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Le groupe AFNOR crée une application web pour le suivi des audits

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Grâce à la plate-forme d'Anakeen, le groupe AFNOR a créé un applicatif en ligne et hors ligne destiné à des auditeurs externes, à ses clients et en interne.

PublicitéParmi ses missions, le groupe AFNOR doit faire mener des audits de certification d'entreprises clientes par des auditeurs externes, le plus souvent indépendants. La plupart des audits concernent des systèmes de management, c'est à dire l'organisation de l'entreprise et de son fonctionnement (ISO 9001, ISO 14000, etc.). L'auditeur examine donc les pratiques de l'entreprise auditée et leur conformité au référentiel normatif. L'audit suit un processus documentaire précis. « Nous voulions accélérer, simplifier et standardiser les éléments pour les traiter plus facilement » se souvient Didier Paucard, DSI du groupe AFNOR.
Initialement, l'auditeur envoyait ses remarques (FNC : Fiches de Non-Conformité) à l'entreprise auditée sous forme de fichiers bureautiques par mail. L'audité pouvait alors répondre de la même façon. L'ensemble de l'audit de certification se terminait par un rapport final de l'auditeur traité en interne à l'AFNOR par des gestionnaires des dossiers. Le projet Opéra visait à digitaliser l'ensemble de ce process.

Une application web pouvant fonctionner hors ligne

Le groupe AFNOR a donc créé une application web avec des formulaires dématérialisés, notamment pour les FNC. L'ensemble du processus documentaire suit un workflow où les différents intervenants ont des droits d'accès précis. Didier Paucard précise : « nos auditeurs sont des consultants extérieurs et nous n'avons aucune maîtrise de leurs postes de travail. Il était donc important de mettre en oeuvre un outil qui ne nécessitait aucune installation sur le poste de l'utilisateur. »
Pour créer cette application, l'AFNOR a eu recours à la plateforme Dynacase éditée par Anakeen. Il s'agit d'un outil de BPM installé sur les serveurs de l'AFNOR, « ce qui était absolument nécessaire » insiste Didier Paucard. Basé sur du PHP, cette plate-forme a un frontal HTML 5. Surtout, elle fournit en standard des modules permettant d'agréger différents types de documents pour créer les rapports, de gérer le workflow et d'exploiter le cache applicatif des navigateurs comme Chrome ou Firefox. Les auditeurs peuvent donc utiliser l'application web en mode déconnecté et resynchroniser les données lorsqu'une connexion réseau est disponible.

Un important gain de temps

« Les fonctionnalités apportées par la plate-forme nous ont fait gagner énormément de temps » se réjouit Didier Paucard. Bien entendu, cependant, les procédures métier ont dû être développées. Malgré l'importance des fonctionnalités apportées, l'outil a été développé assez rapidement. Lancé au printemps 2015, le projet Opéra a abouti à un site pilote en septembre 2015 et, après quelques évolutions, à un lancement effectif fin 2015. Au fil de l'année 2016, Opéra est monté progressivement en puissance. Lydie Derrien, cheffe du projet Opéra, précise : « nous avons à ce jour, dans l'application, environ 10 000 rapports et 1500 utilisateurs, dont 700 auditeurs, des gestionnaires internes à l'AFNOR, des experts en aval de l'audit... »
Cette montée en puissance très progressive est liée au besoin non seulement de former les utilisateurs mais aussi de les accompagner dans une véritable conduite du changement. Didier Paucard observe : « outre que toutes les populations visées ne sont pas nécessairement technophiles, il a fallu habituer les entreprises auditées, nos clients, à utiliser l'application pour répondre aux FNC. Nous avions des inquiétudes à ce sujet mais, finalement, tout s'est bien passé. »

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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