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Lapeyre digitalise et accélère le traitement des factures fournisseurs

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Le Groupe Lapeyre, concepteur, fabricant et distributeur d'aménagement de la maison du Groupe Saint-Gobain, a déployé Esker pour le traitement des factures de ses fournisseurs en amont d'une intégration comptable sous SAP.

PublicitéFiliale du groupe Saint-Gobain, le Groupe Lapeyre est spécialisé dans la conception, la fabrication et la distribution d'aménagements de la maison sous les enseignes Lapeyre et KparK, notamment en menuiseries. En tant que distributeur, il reçoit chaque année 300 000 factures de 8000 fournisseurs. Ces factures sont soumises à 500 valideurs répartis sur l'ensemble du territoire national, notamment dans les magasins. Une fois la facture validée, elle doit être comptabilisée puis payée. Le délai de traitement global, de la réception au paiement peut atteindre 30 à 45 jours. En plus d'être lents, les processus manuels sont lourds. Une modernisation s'imposait donc pour réduire les délais et les coûts de traitements. Outre la baisse des délais et des coûts, accroître la traçabilité des actions s'imposait également afin d'améliorer l'auditabilité comptable (qui reçoit quoi quand, qui valide quoi quand).

Le Groupe Lapeyre est autonome de Saint-Gobain sur l'essentiel de son informatique mais doit cependant en suivre la politique de sécurité. L'idée du projet était de centraliser tout le traitement des factures et limiter les échanges par courriers ou par téléphone avec des fournisseurs souhaitant connaître le statut de traitement de leurs factures.

Un processus à alléger

Traditionnellement, les factures étaient reçues en magasins. En effet, chaque magasin gère ses propres commandes (selon un catalogue centralisé) qui lui sont directement livrées. Une fois la validation opérationnelle effectuée (facture correspondant bien à la livraison), chaque facture était envoyée par la poste au service comptable. Il existait également des envois par EDI et par e-mail. Désormais, toutes les factures sont envoyées à un point d'accès unique selon plusieurs canaux : papier bien sûr mais également dépôt sur un portail, e-mail ou EDI. Le papier est scanné et intégré en PDF dans la solution fournie par Esker, les documents arrivant par les autres canaux sont directement intégrés dans la GED d'Esker.

Les éléments de la facture sont extraits par vidéocodage, à l'aide d'une base documentaire unique partagée recensant tous les fournisseurs. Ensuite, chaque valideur a accès aux factures soit par le web soit par une application mobile installée sur les téléphones professionnels. « Chaque utilisateur dispose d'un identifiant unique pour accéder à tout le SI (logique de SSO) et il lui est évidemment interdit de confier son identifiant et son mot de passe à un autre utilisateur » insiste Bingjie He, Responsable de Domaine Finance et RH à la DSI du Groupe Lapeyre. Esker gère non seulement les droits d'accès ordinaires mais aussi les délégations temporaires, par exemple lorsqu'un valideur part en congés et doit être remplacé. Ainsi, il y a une traçabilité totale de qui a validé quoi et quand. Une fois la facture validée, ses éléments sont intégrés à SAP et les comptables prennent la main sur la suite du processus jusqu'au paiement.

PublicitéUne bonne adéquation fonctionnelle

Le projet a été initié en janvier 2018. Le Groupe Lapeyre a lancé un appel d'offres en s'appuyant sur un cahier des charges comprenant de nombreuses exigences : métier, sécurité, performance, évolutivité et capacité d'intégration à SAP. Après un premier tri, six prestataires ont fait l'objet d'une étude plus approfondie et d'une validation mixte, métier et DSI. Bingjie He indique : « Esker a été choisi car il proposait une bonne réponse métier, une intégration à SAP pratiquement native, une parfaite traçabilité/auditabilité des actions et une grande facilité d'utilisation, notamment au travers de l'application mobile offrant réactivité et agilité. » Le contrat a été conclu en août 2018. Le modèle économique d'Esker est au volume de factures traitées. Le portail proposé par Esker propose également le traitement des commandes, également avec un circuit d'approbation.

Bien que la solution d'Esker soit en SaaS, il lui a fallu, en application des règles de sécurité du groupe Saint-Gobain, s'engager à un stockage de toutes les données en Europe. Le déploiement s'effectue par lots, selon les populations de valideurs, avec parfois des différences de process métier. Le premier lot a été mis en production en février 2019, le dernier lot est prévu pour 2020. La solution permet enfin de disposer d'indicateurs de performances (KPI) tels que les délais de paiement, les demandes d'avoir, etc. Bingjie He se réjouit : « à terme, toutes les factures seront traitées en trois à quinze jours. À la suite de notre communication, les fournisseurs ont vite compris l'intérêt d'un tel outil qui accélère naturellement le traitement de leurs factures et ont joué le jeu sans grande difficulté ».

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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