management

Mettre en place des bonnes pratiques communes pour optimiser la gestion de projet

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Isabelle Poulet est adjointe au sous-directeur en charge des projets applicatifs à la Mairie de Paris. Pour optimiser la gestion des projets mais aussi les relations DSI/métiers/fournisseurs, elle a déployé de bonnes pratiques et des outils collaboratifs progressivement en trois ans.

PublicitéIsabelle Poulet dispose d'une double formation technique et managériale : ingénieur Supélec et DESS de l'IAE Paris. Elle a débuté sa carrière dans l'informatique embarquée militaire et aérospatiale avant d'opérer dans de grands projets publics (Chorus...). En 2007, elle a rejoint la DSTI de la Mairie de Paris où elle est devenu adjointe au sous-directeur en charge des projets applicatifs.

Elle y a notamment travaillé sur la mise en place de bonnes pratiques communes pour optimiser la gestion de projets.

CIO : Pourquoi avez-vous entrepris de travailler sur les pratiques de gestion des projets au sein de la Mairie de Paris il y a trois ans ?

Isabelle Poulet : La Mairie de Paris disposait de nombreux chefs de projets très expérimentés qui n'avaient pas attendu de telles « bonnes pratiques » pour savoir « bien travailler » et réaliser des projets...

La diversité des expériences offrait une vraie opportunité de capitalisation des pratiques et devait nous permettre de gagner en efficacité, notamment pour nos chefs de projets juniors. Nous avons mené un changement progressif, qui n'est d'ailleurs pas achevé.

CIO : Par quoi avez-vous commencé ?

Isabelle Poulet : Nous avons ciblé en premier lieu la standardisation de la contractualisation des projets, très sensible pour nous, car elle définit notre fonctionnement avec le prestataire; puis le dispositif s'est étendu progressivement à la construction des nouveaux projets, puis des trains de maintenance sur l'ensemble du parc applicatif. Pour finalement revenir aux phases amont avec la mise au point en 2010 d'une démarche Design to Cost devant nous permettre de mieux ajuster le périmètre des projets avant leur lancement dans le cadre d'une gestion de portefeuille de projets.

Pour cibler les prestations à intégrer dans le CCTP [Cahier des Clauses Techniques Particulières, description des exigences techniques et fonctionnelles du produit et des prestations projet, NDLR], le chef de projet procède à un premier cadrage du projet avec la MOA. Cela permet de définir la trajectoire, les livrables et les modalités de travail requises pour chaque chantier. Préciser les prestations attendues avec un bon niveau de détail permet au prestataire d'apprécier et d'intégrer très tôt notre mode de fonctionnement. Cette approche nous permet de gagner un temps appréciable pour le pilotage du projet.

Coté fonctionnel, à terme, le Design to Cost a un effet induit de sécurisation du cahier des charges. Il nous permet de définir de façon plus exhaustive et précise les exigences fonctionnelles finalement retenues dans le périmètre de la solution.

CIO : Comment avez-vous géré le changement ?

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CIO : Comment avez-vous géré le changement ?

Isabelle Poulet : Nous nous sommes appuyés sur la mise en place d'un cadrage systématique et en deux temps de chaque nouveau projet.

Le cadrage est organisé autour d'une analyse systématique des chantiers, de leur contexte et de leurs risques. Il en résulte un choix de trajectoire (paliers fonctionnels, sites pilotes ou non, stratégie de déploiement) et un planning avec des risques résiduels partagés par tous. Par exemple, si une contrainte métier impose une date précoce pour une mise en production, cela peut signifier qu'il n'y aura qu'un nombre limité de tests de reprise de données, donc un risque sur la complétude des données reprises.

Le premier niveau de cadrage est effectué avec la MOA avant contractualisation.

Au fil des nouveaux projets, chaque chef de projet vient présenter son projet avant de formaliser le CCTP. Ce premier « contact » permet de partager les acquis du dispositif de « bonnes pratiques », et de sélectionner les modalités pertinentes à confirmer dans le CCTP.

Le délai induit par cette réflexion sur l'intégralité du périmètre projet est compensé par un gain de temps sur la formalisation du CCTP. Donc l'ensemble est plutôt bien perçu par les chefs de projet.

Le cadrage est ensuite réexaminé et approfondi en début de construction de la solution, avec l'ensemble des acteurs projet, en prenant en compte les évolutions du contexte (choix d'une solution progiciel par exemple). Il permet de converger vers le planning de référence du projet et de partager les modalités de travail applicables. C'est aussi l'occasion de présenter à l'ensemble de l'équipe, MOA et prestataires inclus, les pratiques et outils - en l'occurrence O2T. [Voir encadré] - qui sont utilisés pour gérer le projet.

