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Lyon déploie une suite collaborative open source pour le travail avec ses partenaires

Didier Vullierme, responsable de l’innovation et des nouveaux usages à la DSITN de la ville de Lyon : « Le besoin essentiel était l’échange de fichiers. »

La ville de Lyon a choisi la plateforme collaborative open source de Watcha pour faciliter les échanges avec ses nombreux partenaires extérieurs.

PublicitéComme beaucoup de collectivités, la ville de Lyon a dû trouver de nouvelles façons de collaborer durant la crise sanitaire. Avec environ 8500 agents et 180 métiers différents, allant des vétérinaires à la police municipale, en passant par les Atsem (agents territoriaux spécialisés dans les écoles maternelles), la ville compte une multiplicité de profils, et donc de cas d'usage autour de la collaboration. Ceux-ci ne pouvaient pas tous être adressés avec les outils déployés en interne. Lyon s'est donc tourné vers la suite collaborative de Watcha pour répondre aux besoins de collaboration impliquant des partenaires externes.

« Nous avons des applications basées sur SharePoint, un peu vieillissantes, qui ne permettaient pas de travailler de manière souple avec nos nombreux partenaires », explique Didier Vullierme, responsable de l'innovation et des nouveaux usages à la DSITN (direction des systèmes d'information et de la transformation numérique) de la ville de Lyon. La collectivité a alors cherché un outil collaboratif à la fois rapide et simple, basé autant que possible sur de l'open source. La nouvelle équipe municipale avait en effet des exigences fortes en termes de souveraineté et une volonté d'aller vers l'open source. C'est avec ces critères que la ville a retenu la solution proposée par la société lyonnaise Watcha, appréciant également le fait que l'entreprise travaillait déjà avec certaines collectivités. « La plateforme est une solution SaaS hébergée en France chez OVH, ce qui était essentiel pour nous. Elle regroupe trois grandes fonctionnalités : la visioconférence, basée sur Jitsi ; la messagerie instantanée, basée sur Matrix et enfin le partage et l'édition collaborative de documents, basés sur OnlyOffice et NextCloud », décrit Didier Vullierme.

Des utilisateurs autonomes

Un proof of concept (POC) est lancé courant 2020, à la fois pour tester la solution Watcha et pour affiner la vision qu'avait la DSITN du collaboratif, « un terme très générique » comme le souligne Didier Vullierme. Ce POC s'est étalé sur six mois, entre avril et septembre 2020. « Nous avons recruté des profils d'utilisateurs assez variés, qui avaient besoin de travailler soit en mode projet soit en mode réseau, mais avec des partenaires externes », indique le responsable. Les métiers participant au POC étaient très différents, incluant par exemple l'ensemble des crèches d'un arrondissement, les archives municipales ou encore le cabinet du maire de Lyon, qui devait travailler sur un projet pour la coupe du monde de rugby 2023. Le POC a révélé que « l'usage premier et fondamental était le partage de documents », le répertoire partagé dans le cloud étant la fonctionnalité la plus plébiscitée. « Le besoin essentiel était l'échange de fichiers, davantage que l'édition collaborative », observe Didier Vullierme, notant néanmoins que cette dernière progresse au fil du temps, tout comme l'utilisation de la messagerie instantanée (au départ un peu en deçà). « L'offre crée le besoin », souligne le responsable. La solution permet par ailleurs de créer des salons avec les trois types fonctionnalités, « une notion intéressante pour créer des communautés séparées en fonction des besoins », selon Didier Vullierme. « Si l'utilisateur a un projet, il peut créer lui-même un espace d'échange sur celui-ci, il est autonome. Dans notre idée du collaboratif, nous entendons aussi autonomie », insiste-t-il.

PublicitéLe POC s'étant montré concluant, la ville de Lyon a décidé de poursuivre l'aventure. La DSITN est actuellement en train de mettre en place une plateforme de production, qui devrait démarrer au cours du premier trimestre 2022. « Lors du POC, nous avons choisi un mode hébergé, sans aucune adhérence avec notre système d'information, car nous voulions aller vite et faire simple, en nous affranchissant des contraintes qui interviennent en cas d'intégration. Pour le passage en production, nous devons prendre en compte quelques adhérences, notamment l'intégration avec notre Active Directory », précise Didier Vullierme. En revanche, la ville n'a pas prévu pour l'instant de mettre en place des connecteurs avec le système de gestion de fichiers interne. « C'est un choix. Nous avons voulu proposer une brique nouvelle, réservée à certains usages, un peu un outil de niche », explique le responsable. D'après celui-ci, la future plateforme est dimensionnée pour accueillir jusqu'à 6500 postes de travail et un millier d'utilisateurs internes.

Une solution évolutive

Quelques questions ne sont pas encore complètement tranchées. La gestion de l'archivage par exemple apparaît comme un sujet particulièrement complexe. « Si un administrateur de salon quitte la ville, qui a la responsabilité de décider ce qu'il faut archiver ou supprimer ? », s'interroge Didier Vullierme. Pour le moment, la DSITN envisage Watcha et NextCloud comme les espaces de vie des documents. « Quand il s'agit de documents de référence, nous avons nos infrastructures habituelles, qui servent à stocker les documents de façon pérenne. C'est donc aux administrateurs des salons de faire le tri », estime le responsable. Par ailleurs, si le POC a permis d'apprendre, il a été mené auprès d'utilisateurs qui étaient demandeurs. « Quand la solution sera déployée plus largement, nous allons probablement découvrir de nouvelles questions. Nous sommes dans une logique d'amélioration continue », souligne Didier Vullierme. Cette volonté de mettre directement des services à la disposition des utilisateurs implique de réfléchir de façon un peu différente, autour de trois piliers : la collaboration, l'autonomie et l'évolutivité. C'est ce dernier point qui a conduit la DSITN à opter pour une solution construite autour d'offres open source avec une communauté active, comme NextCloud. À plus long terme, la direction a également prévu de réfléchir à la refonte de son Intranet et de ses outils de travail internes. « Watcha nous a permis d'apprendre et de progresser sur ce sujet de la collaboration », conclut Didier Vullierme.