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Le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine mise sur la performance de ses processus

PublicitéL'arrivée de la LOLF (la loi organique relative aux lois de finances) en 2003 et le lancement des audits de modernisation de l'Etat a incité le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine à jouer la carte de la performance. L'optimisation des ressources, la réduction des dépenses et l'amélioration du service au citoyen étant les objectifs à atteindre. Pour y parvenir, le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine constitué d'une équipe de 13 personnes décide alors de revoir en profondeur ses processus métiers. La question se pose alors de savoir quelle méthode adopter pour améliorer au mieux l'efficacité de la structure administrative. C'est finalement la Certification ISO 9001 qui va être choisie. Malheureusement, le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine ne dispose pas en interne des compétences nécessaires pour mettre en application la certification. Il est alors obligé de recourir à un prestataire extérieur. Le choix se portera sur le cabinet de conseil Sogeti, dont le premier travail a été d'établir un diagnostic début 2003. La nécessité de faire évoluer les outils informatiques est ainsi rapidement apparue comme une évidence. Sept processus vont alors être identifiés afin d'atteindre l'objectif de la certification ISO 9001. Il s'agit par exemple de la veille réglementaire et de la gestion des archives et des dossiers. Pour mettre en oeuvre ces nouveaux processus, le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine a dû relever plusieurs défis. A commencer par la rationalisation des tâches afin de préparer au mieux la future organisation, sans pour autant interrompre les activités quotidiennes. Dans cette optique, il était nécessaire de supprimer les redondances existantes, d'automatiser les tâches, d'améliorer les outils de surveillance et de mettre en place un système d'information plus efficace. Il fallait aussi mutualiser toutes les informations au sein du Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine et des partenaires. Afin de mener à bien la démarche qualité, le Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine a souhaité impliquer de nombreux collaborateurs : qu'ils appartiennent au service technique interdépartemental d'inspection des installations classées, au service des systèmes d'information et de communication ou encore à la DRH. Un moyen efficace pour leur faire accepter plus facilement les nouveaux processus mis en place. Ce travail sur les processus a demandé près de deux ans pour atteindre les objectifs de performance fixés. C'est en juillet 2005 que les efforts de l'équipe ont été récompensés par l'obtention de la certification ISO 9001. Cette démarche qualité a permis de répondre aux attentes des exploitants en améliorant la réactivité dans l'instruction et la surveillance des installations classées. Désormais, le délai du traitement des dossiers d'autorisation a été réduits de 114 jours en 2006. L'exploitant peut maintenant suivre en temps réel l'avancement de sa procédure d'instruction de dossier. Grâce à ces nouveaux processus, les démarches administratives sont beaucoup plus simples. Le Ministère de l'Ecologie et du développement durable a été également satisfait du travail effectué sur la sécurité juridique des procédures administratives. Pour preuve, son taux de satisfaction à été estimé à 89 % en 2006 contre 62 % en 2003. Quant aux citoyens, la diversification des moyens d'accès à l'information leur a permis d'améliorer le traitement des plaintes. Face aux bons résultats du Bureau de l'environnement de la Préfecture des Hauts-de-Seine, le corps préfectorale a décidé d'étendre cette démarche à d'autres services tels que le Bureau des étrangers ou de la circulation routière.