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Le Conseil de l'Europe démocratise son reporting financier avec Information Builders

PublicitéVieille dame de l'Europe née le 5 mai 1949, le Conseil de l'Europe est la plus ancienne organisation politique du continent. Sa mission : promouvoir à l'échelle européenne la démocratie, l'état de droit et les droits de l'homme. Constitué d'un grand nombre d'entités différentes, le Conseil de l'Europe regroupe pas moins de 46 nations et compte plus de 2000 agents. Ainsi, il doit gérer des budgets issus des différentes entités. Pour se simplifier la tâche, le Conseil de l'Europe avait pris le parti de décentraliser sa gestion budgétaire, il y a cinq ans. Dans cette optique, il avait eu recours au PGI Oracle Financials. Mais, le PGI ne permettait pas de donner aux divers responsables financiers l'accès aux informations liées au budget de leur entité. « La décision d'investir dans une solution de Business Intelligence efficace a été motivée par des besoins purement métiers », commente Enrico Vannucci, chef de la division des paiements et de l'information financière au Conseil de l'Europe. « Nous avons généré et géré une importante quantité d'informations qui ne pouvait pas être rationalisée assez rapidement pour être opérationnelle et efficace à la prise de décisions. Le concept de retour sur investissement dans ce cas s'exprimait plus en termes de support et d'efficacité qu'en termes de gains financiers, même si le nombre de jours de travail économisé par année grâce à WebFOCUS est très certainement significatif.» poursuit Enrico Vannucci. A la suite d'une étude lancée en mars 2005 afin de trouver un fournisseur du décisionnel, le Conseil de l'Europe profitera de la mise en place d'une nouvelle version d'Oracle Financials pour se doter d'une solution de Business Inetlligence qui sera reliée au PGI. Objectif : rendre plus lisible les données financières à des personnes pas habituées aux métiers de contrôleur de gestion. C'est l'outil WebFocus d'Information Builders qui sera sélectionnée en juillet 2005. Parmi les critères retenues : facilité d'utilisation, capacité à importer et à exporter des fichiers Excel, mais aussi pouvoir analyser les données et produire des rapports à partir d'un paramétrage de documents types figurant dans des menus pré-établis. WebFocus sera déployé en moins de quatre mois au sein du Conseil de l'Europe. Bilan positif. « WebFocus est aujourd'hui utilisé quotidiennement par plus de 200 personnes » se félicite Enrico Vannucci. L'outil est en effet facile à utiliser, il offre un accès rapide à des documents PDF, permet de passer rapidement, par des liens automatiques et de capacités de "drill-down", d'un rapport à l'autre, ou à autre niveau d'analyse. Grâce à WebFocus, le Conseil de l'Europe a réalisé des gains de productivité au niveau de la réalisation de ses rapports. A titre d'exemple, avant la mise en place de cet outil, les processus qui généraient le reporting de la situation budgétaire mensuelle demandaient pas moins d'une journée pour réunir les données provenant des différents centres de coûts. Maintenant, il suffit de quelques minutes pour les produire. Outre cela, l'outil garantit la cohérence des informations. Chaque responsable budgétaire a accès au même référentiel de données, alors qu'auparavant, ils géraient leurs données sur leurs propres tableaux Excel, ce qui induisait parfois des erreurs. Par ailleurs, l'application permet une gestion plus sophistiquée des contrôles sans que les utilisateurs aient à intervenir dans le PGI.