Tribunes

Le lego BPM : l'approche par les processus

Passer du Playmobil au Lego : un nouveau terrain de jeu pour les utilisateurs du SI (1er épisode sur 6). Avez-vous déjà essayé d'assembler 2 Playmobils ? C'est la quadrature du cercle permanente pour les utilisateurs et les informaticiens à chaque nouveau projet informatique, et inévitablement on rachète une nouvelle boite, plus jolie, plus complète que la précédente mais avec les mêmes bonshommes de base.

PublicitéLe but du jeu : on joue à « Top-Down » Le BPM (Business Process Management) est un acronyme désignant l'approche par les processus. L'idée phare derrière ce nouveau trigramme anglo-saxon est de redonner le pouvoir aux utilisateurs par ce qu'on appelle une approche « Top-Down », opposée à l'approche bottom-up dans laquelle les informaticiens dictent les contraintes et les solutions. Au lieu de piloter les projets informatiques par le simple choix réducteur d'une solution (une nouvelle boite Playmobil à chaque fois), l'utilisateur se réapproprie l'usage de son information manipulée dans ses processus, confisquée jusqu'à présent par les applications et les progiciels. C'est lui qui choisit la couleur et la forme des Legos qui sont assemblés. Même dans le cas d'un choix progiciel, qui devient la norme avec la structuration et l'enrichissement progressif de l'offre des éditeurs, une modélisation amont des processus permet de piloter l'intégration du produit et non de la subir. En gros, on dirige le paramétrage du produit au lieu d'en subir le paramétrage standard. La règle du jeu : modéliser et piloter par les processus On part donc des processus, qui décrivent les activités métier de l'entité concernée. En principe, la modélisation de ces processus est simple et indépendante de l'organisation, et doit donc survivre à une réorganisation géographique ou fonctionnelle. Les processus constituent un élément du patrimoine d'une entreprise, et doivent faire l'objet d'un référentiel construit et maintenu en fonction du périmètre des métiers exercés. On s'appuie sur une modélisation des processus, en utilisant un formalisme normalisé également : le BPMN (Business Process Modeling Notation) qui génère un langage d'exécution des workflows, le BPEL (Business Process Execution Language, prononcer « Bipeul » pour les diners en société). Les processus sont constitués de différents états qui s'enchainent, entre lesquels on gère des transitions, manuelles ou automatisées par une application (c'est seulement à ce moment qu'on commence à parler d'application informatique dans l'approche top-down). Ces transitions sont gérées par un moteur d'exécution des processus, qui se charge d'exécuter les transitions et d'appeler les applications correspondantes, on rajoute souvent la couche BAM (Business Activity Monitoring) qui permet de mesurer les indicateurs clés d'exécution des processus (exemple : délai d'instruction d'un dossier). Qu'est-ce qu'on gagne : une informatique plus efficace et recentrée sur les métiers L'approche BPM permet de ne commander que des applications en rapport direct avec le métier des utilisateurs, sans céder aux sirènes des éditeurs. On constate bien souvent que quand une suite progicielle est achetée, les utilisateurs restent cantonnés aux 10% des fonctions les plus utiles (ou plus accessibles) au quotidien. On sert plusieurs objectifs majeurs, dont : - un alignement garanti de l'informatique sur les besoins métier, puisqu'ils sont à la source des applications, - une utilisation plus pertinente des budgets informatiques, - une activité globalement recentrée sur le vrai besoin métier, éliminant ainsi les dérives « nouveaux jouets », la technologie passe au second plan, - une bien meilleure maîtrise de l'activité, qui est modélisée, partagée par tous au sein des processus, mesurable et adaptable en permanence, on est bien là sur le terrain de l'agilité métier Dans un monde idéal : « Processus-Land », le nouveau nirvana de la MOA Dans un monde idéal, toute entité, société, organisation possède un référentiel des processus complet et maintenu à jour en permanence par les Directions Métier. Seules les évolutions de processus nécessitent des adaptations des applications existantes. On distingue généralement des responsables (ou propriétaires) de processus, qui veillent à leur bonne application. Globalement, la culture processus est efficacement généralisée, et l'informatique est vraiment au service des métiers. Le grand jeu de Lego est en place... Dans la vraie vie : quel modèle de gouvernance ? Dans la vraie vie des entreprises et des organisations, on constate qu'il est difficile : - de constituer un référentiel des processus, - de le maintenir et de le faire vivre, - de basculer d'une culture progiciels-solutions à une culture processus-informations, même dans le cas où les 2 points précédents sont correctement gérés. Ces problèmes résident souvent dans la difficulté de mettre en place une gouvernance efficace pour la modélisation initiale des processus et leur diffusion ensuite dans l'organisation. L'approche doit être crédible et légitime pour être appliquée efficacement. Il faut distribuer les Legos de manière équitable et construire la notice avant distribution des boites. En synthèse, jouez avec vos Legos ! Le BPM apporte une plus-value fondamentale sur la formalisation et la maîtrise de ses processus, on replace le métier au coeur de l'action, la technologie informatique redevient l'outil qu'elle aurait du rester.

Article rédigé par

Rémi Moebs, Senior Manager chez Sopra Group Atlantique
Responsable de la cellule « Architecture et Solutions Collaboratives » au sein de la Division Business Consulting de Sopra Group Atlantique Consultant et agitateur technologique depuis 12 ans sur les sujets Web, Web 2.0, KM et collaboratif, e-commerce, Architecture agiles et distribuées.