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Merck Life Sciences mise sur la RPA pour rationaliser ses processus réglementaires

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Au sein du labo pharmaceutique, la robotisation des processus est exploitée sur le volet réglementaire de l'activité. Libérant ainsi du temps pour que le personnel puisse se consacrer à des tâches plus importantes.

PublicitéL'industrie pharmaceutique est très réglementée. C'est en particulier vrai pour les multinationales, qui exercent leurs activités dans le monde entier et sont donc confrontées à toute une série de réglementations différentes. Au sein de ces entreprises, le processus réglementaire implique des activités complexes liées à diverses chaînes de valeur - collecte de données, demande de licence appropriée, production de justificatifs à soumettre, monitoring des opérations sur la chaîne d'approvisionnement... - qui contribuent au suivi des commandes et au passage en douceur des douanes dans les pays respectifs, en fonction des réglementations concernées. Les équipes de conformité commerciale de ces entreprises doivent non seulement s'engager dans tous ces processus, mais aussi s'assurer qu'ils sont alignés sur des réglementations de plus en plus nombreuses, qui peuvent différer considérablement d'un pays à l'autre.

Bien que le non-respect des réglementations puisse entraîner des amendes exorbitantes, de nombreuses entreprises pharmaceutiques dépendent encore de processus manuels sur ces chaînes de valeur. Merck Life Sciences, une entreprise chimique et pharmaceutique de premier plan, qui emploie 60 000 personnes dans 66 pays, était, jusqu'à récemment, l'une d'entre elles.

Sur ces processus, « la dépendance à l'égard des ressources humaines est à la fois chronophage et source d'erreurs. L'automatisation des processus réglementaires dans l'industrie pharmaceutique et biopharmaceutique est importante pour réduire les erreurs humaines et automatiser les activités répétitives et complexes », explique Radhika Mahadev, responsable de l'automatisation des processus (RPA, pour Robotic Process Automation) chez Merck Life Science. « Afin d'accroître l'efficacité, diminuer les coûts, accroître les performances et accélérer les mises sur le marché, tout en maîtrisant divers processus réglementaires contribuant à la conformité par la soumission dans les temps des documents justificatifs, nous avons décidé d'exploiter la RPA, une approche de plus en plus populaire pour automatiser les processus d'entreprise », reprend la responsable.

Rationalisation des processus réglementaires

La RPA s'appuie sur des robots logiciels pour capturer et interpréter les actions nécessaires à l'accomplissement d'une tâche métier donnée, notamment la saisie et la manipulation de données, le déclenchement de réponses et la communication avec d'autres systèmes. En émulant ces actions précédemment effectuées par des humains, les robots RPA contribuent à automatiser les processus métier, réduisant ainsi les erreurs et libérant les collaborateurs pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Dans le cadre de sa stratégie RPA, Merck a exploité les robots de l'éditeur Automation Anywhere pour automatiser et rationaliser la création, la gestion et la distribution de ses processus réglementaires.

Publicité« L'initiative a débuté en 2021. Nous avons commencé par la région APAC, puis nous avons étendu la solution à l'Amérique latine et aux États-Unis. Il nous a fallu deux ans pour mettre en oeuvre la solution. Lorsque le projet s'est achevé en décembre 2022, nous avions couvert 23 zones géographiques et 43 processus, notamment la conformité commerciale, la logistique transnationale et la gestion réglementaire », résume Radhika Mahadev. Dans le cadre du déploiement de sa solution RPA, Merck dispose, sur le cloud, de salles de contrôle des développements internes et de la production.

Convaincre en interne ? « Une tâche herculéenne »

« Dans la salle de contrôle des développements, il y a 25 utilisateurs avec des rôles différents. Dans la salle de contrôle de la production, il y a environ 150 utilisateurs avec différents rôles assignés. Comme il s'agit d'un système basé sur le cloud, les utilisateurs lancent l'URL de la salle de contrôle de développement/production dans n'importe quel navigateur et se connectent à leurs comptes d'utilisateur », explique Ankur Kothari, cofondateur et directeur de la clientèle et de la stratégie d'Automation Anywhere.

