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Le groupe Manutan dématérialise le traitement de ses factures fournisseurs

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Spécialiste du e-commerce BtoB, le groupe Manutan a fait appel à Esker pour digitaliser son processus de traitement des factures fournisseurs.

PublicitéAvec le fort développement de ses activités de vente en ligne, le groupe Manutan prévoit d'atteindre un million de références sur son site e-commerce. Cette hausse va se répercuter sur le nombre de factures fournisseurs, qui devrait passer de 200 000 à 600 000 par an. Dans cette perspective, l'entreprise a souhaité automatiser le traitement de ces factures, consciente qu'avec de tels volumes une gestion manuelle n'était plus possible.

Manutan a alors initié un projet global de dématérialisation de ce processus, avec quatre objectifs principaux. En premier lieu, il s'agissait de répondre à l'augmentation des volumes à effectif constant, en conservant le même niveau de performance. Ce projet visait aussi à décharger les équipes comptables de tâches à faible valeur ajoutée, pour les réorienter vers des missions plus valorisantes. La digitalisation devait également permettre d'améliorer la relation fournisseur, l'automatisation aidant à réduire les délais de paiement et les litiges. Enfin, le dernier objectif consistait à positionner la direction financière comme un acteur clef dans la transformation numérique du groupe. « La digitalisation de nos processus financiers est un virage que nous ne voulions pas rater et nous avions besoin d'une adhésion sans faille de toutes les équipes », explique Sylvie Luchier, Responsable Process Finance chez Manutan.

Une adhésion rapide des équipes comptables

Manutan a choisi pour ce projet de s'appuyer sur une solution fournie par Esker, directement intégrée avec son ERP Microsoft Dynamics. Pour le moment, celle-ci a été déployée en France et aux Pays-Bas par les équipes de l'éditeur. La DSI de Manutan va ensuite prendre le relais pour déployer la solution de façon autonome sur d'autres filiales d'ici 2022, en Belgique, Suisse, Allemagne, Portugal, Angleterre et Espagne.

La solution a rapidement obtenu l'adhésion des utilisateurs. Après quelques mois d'utilisation, Manutan est passé de 30% à 80% de factures reçues par e-mail. Ce taux de dématérialisation important a permis d'optimiser la chaîne de traitement, depuis la réception de la facture jusqu'à son paiement. Les premiers bénéfices sont d'ores et déjà visibles. Ainsi, la productivité a quasiment doublé au sein du service de comptabilité fournisseurs. En France, la capacité de traitement est passée de 32 000 à 57 000 factures annuelles par personne, dont 45% sont directement intégrées dans le système ERP sans aucune intervention manuelle (mode touchless). Aux Pays-Bas, cette proportion s'élève même à 65%. Avec le workflow de validation, le nombre de valideurs nécessaires a pu être réduit de moitié. « Grâce aux tableaux de bord, les valideurs peuvent visualiser et approuver les factures en un clic », détaille Sylvie Luchier. Côté fournisseurs, l'impact est également perceptible. « Les bénéfices se ressentent auprès des acheteurs et des fournisseurs, qui reçoivent leur règlement dans les délais », témoigne Sylvie Luchier. Le taux de litige a lui aussi diminué, le fruit d'échanges internes plus fluides grâce à un workflow dédié.

PublicitéPilotage facilité de la comptabilité fournisseurs

La digitalisation a aussi permis d'homogénéiser les processus de gestion au sein du Groupe, tout en apportant aux équipes comptables des gains concrets en termes de qualité de travail. Les collaborateurs peuvent désormais consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l'analyse ou le traitement des litiges. Deux ressources ont notamment été réaffectées sur la saisie des encaissements clients.

Enfin, le projet a permis d'améliorer la visibilité et la traçabilité à tous les niveaux, facilitant de ce fait le pilotage de la comptabilité fournisseurs, notamment pour les factures en retard ou le reste à faire. « Les KPI sont également partagés et nous pouvons désormais faire des comparaisons sur des bases identiques », ajoute Cherif Bengourina, Finance/HR IT Manager chez Manutan. « Hier, nous gérions les factures manuellement et sans homogénéité, alors qu'aujourd'hui nos processus sont en passe d'être totalement harmonisés. C'est un bénéfice énorme en termes d'amélioration continue et qui profitera à toutes les entités, puisqu'il s'agit d'une solution Groupe », conclut ce dernier.

Article rédigé par

Aurélie Chandeze, Rédactrice en chef adjointe de CIO
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