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Manpower optimise les relances de factures impayées par IA

Laurent Bueno, directeur du crédit de Manpower, utilise l’IA incluse dans le SaaS de Sidetrade pour optimiser le recouvrement des factures.

Le taux moyen d'efficacité des relances pour le paiement des factures de Manpower est passé de 50 à 56 % grâce à l'IA du SaaS de Sidetrade.

PublicitéSpécialiste des ressources humaines externalisées, Manpower réalise encore la majorité de son chiffre d'affaires dans l'intérim, par la mise à disposition de personnel. Cela suppose que le client ait passé une commande et que, à chaque fin de période, Manpower facture au client le personnel fourni. Cette facture correspond au salaire, aux charges sociales et à la marge de l'agence d'intérim. Le délai de paiement court à partir du moment où la facture est émise. Il peut y avoir des difficultés à ce niveau : par exemple, une erreur dans le montant de la commande initiale à cause d'une mauvaise estimation des coûts salariaux par le client qui peut, du coup, ne pas pouvoir rapprocher automatiquement une commande et une facture puis déclencher le paiement. Etape suivante, la direction du crédit de Manpower doit s'assurer du paiement dans les temps des factures. « En France, le retard moyen de paiement est environ de 11 à 12 jours, chez Manpower il est de 8 à 9 jours, mais le gain d'un seul jour demande des efforts considérables » observe Laurent Bueno, directeur du crédit de Manpower. Le recours à l'IA fait désormais partie de la panoplie d'outils utilisée pour améliorer encore ce délai.

La direction du crédit de Manpower comprend 25 ETP [équivalents temps plein, NDLR] internes et s'appuie sur un centre de contacts de 25 ETP situé en Tunisie. L'enjeu de cette direction est d'accroître l'efficacité du recouvrement dans un environnement contraint de pression sur les coûts. Laurent Bueno relève : « personne ne m'a dit d'utiliser l'IA mais la performance de mon service se mesure aux montants qui rentrent et à quelle vitesse. » La direction du crédit est donc à l'écoute de toute innovation lui permettant d'améliorer sa performance. Pour assurer sa mission, cette direction a une tâche importante à réaliser : le lettrage des paiements et des factures, autrement dit le rapprochement entre chaque paiement et une ou plusieurs factures. Bien entendu, une facture peut correspondre à plusieurs paiements et un paiement à plusieurs factures, sans oublier les paiements partiels et les contestations.

Du moteur de règles à l'IA

Le lettrage des factures était partiellement automatisé depuis un certain temps. En 2018, une solution d'IA a été déployée en production avec Dimo CashOnTime Allocation. L'automatisation est alors passée de 8 scénarios aboutissant à un lettrage automatique dans 40 % des cas à une IA permettant d'atteindre 80 %. L'IA suggère désormais, de plus, des solutions à valider par l'humain dans 15 à 20 % des cas. Le pur manuel devient donc rare. Mais les algorithmes ne disposent pas de rétro-corrections automatiques. Grâce à cette IA, deux ETP ont pu être réaffectés, notamment sur le reporting où il y avait des faiblesses.

PublicitéLa deuxième expérience menée a donc été celle avec Sidetrade. Cette GRC en SaaS était utilisée depuis 2014 par Manpower pour gérer le cycle de l'achat au paiement. Au départ, il s'agissait d'un workflow classique avec des scénarios de relance pré-établis alimentant les listes de tâches des collaborateurs. Le problème était de lancer les bonnes opérations de relance. « On a affaire à un comptable tiers, en bout de chaîne d'un processus de décision de paiement de plus en plus complexe » soupire Laurent Bueno. Manpower a déployé l'IA mise en place au sein du SaaS, sans supplément de tarif.

Un test concluant

Il peut arriver que le comptable du client soit, en fait, bloqué dans un paiement parce que, ailleurs, quelqu'un a négligé de valider une commande ou une facture, tâche qui peut être à la fois chronophage et accessoire à ses missions principales. Les premières relances sont automatiques, par mails. Mais le problème a résoudre est de décider de manière pertinente d'une relance manuelle. Cette décision se fait en fonction des expériences de paiement et de la priorisation des actions pour maximiser les entrées de trésorerie.

Avec neuf mois de recul sur l'usage de l'IA, Manpower constate une nette amélioration de l'efficacité des relances manuelles. Le taux moyen d'efficacité est ainsi passé de 50 % à 56 % (soit +12%). Mais Laurent Bueno avertit : « le danger est les équipes prennent l'IA comme un chef et se mettent à obéir au lieu de juger de la suggestion. Et puis la compréhension du process client continue de reposer sur l'expertise du chargé de compte. » Un deuxième problème peut être que le chargé de compte ne remonte pas les anomalies mais se contente de les ignorer, bloquant ainsi l'amélioration continue des algorithmes.