Pour Radhika Mahadev, obtenir en interne l'autorisation d'automatiser les processus réglementaires a été une « tâche herculéenne ». « Car nous traitions les processus réglementaires les plus cruciaux et les plus importants de la chaîne de valeur visant à obtenir l'autorisation de mise sur le marché. Chaque diagramme de processus a été examiné par les membres du conseil d'administration de l'entreprise », explique-t-elle.

« Les équipes informatiques ont élaboré de nouvelles procédures opérationnelles normalisées [ou SOP pour Standard Operating Procedures] pour donner un accès restreint aux robots sur le système de production, contrairement à l'accès des utilisateurs humains. Chaque robot est associé à un identifiant unique qui permet à l'équipe IT de suivre son activité à tout moment, » précise la responsable RPA de Merck Life Science. Jusqu'à présent, les équipes de Radhika Mahadev ont livré plus de 130 bots à l'aide de la solution d'automatisation, des robots qui ciblent les applications SAP, Oracle, Web, Windows, Desktop, Office365, Salesforce, PDF, email, serveurs FTP ainsi que des API.

121 000 heures de travail économisées

En automatisant ces processus manuels, Merck a gagné un temps crucial, qui peut désormais être utilisé pour des tâches plus productives. « Les experts en réglementation de 23 pays peuvent désormais se concentrer sur des opérations à plus forte valeur ajoutée en déléguant les tâches répétitives à la RPA. La RPA a par ailleurs amélioré le niveau de précision et de conformité en soumettant les documents réglementaires dans les délais impartis. Cela nous a abouti à une économie de 121 000 heures de travail, que nous avons pu consacrer à des tâches plus importantes », explique Radhika Mahadev.

Par ailleurs, dans le secteur la pharmacie, l'usage des RPA peut aller bien au-delà des seuls processus réglementaires. Ainsi, une grande partie du temps des représentants des labos pharmaceutiques est consacrée à la recherche des bonnes personnes à contacter, puis à la saisie manuelle de leurs informations d'identification et/ou du contenu fourni. Cela leur laisse peu de temps pour interagir avec les patients, les professionnels de santé et les administrateurs. En s'appuyant sur les robots logiciels, ces commerciaux peuvent récupérer des données précises et opportunes sur les ventes, gérer les commandes, suivre les réactions des clients et consacrer davantage de temps à des activités qui requièrent des compétences en matière de persuasion et de communication.

Extension aux commerciaux et à la supply chain

L'automatisation logicielle peut également contribuer à l'efficacité de la gestion des stocks. La RPA peut éviter les ruptures de stock ou les surstocks en suivant les expéditions, en automatisant les factures, en signalant les retards et en alertant lorsque les médicaments approchent de leur date de péremption.

La solution a permis d'améliorer la stratégie de mise sur le marché de Merck, car l'équipe commerciale a pu lancer les commandes groupées en temps voulu. Cela a effectivement amélioré la génération de revenus par les équipes commerciales.

« Cela nous permettra d'augmenter les ventes de nos produits de plusieurs millions d'euros au cours des cinq prochaines années, sur la base des projections commerciales, ainsi que de répondre à une initiative interne d'importation de SKU (référence unique de produit) clés ou encore de satisfaire aux exigences de réapprovisionnement des SKU sur le long terme. Cela aidera également l'équipe supply chain à atteindre son objectif de livraison dans les délais des produits », détaille Radhika Mahadev.

En ce qui concerne l'avenir de l'automatisation au sein de l'entreprise, la responsable explique : « Merck attend avec impatience le développement des capacités cognitives. Le traitement des données non structurées et le processus de prise de décision sont les besoins du moment. Les améliorations des capacités cognitives pourraient de déplacer nos efforts de l'automatisation basée sur les règles vers les données non structurées. »

Article rédigé par

Yashvendra Singh, CIO US (adapté par Reynald Fléchaux)

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