CIO : Ce n'est pas un peu lourd d'avoir une telle démarche systématique ?

Isabelle Poulet : Le Chef de Projet a la possibilité d'ajuster la démarche en fonction du contexte, en particulier des risques et de la taille du projet, bien sûr. L'objectif est d'être explicite dès la contractualisation afin que tous les acteurs projets soient informés et alignés en connaissance de cause.

CIO : Comment vous assurez-vous que la solution correspond bien aux besoins des utilisateurs ?



CIO : Comment vous assurez-vous que la solution correspond bien aux besoins des utilisateurs ?

Isabelle Poulet : C'est effectivement un point sous haute surveillance.

L'étape de Design to Cost menée avec la MOA nous permet dans un premier temps de mieux apprécier la valeur métier exprimée dans le cahier des charges et de nous assurer de l'alignement stratégique du projet.

Les spécifications fonctionnelles sont également, pour la MOA, une étape clef pour assurer la convergence des pratiques actuelles vers un processus cible outillé, accepté des acteurs métiers. Les ateliers sont menés avec des utilisateurs clefs. Les documents de spécifications, que nous voulons lisibles, sont formellement validés. Lorsque c'est possible, cette étape se termine par un séminaire de présentation aux futurs utilisateurs, en présence du sponsor métier.

La recette métier, enfin, avec une formalisation précoce des cas métiers, est suivie comme un chantier à part entière et participe à l'appropriation de la solution. Elle est menée, dans la majorité des projets, avec une participation active des utilisateurs clefs.

CIO : Avez-vous aussi modifié la procédure de recette ?

Isabelle Poulet : Après la contractualisation et les spécifications, c'était notre troisième axe de travail. L'objectif était d'optimiser la synergie entre les tests du prestataire, les nôtres (MOE) et ceux de la MOA. Nous exigeons contractuellement du prestataire une « recette usine »  formalisée et traçable. Encore aujourd'hui, c'est souvent difficile de faire respecter au prestataire l'exécution systématique, et préalable à toute livraison, de tests de vérification et de non régression. Et d'en fournir les preuves. Mais avec cette approche, la recette Mairie de Paris peut se concentrer sur la non régression, suite au processus d'installation dans notre architecture, et surtout sur la validation métier par la MOA.

Le suivi des incidents et des problèmes est partagé entre tous les acteurs via des fiches de « faits » systématiques. Celle-ci permet de répondre à une question, de suivre la correction d'un bogue ou de tracer demande d'évolution à instruire.

Enfin, dernier axe de sécurisation projet, l'introduction de la nouvelle solution dans le SI Mairie de Paris fait l'objet d'un processus dédié formalisé, et de documents « standards » (dossiers d'architecture, d'installation et d'exploitation) mis au point avec l'équipe en charge de la production du S.I.

CIO : Tout cela est très bien mais comment gérez-vous votre suivi budgétaire, surtout sur des projets pluriannuels ?



CIO : Tout cela est très bien mais comment gérez-vous votre suivi budgétaire, surtout sur des projets pluriannuels ?

Isabelle Poulet : Nous avons mis en place une gestion pluri-annelle du portefeuille des projets et des maintenances du parc applicatif. Dans ce cadre, et afin d'homogénéiser les pratiques des chefs de projet, nous effectuons un suivi opérationnel des prestations contractualisées, forfaits et bons de commande, sur un outil unique (One2Team, toujours..). Le suivi systématique des dates des échéances clefs nous permet, de fait, de consolider par application, puis au niveau du portefeuille, les montants des prestations « engagées/ exécutées / restant à réaliser » sur toute la durée des prestations.

CIO : Quels gains avez-vous retiré de ces pratiques ?

Isabelle Poulet : Au niveau des projets, nous avons atteint un niveau de vigilance très satisfaisant, avec une escalade suffisamment rapide en cas de difficultés. L'existence d'un corpus commun de bonnes pratiques facilite également la vie des chefs de projets qui peuvent s'y référer pour définir puis faciliter l'adoption des processus et de la rigueur qu'ils jugent nécessaire ; même lorsque les MOA n'ont pas les mêmes pratiques; par exemple, l'utilisation de fiches de relecture en lieu et place de modifications par chaque relecteur directement dans le document à valider.

Nous avons également gagné en visibilité et en capacité à rendre compte sur les projets, avec mise en place de reportings adaptés à chaque niveau de management de la ville.

Enfin, nous construisons progressivement des indicateurs basés sur des retours projets. Leur analyse nous permet d'apporter une démarche d'amélioration continue à nos processus. La vraie conduite du changement, c'est apprendre à être patient.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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