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Le groupe Manitou accroît son efficience comptable avec un SaaS

Tony Guilmin, directeur de la comptabilité du groupe Manitou, se réjouit des nouvelles possibilités offertes par le gain de temps obtenu.

Le fabriquant de matériel Manitou, présent dans 30 pays, a eu recours à CCH Tagetik pour ses process comptables et budgétaires groupe.

PublicitéPrésent dans une trentaine de pays, le groupe Manitou est un fabriquant de matériels de manutention tous terrains comme des chariots élévateurs et des nacelles télescopiques. Ses produits sont destinés, pour l'essentiel, à une clientèle industrielle ou agricole. Une trentaine de sociétés, onze sites de production (France, Etats-Unis, Italie, Inde) et 4600 collaborateurs dans le monde lui permettent de générer 2,1 milliards d'euros de chiffre d'affaires. Ce groupe a un actionnariat essentiellement familial (à 64%) mais est également côté en bourse, ce qui implique des obligations déclaratives. La complexité de sa structure entraînait également un travail très lourd au niveau consolidation comptable et gestion budgétaire. A partir de mi-2017, le groupe a donc cherché à accroître l'efficience de ses processus comptables.

Le système d'information de gestion est lui aussi encore assez complexe. Si le groupe utilise l'ERP M3 d'Infor, ses différentes filiales emploient divers produits tels que Irium ou IFS. Tony Guilmin, directeur de la comptabilité du groupe Manitou, précise : « nous sommes en train de déployer M3 dans les différents pays : Portugal et Belgique en 2019 ; Allemagne, Royaume-Uni et Italie en 2020 ; Australie, Singapour et Inde en 2021... » La consolidation statutaire et budgétaire s'effectuait au travers d'un produit SAP, BFC, qui permettait également un reporting de gestion. « Mais cela supposait beaucoup de saisie manuelle et d'intégrations de fichiers plats » relève Tony Guilmin.

Supprimer la complexité et les opérations manuelles

Cette complexité rendait délicates les analyses, en plus d'exiger un lourd travail sans aucune automatisation. De la même façon, le processus d'élaboration et de suivi budgétaire était beaucoup trop complexe et pas suffisamment détaillé. Le groupe voulait donc une évolution du reporting, avec la capacité à « descendre » dans les détails en cas de besoin et simplifier les processus budgétaires. Les manques du SI étaient comblés de manière non-satisfaisante par de nombreux fichiers Excel. Tony Guilmin relève : « nous voulons être capables de dire quelle marge a été faite sur la vente en Australie d'une nacelle fabriquée en Italie. D'une manière générale, il faut que nous puissions piloter notre chiffre d'affaires et notre marge par zone géographique et par produit. »

A l'été 2017, le groupe Manitou a travaillé avec le cabinet PWC sur les pistes d'amélioration des process budgétaires et de reporting. Il s'agissait également de réaliser un cahier des charges du futur outil qui serait utilisé. Quatre outils ont été retenus en liste finale, proposés respectivement par SAP, Oracle, IBM et CCH Tagetik. Ce dernier, éditeur européen de logiciels de la division Tax & Accounting du groupe Wolters Kluwer, a été ajouté pour challenger les grands éditeurs internationaux. « Si CCH Tagetik était clairement outsider au début de la sélection, il est rapidement devenu leader » s'amuse Tony Guilmin.

PublicitéPlusieurs lots pour gagner en temps et en capacités

La contractualisation avec CCH Tagetik a eu lieu fin 2017. Choisi en mode SaaS bien qu'il existe aussi on premise, le produit remplace à la fois les innombrables fichiers Excel et SAP BFC. Plusieurs lots ont été successivement déployés. D'abord, à l'été 2018, le suivi du budget, du chiffre d'affaires et de la marge ainsi que la publication des comptes au format IFRS au niveau groupe. En septembre 2018 a été ajouté un lot comprenant la collecte du budget (en remplacement de SAP BFC) avec des évolutions sensibles telles qu'un niveau de détail bien supérieur et une comptabilité analytique qui est passée du mono-axe au multi-axe. Puis, en mars 2019 est arrivé un lot de reporting à date donnée avec une collecte de données réelles. Le processus d'élaboration budgétaire s'est ajouté en juin 2019 avec des suivis des coûts de ressources humaines, d'investissements (et d'amortissements), de frais généraux, etc. Le contrat a été complété pour ajouter en juillet 2019 la migration de la consolidation comptable et enfin le « disclosure management », c'est à dire la fourniture d'un fichier au format XBRL à l'Autorité des Marchés Financiers rendue obligatoire par la cotation en bourse.

« Nous avons gagné un mois sur la modélisation budgétaire et nous pouvons désormais réaliser plusieurs versions avec diverses hypothèses » se réjouit Tony Guilmin. Il poursuit : « nous vivons une vraie évolution car nous avons désormais la capacité de produire des données financières plus rapidement, de manière plus détaillée et avec des règles d'affectations analytiques plus sophistiquées. » Le choix du mode SaaS a été fait pour, d'une part, permettre d'aller plus vite dans le déploiement, d'autre part pour garantir le bon suivi des mises à jour (très fréquentes dans la réglementation IFRS par exemple). Enfin, la direction comptable gagnait une certaine autonomie, même si le coût en a été de devoir réaliser les transferts de données sous la forme de fichiers plats au lieu d'une intégration complète au SI. Celle-ci adviendra plus tard, en lien avec une réflexion en cours sur un datawarehouse groupe.