Tribunes

Les directeurs des systèmes d'information doivent dès aujourd'hui favoriser les lieux de travail de demain !

Le travail au bureau n'est désormais plus la règle. Les DSI doivent enfin le reconnaître et s'adapter.

PublicitéLa diversité des lieux de travail se multiplie et augmente, au détriment du poste de travail classique dans l'entreprise - en fonction des pays. Certains collaborateurs ne travaillent plus du tout dans un bureau au sein de l'entreprise : le nombre de ceux et celles qui travaillent dans l'entreprise au moins une fois par semaine est passé de 100 % en 2010 à 89 % en 2012, selon l'étude Workforce Employee Survey menée par Forrester en 2012. Le nombre de collaborateurs travaillant à domicile au moins une fois par semaine est passé de 18 % en 2010 à 27 % en 2012 ; et 12 % ont travaillé dans un espace public en 2012, contre seulement 5 % en 2010.

Si certains utilisent encore le bureau de leur entreprise, ils sont moins nombreux à le faire à temps plein. Aux États-Unis, le taux d'utilisation des bureaux à temps plein est passé de 80 % en 2010 à 72 % en 2012. Au Brésil, les bureaux au sein de l'entreprise ont encore moins la faveur des collaborateurs, 61 % d'entre eux seulement s'y rendant quatre à cinq fois par semaine en 2012, contre 72 % au Royaume-Uni et 83 % en France où la présence dans l'entreprise reste élevée chez les collaborateurs. (voir le schéma ci-dessous).

Le taux d'utilisation à temps plein des bureaux au sein de l'entreprise est en baisse aux États-Unis, et variable dans les autres pays

La diversité du lieu de travail bénéficie d'une impulsion tant de la part de l'offre que de la demande. En période d'austérité et de réduction budgétaire, les dirigeants d'entreprise s'efforcent d'optimiser l'espace afin de réduire leurs actifs immobiliers. Pourquoi ? Parce qu'à partir d'un certain niveau, les coûts deviennent fixes et ne peuvent plus être réduits. Une fois débarrassés de l'espace excédentaire vous pouvez supprimer les coûts du loyer, de la maintenance et des consommations énergétiques. De nouvelles règles comptables et la pression des politiques encouragent à la réduction des charges immobilières. Et les responsables d'entreprise y sont très attentifs.

Qu'en est-il du côté de la demande ? Quels sont les besoins et les attentes des collaborateurs en ce qui concerne leur lieu de travail ? La difficulté réside ici dans le fait que les besoins évoluent en fonction de l'évolution de la main-d'oeuvre. Les « baby boomers » qui prennent leur retraite vont quitter leur lieu de travail laissant la place aux plus jeunes collaborateurs - qui travaillent d'une manière différente.

Les collaborateurs nouvelle génération acceptent (...)

Les collaborateurs nouvelle génération acceptent la diversité du lieu de travail et une plus grande connectivité leur est nécessaire - nombre d'entre eux prenant eux-mêmes les choses en main en choisissant (et en achetant) leurs propres outils et espaces de travail. Si les plus jeunes collaborateurs vont effectivement au bureau plus que leurs aînés, ils sont également plus enclins à passer un jour par semaine chez eux, chez un client dans un espace public, ou en déplacement : 15 % des jeunes collaborateurs entre 18 et 24 ans travaillent depuis un espace public au moins une fois par semaine, contre seulement 5 % de leurs collègues plus âgés. À la question de savoir comment ils préfèrent contacter un collègue travaillant à un autre étage au sein de l'entreprise, les plus jeunes collaborateurs sont quatre fois plus enclins à envoyer un message instantané et cinq fois plus à lancer une conversation vidéo que leurs ainés.

PublicitéLes collaborateurs, et les plus jeunes en particulier, prennent eux-mêmes les choses en main : 32 % d'entre eux indiquent acheter un produit sur leurs propres deniers ; 22 % ont acheté leur smartphone et 11 % leur tablette. L'utilisation de logiciels non approuvés est également courante avec 21 % des collaborateurs ayant installé un logiciel non supporté pour leur activité professionnelle. Cette tendance est plus courante chez les plus jeunes collaborateurs : 25 % des personnes de 18 à 24 ans achètent leur propre logiciel, contre seulement 12 % chez les plus de 55 ans.

