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Le pôle TFMM (groupe SNCF) harmonise ses processus financiers en déployant un ERP cloud

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En 2018, TFMM, pôle du groupe SNCF spécialisé dans le fret ferroviaire, a décidé d'harmoniser les processus financiers de ses différentes filiales, soit une cinquantaine d'entités. Pour cela, l'entreprise a choisi de mettre en oeuvre un core model bâti sur SAP S/4Hana Cloud Essential, accompagnée par Viseo.

PublicitéRattaché à SNCF Logistics, le pôle TFMM (aujourd'hui Rail Logistics Europe) est la branche de fret ferroviaire du groupe SNCF. Durant les journées « Immersion digitale : REX USF 2020 », organisées par l'USF, association des utilisateurs SAP francophones, le groupe a partagé son expérience autour de la mise en place d'un core model basé sur SAP S/4Hana Cloud Essential. « TFMM est un groupe européen qui compte une cinquantaine d'entités légales dans une dizaine de pays », a présenté Nicolas Bismuth, responsable de la maîtrise d'ouvrage finance pour la société Transport Ferroviaire Services, holding du Pôle TFMM, en introduction. « Nous avons une culture de décision décentralisée, avec des filiales attachées à leur autonomie et à leur agilité, réunies par des métiers communs. » Jusqu'en 2018, la plupart des services IT, notamment pour la Finance et les RH, étaient externalisés auprès de Geodis, une autre entité de SNCF Logistics. Toutefois, les différences entre les deux entités, tant au niveau de la taille que des métiers, se traduisaient par un niveau de service fourni en décalage avec les attentes. Par ailleurs, les applications financières en place étaient vieillissantes, avec trois systèmes ERP différents qui coexistaient au sein du groupe, dont certains encore sur AS/400. Cela se traduisait par une forte hétérogénéité et beaucoup de processus manuels.

Afin de disposer de services IT mieux alignés sur ses besoins, TFMM a enclenché un programme de transformation digitale dénommé Opera. Celui-ci visait à rendre progressivement le groupe indépendant au niveau IT, tout en le dotant d'outils financiers performants et fiables. Enfin, TFMM désirait améliorer la qualité du support aux utilisateurs grâce à une solution homogène. Pour les métiers, il s'agissait également de construire un référentiel commun et de limiter les opérations manuelles, afin de gagner en productivité au niveau du service financier, de réduire les délais de clôture et d'accélérer le reporting. « Nous devions uniformiser et rationaliser notre paysage applicatif, tout en allant vite. En effet, quand il s'agit de déployer une solution dans cinquante filiales, avec un planning prévu sur deux ans et demi, il faut être en mesure de garder le même niveau d'engagement et de motivation tout au long du projet, pour éviter les risques d'enlisement », explique Nicolas Bismuth. Pour ces raisons, le groupe s'est rapidement orienté vers une solution cloud, 100% SaaS.

Une équipe projet centrale

Entre novembre 2017 et février 2018, une petite équipe est partie à la rencontre des différentes entités, pour cadrer le programme de transformation, et le formaliser dans un cahier des charges. Celui-ci a ensuite été adressé à des binômes éditeurs / intégrateurs. « Nous avons reçu quatre réponses, parmi lesquelles nous avons sélectionné l'offre SAP / Viseo, avec la solution S/4Hana Cloud Essential », indique Nicolas Bismuth. Ce choix était motivé par plusieurs raisons : la capacité de la solution S/4Hana Cloud à couvrir le périmètre fonctionnel souhaité ; l'ergonomie, qui selon le responsable MOA représentait un véritable pas en avant par rapport à l'existant, ainsi que la méthodologie proposée, qui tenait compte des enjeux en matière de délais. « Viseo prévoyait de s'appuyer sur la méthodologie SAP Activate », relate Nicolas Bismuth. « Cette méthode amenait certaines garanties, sur la qualité, les délais de déploiement ou encore les revues des livrables. »

PublicitéPour mener un tel projet de transformation dans un groupe récent et fortement décentralisé, il était essentiel pour TFMM de réunir l'ensemble des acteurs. Dans ce but, l'entreprise a monté une équipe projet centrale, mais intégrant les acteurs locaux. « Nous souhaitions réunir toutes les parties prenantes au sein de l'équipe, afin de créer une communauté autour de l'objectif de déploiement », précise Nicolas Bismuth. Afin d'obtenir une large adhésion, l'équipe a également pris soin de regarder dans les deux sens, afin de mettre en oeuvre les objectifs du management tout en étant à l'écoute des utilisateurs clefs et de leurs contraintes opérationnelles.

