Tribunes

Le système d'information des achats : quelles tendances pour demain ?

PublicitéE-sourcing, e-procurement, catalogues électroniques, SRM, places de marchés, enchères inversées, plate-formes de dématérialisation de flux de commandes ou de factures, outils de pilotage, outils collaboratifs, ERP, etc... sont désormais des termes familiers aux acteurs de la filière achats. Ces outils se sont répandus significativement ces dernières années et accompagnent la politique des directions des achats en termes d'amélioration de l'efficacité des achats, de contribution à la performance de l'entreprise, de déploiement d'une organisation des achats structurée et reconnue, et de diffusion d'une culture achat. Ils répondent également aux stratégies des entreprises vis à vis de leurs fournisseurs en ce qui concerne le renforcement de la concurrence et le pilotage de la performance. L'étendue et la complexité du SI des achats s'en trouvent accrues et il devient parfois difficile d'identifier ses finalités. L'objectif principal du SI des achats reste d'abord l'amélioration du pilotage des dépenses de l'entreprise. Les deux piliers de cette surveillance sont d'une part, l'intégration du module des approvisionnements et du module comptable, généralement à travers un ERP, qui offre un bénéfice réciproque aux parties (remontées des dépenses au niveau des modules de pilotage pour les achats et réduction des volumes de saisies manuelles pour la comptabilité), et d'autre part, la constitution de référentiels dédiés - fichiers articles et catalogues fournisseurs négociés pour la saisie des demandes et des commandes, base d'activité commerciale des fournisseurs pour la négociation, et base des contrats, notamment pour piloter la conformité. En particulier dans le secteur industriel, l'intégration entre les modules de gestion de la production, des stocks et celui des achats est désormais vitale à la maîtrise des processus de réapprovisionnement. Toute l'information financière et qualitative collectée est analysée via les infocentres achats pour permettre à l'entreprise de maîtriser les principaux leviers d'une politique de réduction des dépenses d'achat : approvisionnements, consommation, et négociation. Dans les grandes et très grandes entreprises, la réduction du coût de l'achat s'appuie davantage qu'ailleurs sur l'automatisation et la dématérialisation des tâches à faible valeur ajoutée, d'où un développement et une pérennisation des outils dématérialisés : places de marchés pour des achats de production, flux EDI de dématérialisation des commandes, liens vers des sites d'achat en ligne pour les frais généraux. Les organisations achats à la différence des ressources humaines ou de la comptabilité sont souvent récentes, et sont peu structurées dans leurs pratiques par des principes réglementaires. Le SI des achats permet d'encadrer des pratiques hétérogènes et constitue également un vecteur de l'appréciation de l'image interne de la fonction achats. Ainsi, les portails achats se généralisent et s'enrichissent régulièrement de nouvelles fonctionnalités dématérialisées de l'acte d'achat facilitant la collaboration transversale et le fonctionnement en mode projet entre prescripteurs, acheteurs, fournisseurs. En plus d'être largement utilisés pour la diffusion des conditions négociées par les acheteurs aux approvisionneurs et prescripteurs, les portails assurent aussi des passerelles avec les outils collaboratifs spécialisés dans le coeur de métier des acheteurs - appels d'offres, négociation, gestion des contrats, ou destinés à collecter en amont les besoins des clients internes. Le foisonnement d'offres métiers arrivées à maturité, renforcé par les efforts de rationalisation des achats en cours dans les organisations, conduit à penser que les outils spécialisés ont encore de belles perspectives, en dépit des efforts des éditeurs d'ERP pour rattraper fonctionnellement leur retard. En conclusion, compte tenu du mouvement de fonds opéré depuis quelques années et qui fait des directions achats des auxiliaires majeurs à la réalisation des synergies, notamment celles attendues dans les rachats et fusions d'entreprises, on peut supposer que l'urbanisation du SI des achats restera un exercice intéressant et souvent à renouveler dans les années futures.

Article rédigé par

David Lachowsky, Manager chez Axys Consultants
Diplômé d'un DESS d' Administration des Entreprises à Université de la Sorbonne / IAE de Paris, David Lachowsky est manager chez Axys depuis 3 ans et consultant depuis 7 ans après avoir travaillé en tant que Contrôleur de Gestion au sein de CAT (Groupe RENAULT). Au cours de ses missions au sein de la Banque Postale, du Crédit Agricole SA ou bien de l'Agence Française de Développement, David Lachowsky a développé ses connaissances dans des métiers variés : achats, comptabilité, et contrôle de gestion, ce qui lui permet d'appréhender les enjeux sur tout le domaine Finance. En particulier, il possède un savoir faire important dans le domaine achat en terme d'organisation, de procédures, et d'outils, notamment sur les processus de gestion des approvisionnements, de gestion des référentiels, de gestion des contrats, et du décisionnel achat.