L'espace de travail est une autre donnée de cette équation. Deux tendances renforcent la diversité du lieu de travail : l'acceptation du télétravail et l'augmentation du « coworking », dernier-né en matière de lieu de travail. Malgré la récente polémique Yahoo relative à sa politique du travail à domicile, la plupart des entreprises reconnaissent un besoin de souplesse. Chez JetBlue Airways, 6 000 des 8 000 agents affectés au service de réservation de la compagnie aérienne travaillent à domicile dans la région de Salt Lake City. Le gouvernement fédéral américain a même adopté en 2010 la loi Telework Enhancement Act encourageant le télétravail, engageant tous les organismes fédéraux à mettre en place une politique et des procédures relatives au télétravail pour l'ensemble de leurs collaborateurs.

Les espaces de « coworking », également nommés « third place » (lieux tiers), constituent un environnement de travail différent du bureau traditionnel ou du domicile. Ces espaces proposent des bureaux, des salles de conférence et tous les attributs d'un bureau combinés à un esprit de communauté sociale (et le café). Deskmag, une publication consacrée au « coworking », estime qu'il existe 2 072 espaces de « coworking » dans le monde. The Hub, un réseau d'espaces de « coworking », compte plus de 30 espaces membres répartis sur les cinq continents et 50 autres vont prochainement ouvrir. Bien que la plupart des personnes travaillant en « coworking » soient des indépendants et des entrepreneurs, les salariés représentent environ 15 % d'entre eux. De nombreuses entreprises encouragent aujourd'hui leurs collaborateurs à utiliser ces espaces. Selon une étude récente de Deskmag, la deuxième raison pour laquelle les salariés travaillent à un endroit spécifique est parce que leur entreprise en assume le coût.

Appel aux DSI : favorisez la diversité du lieu de travail à la demande. ...

Appel aux DSI : favorisez la diversité du lieu de travail à la demande.

L'avenir de l'exercice du travail se décide dès aujourd'hui et implique une nouvelle réflexion sur le mode et le lieu de e travail. Les nouvelles stratégies doivent prévoir une réponse à la demande, dans laquelle sont combinées la mobilité de la main-d'oeuvre à la gestion des ressources humaines et des actifs immobiliers. Pour ce faire, les DSI doivent :

- Élargir les discussions sur la gestion des espaces et des locaux, afin d'inclure des stratégies à la demande. Les bâtiments doivent être intelligents. C'est le principal enjeu de l'efficacité des opérations. L'optimisation de l'espace de travail guidera les choix de la conception du lieu en termes d'espace, d'agencement et d'outils technologiques. Mais le contrôle des coûts par la consolidation de l'immobilier restera la priorité. La pression sur les coûts va conduire les entreprises à adopter des stratégies immobilières à la demande. Les DSI doivent orienter les décisions relatives aux choix des outils et à l'intégration à des applications existantes de gestion de l'espace.

- Collaborer avec les ressources humaines afin de faciliter les changements dans la gestion. Les stratégies immobilières à la demande conduisent à une plus grande répartition de la main-d'oeuvre et nécessitent de nouvelles stratégies de gestion. Les entreprises doivent veiller à définir de manière appropriée les objectifs, à contrôler les performances et à évaluer les résultats de la main-d'oeuvre au sens large - et ceci à tous les niveaux. Un DSI, s'il est stratégique, guidera les RH dans la sélection des outils adéquats à la conduite du changement et à la gestion des nouveaux modes de travail et de recrutement des talents.

- Localiser des stratégies pour refléter les différents besoins géographiques. Les entreprises d'envergure internationale doivent admettre les différences pouvant exister entre leurs filiales en matière de diversité du lieu de travail. Celles qui possèdent des filiales au Brésil doivent accepter que le bureau traditionnel ne présente qu'un faible intérêt aux yeux des collaborateurs, par rapport à d'autres pays. Il leur faut également tenir compte de la demande des collaborateurs sur place. Avec l'augmentation de la diversité du lieu de travail, les leçons tirées au Brésil peuvent avoir une influence sur les stratégies dans d'autres régions.

Article rédigé par

Jennifer Belissent, Analyste principale chez Forrester Research
Jennifer Belissent est analyste principale chez Forrester Research au service des DSI. Elle est parmi les principaux intervenants lors de la conférence Forrester's European Business Technology Forums (CIO, EA, SR, IO, SVM) de Londres les 10 et 11 juin 2013.

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