Tribunes

Les incontournables d'un contrat offshore

La localisation des données, le pilotage de la prestation et la réversibilité doivent être des points particulier d'attention d'un contrat offshore.

PublicitéLes trois sujets sur lesquels on doit porter une vigilance maximale pour tout contrat d'externalisation réalisé pour tout ou pour partie en offshore sont les suivants :

La localisation des données

Les contraintes juridiques et fiscales portant sur les données du fait des législations française et européenne sont contraignantes en particulier lorsqu'il s'agit de données à caractère comptable ou personnel. Pour les premières elles doivent être traçables, auditables et dans certains cas conservées sur le territoire français (archives publiques) ou dans un pays agréé par les autorités fiscales. Pour les secondes elles sont soumises à des contraintes extrêmes de confidentialité. Le contrat d'offshore doit garantir le respect de ces contraintes en fonction du type de données, sachant que concernant les données à caractère personnel elles sont parfois présentes dans des bases pas toujours faciles à repérer. C'est la responsabilité de l'entreprise qui est directement engagée. Il faut donc être vigilant sur les données qu'on peut confier en offshore d'une part, et exigeant sur les modalités de traçage et le respect des engagements de localisation.

Le pilotage de la prestation

La gouvernance des prestations offshore est un point crucial. Le contrat doit être précis sur les périmètres de responsabilité, les processus de communication, processus de gestion de crise, l'organisation et le niveau de responsabilité du pilotage de proximité mis en place, le principe de transparence sur le lieu d'exécution des activités et l'indépendance des niveaux de service par rapport à cette localisation. L'éloignement physique doit être géré et absorbé par les processus mis en place. Le prestataire doit s'engager sur une absence d'impact lié à cet éloignement que ce soit en termes de service ou en termes de gouvernance. Vérifier en particulier que le responsable du contrat a bien autorité sur les équipes offshore. Le PAQ annexé au contrat doit apporter une garantie sur la fluidité des processus et des interactions. Pas question donc dans ce cas de figure, de signer un contrat avant d'avoir une version solide du PAQ.

La réversibilité

Le principe de la réversibilité, garant fondamental de maintien de maîtrise par le client, ne doit pas être mis en péril par l'offshore. La ré-internalisation ou le transfert vers un autre prestataire seront nécessairement plus compliqués avec l'offshore. Il faut donc se prémunir. Les garanties contractuelles de portabilité, de capacité à réaliser le transfert de compétence en temps voulu - et les modalités pratiques de ce transfert, la qualité de la documentation - et la langue dans laquelle elle est exprimée -, devront être examinées avec encore plus d'attention. Dans ce domaine, les pratiques, intimement liées à la culture, peuvent réellement varier selon les pays. Les audits, voire les exercices de réversibilité devront impérativement être prévus dans le contrat.

Article rédigé par

Sonia Boittin, Directeur Associé de Solucom
Sonia Boittin est Directeur Associé de Solucom, cabinet conseil en management et système d'information, dans la Practice Gouvernance SI.
Après l'ESSEC et un cursus MBA à l'Université de Birmingham, elle a commencé sa carrière dans des sociétés de services, dans des fonctions de pilotage économique puis de direction de ressources humaines, notamment aux États-Unis et en Grande-Bretagne. Consultante depuis 1991, au sein de KLC puis de Solucom, elle intervient dans l'accompagnement de projets de transformation de la fonction SI sur les aspects organisationnels, en particulier dans les relations DSI métiers, économiques, évolution du sourcing. Certifiée Coach en 2007, elle accompagne les équipes DSI dans leur évolution et la construction de nouvelles approches de fonctionnement.