Un rythme de déploiement élevé

Beaucoup des intervenants avaient déjà une expérience sur d'autres solutions SAP, mais le passage à une solution cloud représentait un changement important. « Il a fallu oublier les réflexes acquis avec les solutions on-premise, en particulier le recours aux développements spécifiques ». TFMM a choisi de tirer profit de la standardisation de la solution, en adoptant les bonnes pratiques proposées par SAP à travers un core model. Dans cette optique, il fallait bien gérer le périmètre fonctionnel, à travers une sélection précise des briques et bonnes pratiques à mettre en place. « L'idée était de ne pas partir d'une feuille blanche et de faire la somme des besoins, mais plutôt d'identifier une bonne pratique et de trouver le scope item S/4 HANA pour la mettre en oeuvre », explique le responsable MOA.

La mise en oeuvre a démarré en juin 2018. Avant d'aborder les aspects techniques, le groupe a commencé par établir un socle métier, en définissant un corpus de règles sur son périmètre fonctionnel : comptabilité, contrôle de gestion, achats et facturation client... Des utilisateurs clefs ont échangé lors d'une trentaine d'ateliers pour bâtir ce corpus. Ensuite, TFMM a organisé deux roadshows pour faire valider ce modèle, un pour les entités francophones et un pour les entités non francophones. Six mois plus tard, ce corpus a été déployé dans une entité pilote, Captrain France. Après, le déploiement s'est poursuivi avec un rythme très élevé ; en moyenne, 4 à 5 mois par filiale, un peu plus pour certaines entités de grande taille comme l'Allemagne. « Le planning suivi est effectivement celui qui nous avait été promis. Pour y parvenir, il a fallu rester attaché à deux constantes : la méthodologie et le planning », souligne le responsable MOA. Il identifie également deux variables importantes qui ont également contribué au succès, l'organisation et les ressources. « Une vraie flexibilité dans l'organisation a permis à l'équipe de s'adapter aux caractéristiques des différentes entités, de tailles variées et disposant souvent de fonctions support peu nombreuses. De la même façon, nous avons ajusté les ressources pour aider les filiales quand c'était nécessaire, par exemple sur la migration des données. » « Pour pouvoir aller vite, il faut deux choses : accepter d'adhérer au standard et faire beaucoup d'accompagnement au changement », ajoute Étienne Jacquet, responsable de la practice S/4Hana Cloud chez Viseo.

Amener de la valeur à chaque montée de version

Le projet s'est déroulé en étroite collaboration avec SAP, qui mettait directement les environnements nécessaires à disposition. « Dans ce type de projet, le rôle de Customer Success Manager est essentiel », souligne Étienne Jacquet. « Celui-ci sert de point de contact unique, avec un rendez-vous hebdomadaire pour faire le point. » Sur la durée de vie du projet, trois environnements différents ont successivement été déployés : dès les premiers jours du projet, l'éditeur a fourni un « starter system » éphémère, préparamétré, pour servir de bac à sable et permettre de découvrir la solution. Ensuite, SAP a activé un environnement de qualité, dans lequel l'équipe pouvait réaliser la phase de configuration. Enfin, l'environnement de production a été mis en place. Tout au long de la durée de vie de la solution, ces deux environnements fonctionnent ensuite en duo. « Il n'y a pas d'autres environnements disponibles, ce qui demande de savoir bien manipuler ces deux environnements pour les tests et dry runs », observe Étienne Jacquet.

Actuellement, des déploiements sont encore en cours, avec deux équipes qui travaillent en parallèle. La dernière filiale est prévue pour le 1er avril 2021. Le ressenti des métiers est nettement positif, avec des fonctions support qui se sont beaucoup impliquées. Pour les utilisateurs, les montées de version trimestrielles représentent également une nouveauté. « Il faut bien intégrer ces montées de version dans le planning projet », préconise Étienne Jacquet. « Il faut également mettre en oeuvre une structure de run capable d'amener de l'innovation et de valoriser ces montées de version, afin d'amener de la valeur aux utilisateurs », conseille Nicolas Bismuth. Cette structure a travaillé par exemple sur l'arrivée de SAP Analytics Cloud Embedded, qui permet d'avoir un reporting au plus proche des besoins, ou encore celle de la fonctionnalité de Situation Handling, une façon selon Nicolas Bismuth d'automatiser certains contrôles, par exemple sur les allocations analytiques ou la création de partenaires. « Nous envisageons également de mettre en oeuvre du machine learning, par exemple pour automatiser les rapprochements bancaires. Enfin, nous avons prévu d'étendre le périmètre fonctionnel de la solution, en regardant également les autres solutions cloud de SAP, notamment SuccessFactors côté RH », confie le responsable MOA.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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