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Markess : de l'archivage en silo à l'archivage en socle commun

Le cabinet Markess International vient de réaliser une étude sur l'archivage des contenus électroniques.

PublicitéSauvegarde et archivage ne sont pas à confondre. Le contenu archivé est figé pour une grande période de temps et ne peut plus être modifié. Markess International vient de consacrer une étude à l'archivage et la conservation des documents électroniques. Même si la plupart des organisations ont une approche relativement mature de la question de l'archivage des documents électroniques (la majorité des entreprises a pratique régulièrement ou occasionnellement), le marché poursuit sa croissance par l'augmentation du périmètre concerné et la tendance actuelle à désormais aborder l'archivage de façon transverse au lieu des outils annexés aux logiciels dont il faut archiver les données. Un marché poussé par les contraintes légales La réduction de la période de prescription générale (voir aussi l'interview de Maître Christiane Féral-Schuhl, avocate associée du cabinet Féral-Schuhl & Sainte-Marie) n'a pas eu d'impact négatif significatif sur le marché de l'archivage. En effet, la durée obligatoire de conservation ne change pas pour l'essentiel des volumes comme les bulletins de salaire, les factures, les contrats... De plus l'archivage ne peut pas être remplacé par une simple sauvegarde à cause de la valeur probante originale des archives, du coût moindre des supports et des fonctionnalités propres à la gestion des archives. La facilitation de la recherche d'information est d'ailleurs le premier déclencheur de la mise en place d'un archivage digne de ce nom des contenus électroniques (55% des répondants), devant la sécurisation des contenus (52%) et les contraintes légales (49%) et réglementaires sectorielles (47%). Le périmètre des contenus archivés est en train de s'accroître. Ainsi, toujours selon Markess, les données financières et comptables sont archivés dans 41% des organisations contre 82% à l'horizon 2012.. Les contenus spécifiques métiers sont archivés par 38% contre 77% en 2012, les données Ressources Humaines à, respectivement, 39% et 71%, les courriers électroniques à 32% et 77%, etc. La question de la valeur probatoire La mise en place d'un archivage à valeur probatoire... La mise en place d'un archivage à valeur probatoire est un élément fondamental d'un projet de cette nature. L'archivage répond déjà à cette problématique dans 35% des cas et 36% de plus d'ici 2012. Multiplication des silos contre socle commun Si la DSI n'est en général pas en charge de la question globale de l'archivage (souvent confiée à une direction soit des services généraux soit de la logistique ou de la documentation), la principale difficulté d'un projet d'archivage des données électroniques est l'intégration de la question au système d'information (52% des répondants). La plupart des archivages actuels sont en effet en silo, en marge d'un outil dont il faut conserver les données (GED à 42%, solution métier à 27%, PGI à 15%, etc.). La multiplication des silos nuit considérablement à l'efficacité du dispositif : la non-mutualisation implique des coûts pouvant être évités, l'exploitation est plus difficile... et le changement d'outil logiciel peut avoir des conséquences sur l'exploitation des archives issus du logiciel précédent. Pour répondre à cette difficulté, les entreprises se dirigent vers des solutions indépendantes des outils générant des données et convergente à l'ensemble des outils. Une solution dédiée à l'archivage est d'ores et déjà en place dans 36% des cas. L'archivage est géré en général en local. Elle n'est aujourd'hui externalisée que dans 16% des cas et c'est envisagé dans une même proportion d'ici 2012.