Projets

Lidl : le zéro papier en factures entrantes

Rachel Finkelsztejn, DAF chez Lidl France, voulait préparer son entreprise à une probable évolution réglementaire.

En attendant une probable évolution réglementaire, Lidl a industrialisé la dématérialisation des factures entrantes et leur traitement avec Itesoft.

PublicitéDepuis le 1er janvier 2020, toutes les factures adressées au secteur public doivent obligatoirement passer par un portail baptisé Chorus-Pro. Une telle évolution devrait, selon des projets d'évolution réglementaire, également concerner à terme les factures adressées au secteur privé qui devraient donc aussi devoir passer numériquement par des portails avec traçabilité des traitements. En attendant cette probable évolution, une crise sanitaire bien réelle a également frappé, obligeant à accélérer la bascule vers la facturation électronique. C'est dans ce contexte que Lidl a mené son propre projet de dématérialisation des factures entrantes.

Le distributeur Lidl possède en propre environ 1550 magasins de 900 à 1000 m² de surface de vente moyenne. Ayant renoncé à son positionnement hard discount (tout en premiers prix) il y a huit ans, Lidl revendique désormais une approche soft discount (meilleur rapport qualité/prix sur tout le panier de la ménagère). Les magasins appartenant tous à l'enseigne centrale, toute la comptabilité et tout le SI sont totalement centralisés. La centrale d'achat référence les articles et décide des quantités à acquérir. Les produits sont ensuite livrés sur 25 entrepôts en France. Le réassort des magasins est organisé à partir des entrepôts. Le mode de réassort est donc inversé par rapport à la plupart des grands distributeurs (où les chefs de rayon sont décideurs des commandes parmi les références), ce afin d'obtenir les prix d'achats les plus bas possibles.

200 000 factures par mois

Il résulte de cette organisation que la réception des livraisons effectuées par les fournisseurs et le traitement des bons de livraison s'effectue toujours en entrepôts. L'ensemble des relations fournisseurs est centralisé. La volumétrie reste importante : Lidl traite en effet 150 000 factures/mois de marchandises et 45 à 50 000 en frais généraux. « Nous avons une logique d'EDI first précise Rachel Finkelsztejn, DAF chez Lidl France. De ce fait, 75 % des factures de marchandises passent d'ores et déjà par EDI. Il restait donc environ 25 % de factures traitées en format papier.

La première étape a consisté à scanner les factures en central au sein du Centre des Services Administratifs de l'entreprise à Strasbourg et, via la reconnaissance optique (OCR) confiée à Itesoft, à alimenter le PGI SAP. Rachel Finkelsztejn indique : « durant la période du confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19, ce sont toutes les factures qui ont basculé en envoi par fichier PDF. Mais la qualité n'était pas toujours au rendez-vous. Dès la fin du confinement, nous avons donc conclu des conventions avec tous nos fournisseurs sur la qualité du PDF envoyé. Dans l'urgence, nous avions été obligés d'accepter des documents de mauvaise qualité mais il fallait remettre les choses en ordre. »

PublicitéUne forte automatisation

Désormais, les PDF des factures sont réceptionnés par Lidl qui les envoie pour OCRisation à Itesoft. En retour, Itesoft renvoie un fichier à plat qui va être intégré au logiciel de gestion commerciales où elles vont être rapprochées automatiquement des bons de livraison. Le nom du fournisseur, les montants, le numéro de bon de livraison, etc. sont automatiquement reconnus par Itesoft. Si le rapprochement ne pose aucun soucis, les écritures sont générées et déversées toujours automatiquement en comptabilité. A l'inverse, s'il y a un problème (typiquement, un écart entre la quantité reçue, la quantité facturée et la quantité commandée), le processus automatisé est arrêté et Lidl passe alors en mode manuel avec intervention humaine.

Le taux de reconnaissance de caractères (par OCR) est de l'ordre de 95%. « Au départ, le taux de reconnaissance complète était de l'ordre de 70 % mais, avec la dégradation de la qualité des PDF injectés liée à la crise sanitaire et à la généralisation induite du procédé dans l'urgence, le taux est descendu aux environs de 50-60 % mais, aujourd'hui, nous sommes revenus à 70 % » se souvient Rachel Finkelsztejn. Un tel taux de reconnaissance et de traitement automatisé la satisfait tout à fait et s'avère être dans les meilleurs standards du marché. Pour mettre en oeuvre cette dématérialisation des factures entrantes, Lidl s'est fait accompagner par le cabinet KPMG.

Un choix pragmatique

Plusieurs solutions ont bien sûr été étudiées. La première était l'offre de Generix qui proposait une externalisation complète mais il fallait que les fournisseurs payent leur adhésion au portail proposé. Lidl l'a donc écarté pour ce motif. L'entreprise a également hésité à recourir à des solutions dans le cloud. Finalement, trois solutions ont été testées : Esker, Itesoft et Readsoft. Chacune ont reçu un panel test de cinquante factures. Lidl a comparé les résultats obtenus et les prix des prestations offertes.

« Les prix étaient similaires et Itesoft a proposé le meilleur service, notre choix a donc été pragmatique » indique Rachel Finkelsztejn. Pour l'heure, le procédé n'est appliqué qu'aux factures marchandises mais le gain est déjà de deux équivalents temps plein sans impact sur les paiements aux fournisseurs. Rachel Finkelsztejn ajoute : « pour faire basculer les factures de frais généraux, nous attendons un développement de la maison mère pour interfacer avec SAP. »