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Le groupe Bolloré synthétise les données RH de ses implantations à travers le monde

Pour faire face à ses obligations liées à la loi NRE, le groupe Bolloré a mis en place une consolidation de données RH issues de fichiers Excel dans Webfocus de Information Builders.

PublicitéFondé sous la forme d'une industrie papetière en 1822, le Groupe Bolloré représente, au 31 décembre 2006, 30 643 salariés répartis en 200 sociétés implantées dans 61 pays (Afrique : 59% ; Europe : 31% ; Asie-Océanie : 7% ; Amériques : 3%) et dont les activités sont très diverses : industrie, distribution d'énergie, transport, logistique, communication, plantations... Côté en bourse, le groupe se doit de respecter les prescriptions de la loi NRE (Nouvelles Régulations Economiques). Du point de vue de la GRH, cela suppose de collecter dans toutes les filiales consolidées, à travers le monde, une série d'informations sur les entrées/sorties de personnel, la répartition par sexe et âge, etc., les informations devant être à la fois disponibles pour les commissaires aux comptes et publiées dans le Rapport Annuel. La collecte des informations débute en fin d'année civile par une sensibilisation des entreprises concernées, après la définition exacte du périmètre de consolidation comptable (effectuée par le service approprié dans ce groupe aux achats et ventes habituels de sociétés). Puis commence la collecte proprement dite, qui dure environ trois mois, les responsables RH de « divisions » étant chargés d'une part de relancé les filiales, d'autre part de valider les retours avant expédition au siège. Enfin, la DRH groupe consolide les informations et rédige le texte dédié au Rapport Annuel qui est publié au printemps. « En 2004, nous envoyions des fichiers Excel basiques à nos filiales qui nous les renvoyaient mal remplis et avec des données peu fiables (des écarts d'une année sur l'autre étaient peu justifiés...), ce qui impliquait de nombreux échanges par courriel pour préciser les choses, sans compter que la consolidation était manuelle et prenait un temps considérable » se souvient Carole Keravel, responsable SI à la DRH du groupe Bolloré. Le décisionnel comme solution... de consolidation Fin 2004, la DRH décide donc de modifier la procédure et lance à appel d'offres auprès des éditeurs de logiciels décisionnels (BO, SAS, Hyperion, Information Builders...). Le choix technique est réalisé par la DSI groupe en tenant compte des expériences sur ces différents produits au sein du groupe. C'est finalement Webfocus de Information Builders qui est choisi comme outil de consolidation, notamment à cause de « conditions commerciales très intéressantes ». L'installation et la création de la base de données a pris 13 jours.homme avec un consultant d'Information Builders. Le produit est installé sur un serveur dédié Windows 2003 64 bits avec Microsoft SQL Server 2005, avec Apache et Tomcat, Microsoft Excel étant installé aussi sur le serveur. Une récupération de données du SIRH français sous HRAccess est mise en place via un transfert de fichier à plat. Micropole Univers est chargé, parallèlement, de concevoir un fichier Excel sophistiqué pour 40 jours.homme avec une mobilisation des équipes de la DRH, destiné à la collecte des informations des filiales à travers le monde. Le fichier mis en oeuvre existe en versions Excel 2000, 2003 et 2007, un paramétrage permettant de passer les légendes en français ou anglais à la volée. Carole Keravel soupire : « au départ, nous aurions voulu mettre en place un formulaire en ligne avec un accès full web pour nos correspondants à travers le monde. Mais la DSI nous en a vite dissuadé à cause de la situation délicate des télécommunications dans de nombreux pays d'implantation. Nous sommes donc revenus au principe du fichier Excel, le logiciel étant systématiquement présent sur les postes de travail des responsables concernés par notre collecte d'informations. Mais celui mis en place à partir de 2005 est totalement verrouillé et enrichi en macro-commandes en VBA qui effectuent des contrôles de cohérence, des contrôles de format, des vérifications des saisies obligatoires selon le contexte de certaines réponses... » Après la validation au niveau division, le fichier Excel revient donc à la DRH groupe et une routine de requêtage créée dans Webfocus permet d'intégrer les données de chaque fichier Excel au fur et à mesure dans l'outil décisionnel. Pour les filiales françaises, l'intégration des données passe par une pré-alimentation via une importation de fichier exporté par HRAccess, base du SIRH français. « La procédure est désormais très courte, de l'ordre d'une semaine, et sans tous les risques d'une ressaisie manuelle, le tout en permettant de redétailler à la demande les informations consolidées » se réjouit Carole Keravel. Une fois les traitements effectués dans Webfocus, des fichiers Excel sont re-générés pour d'une part transmettre les données au service communication sous une forme exploitable par lui (pour les rapports annuels, plaquettes, sites web...), d'autre part pour « redescendre » les informations aux différentes filiales. Les commissaires aux comptes et la direction du groupe ont en plus accès à l'outil pour auditer la procédure et effectuer tous les requêtages utiles à l'édition de statistiques complémentaires selon les besoins opérationnels ou légaux.