Tribunes

Le cycle de vie et la gestion dynamique du document

PublicitéQu'est-ce qu'un document ? "Un document est un ensemble d'informations structurées associées à un processus métier et se suffisant à elles-mêmes". De plus en plus de sociétés s'interrogent sur les possibilités d'améliorer et d'optimiser les mécanismes de création, de circulation, de distribution et de conservation des documents d'entreprise : en d'autre terme le cycle de vie du document à usage interne et externe. En effet, les coûts engendrés par l'impression, la distribution, la mise sous pli, l'affranchissement s'ajoutent à ceux liés à leur conservation et leur réutilisation à posteriori. Il est indispensable de délocaliser la relation avec l'utilisateur ou le destinataire, c'est à dire de mettre l'information au plus près de celui ci ou en tout cas la lui rendre accessible aisément. Le cycle de vie du document ? Il est possible de décomposer le cycle de vie d'un document en 4 grandes étapes : La collecte des données. A la base, un document est composé de données collectées, via des applicatifs métiers et/ou des applications bureautiques, de content management, de messagerie, .... Cette première étape est fondamentale car elle valide l'intérêt et donc l'utilisation d'un document. La création du document. Basé sur un ensemble de données, le document va se construire. A ce stade, une étape de composition peut intervenir pour associer des caractéristiques propres à l'identité de l'entreprise (logos, charte graphique,...) ou pour enrichir un document standard avec un message marketing personnalisé (promotion produits, messages événementiels,...). La diffusion. Le document existe en tant que tel, il faut donc maintenant le distribuer au sein de l'entreprise et en dehors de l'entreprise vers les acteurs concernés. Durant cette étape, le document a un réel intérêt pour le processus métier sous-jacent. Sans le document, le processus ne présente qu'assez peu d'intérêt. C'est l'une des premières questions à se poser pour estimer la criticité du document. Il existe plusieurs moyens de diffuser un document ; citons par exemple : L'envoi par fax, L'envoi par mail, la publication sur le Web. L'archivage. C'est la fin théorique dans le cycle de vie du document. Le processus métier sous-jacent principal est terminé, mais le document peut être encore utile pour d'autre processus. Pour une réutilisation performante, il est indispensable d'identifier une durée de rétention, une fréquence d'accès et un nombre d'utilisateurs concernés par la recherche. Ce processus d'archivage doit pouvoir répondre à plusieurs types de contraintes qui ne sont pas forcément compatibles entre elles : contraintes légales, contraintes de durée, contraintes liées à la volumétrie, contrainte d'accès,contraintes de confidentialité. Le Workflow Documentaire Le cycle de vie d'un document peut être court mais également long ; il peut être simple, par exemple juste imprimé, mais il peut être plus complexe. Plusieurs processus peuvent être appliqués en parallèle et ces processus doivent être gérés et tracés. Piloter et contrôler ces processus dans une stratégie documentaire cohérente nécessite une solution de Workflow. Nous parlons ici de Workflow documentaire et non de Workflow d' approbation ou décisionnel ; Mais ceci n'est pas une fin en soit. Durant le cycle de vie du document, des règles métiers peuvent être appliquées, et toutes les actions doivent pouvoir être auditées en temps réel. Le workflow documentaire permet d'offrir un tableau de bord pour chacune des étapes suivies par les documents : Capture et collecte des documents, Identification, extraction et interprétation des informations contenues dans le document, application des règles de gestion métier, Mise en ligne des documents, Distribution et acheminement vers différents canaux (Téléphonie mobile, format XML, TV interactive,...) Un point unique de contrôle et d'administration facilite la gestion de chacune des étapes citées tout en récoltant des informations statistiques exploitables pour une optimisation et une planification permettant de garder le contrôle des coûts documentaires. Mais comment justifier la mise en place d'un workflow documentaire? - Amélioration des processus métiers en garantissant une distribution des documents aux bonnes personnes au bon moment. - Couverture de la chaîne de production des documents depuis tous types de plates-formes, d'applications et vers tous types de canaux de distribution, - Gestion centralisée du flux de distribution des documents au sein de l'entreprise avec en plus une totale traçabilité. - Réduction drastique des appels au HelpDesk Amélioration de la qualité de service pour les clients internes et externes Aujourd'hui, la gestion du document fait partie intégrante du Système d'Information ; et il faut en tenir compte.