Juridique

Le processus de dématérialisation de confiance enfin certifiable

Le processus de dématérialisation d’un original papier en une copie conforme à force probante peut désormais être certifié. Les archives papier auront bientôt vécu.

Comment dématérialiser un document papier en conservant sa force probante ? Le processus est désormais normalisé et certifiable.

PublicitéDepuis les premiers textes sur la signature électronique, à l'orée des années 2000, le droit de la preuve a tenté de suivre la révolution numérique. Il manquait une dernière étape qui vient d'être franchie avec la publication de la marque NF 544, NF Service « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », de l'Afnor. Cette marque sanctionne la certification du processus pour réaliser des copies conformes dématérialisées ayant la même force probante que le document papier original. L'objectif est, bien sûr, de pouvoir se séparer du papier ou, le cas échéant, d'éviter de multiplier des copies papier et se contenter de copies numériques sur des sites distants pour sécuriser les archives.

Cette marque de certification s'appuie bien sûr sur une série de textes antérieurs. Il s'agit notamment de l'évolution, en 2016, de l'article 1379 du code Civil reconnaissant la copie numérique fiable comme ayant la même valeur que l'original physique. Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, relatif à la fiabilité des copies, a défini les critères pour produire une copie fiable. La norme homologuée NF Z42-026 a, dans la foulée, spécifié les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie dite « fidèle ». Enfin, donc, le référentiel de certification NF 544 précise les modalités d'audit de processus de numérisation pour certifier la conformité d'un opérateur de numérisation interne ou prestataire de service par rapport à la norme NFZ 42-026. Pour créer ces marques, référentiels et normes, l'Afnor a bien sûr travaillé avec des organismes représentant les acteurs du marché telle que la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

Concrètement, il va falloir attendre sans doute un certain temps avant que les premiers prestataires soient certifiés. Les entreprises doivent donc encore s'armer de patience avant d'envisager une dématérialisation de leurs archives.